Monatsabschluss erstellen leicht gemacht mit Checkliste
Den Monatsabschluss zu erstellen, kostet einiges an Zeit. Du sammelst Belege, verbuchst sie und schließlich musst du auch noch die Finanzberichte zusammenstellen. Trotz dieses ganzen Aufwands lohnt es sich, die Zeit in den Monatsabschluss zu investieren. Warum das so ist, welche Punkte du von deiner Checkliste streichen und welche häufigen Fehler du vermeiden solltest, erfährst du jetzt.
Definition: Was ist ein Monatsabschluss in der Buchhaltung?
Beim Monatsabschluss erfasst und überprüfst du alle Belege und Geschäftsvorfälle und schließt diese ab. Du gehst bei diesem Zwischenbericht ähnlich vor wie beim Jahresabschluss: Du buchst deine Geschäftsvorfälle, grenzt sie passend zur Buchungsperiode ab, stimmst die Konten ab und erstellst die GuV sowie die Monatsbilanz. Ziel der Arbeiten ist, den Monat zum Monatsende als Stichtag abzuschließen. So hast du immer einen aktuellen Überblick über die Zahlen des Vormonats.
Die meisten größeren Unternehmen machen denn noch einen Monatsabschluss, da er viele Vorteile bzw. Funktionen hat:
- Erhöhung der Aussagekraft über die finanzielle Situation des Unternehmens
- Vorarbeit für den Jahresabschluss
- Verringerung der Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei Quartals- und Halbjahresabschlüssen
- besserer Überblick über den Cashflow
- Aufdeckung möglicher Probleme (z. B. Budgetüberschreitung im Vormonat) und Optimierung des Ausgabenmanagements
- Ableitung von Prognosen für den Verlauf des Folgemonats
- Entscheidungsgrundlage für strategische Entscheidungen des Managements
Wer muss einen Monatsabschluss erstellen?
Ein Monatsabschluss ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Lediglich einige Unternehmensformen, insbesondere börsennotierte Aktiengesellschaften, sind aufgrund von Gesetzen oder auch internen Vorgaben verpflichtet, Quartals- oder Halbjahresabschlüsse anzufertigen.
Es gibt jedoch eine Zielgruppe, die indirekt zu Monatsabschlüssen verpflichtet sein kann: umsatzsteuerpflichtige Existenzgründer. Sie müssen in den ersten zwei Jahren die Umsatzsteuervoranmeldung nämlich monatlich abgeben – das erfordert wiederum, dass sie die Geschäftsvorfälle des Vormonats pünktlich verbucht haben. Auch danach kannst du als Selbstständiger oder Freiberufler noch dazu verpflichtet sein, deine UStVA monatlich abzugeben. Dann solltest du auch weiterhin zumindest eine vereinfachte Form des Monatsabschlusses durchführen und alle deine Belege erfassen.
Monatsabschluss vorbereiten: Diese Auswertungen brauchst du
Um den Monatsabschluss vorbereiten zu können, benötigt die Finanzabteilung vor allem die laufenden Belege. Du musst also im Betrieb die Belege für Aufwendungen und Einnahmen zusammentragen und verbuchen. Denn auch hier gilt:
Keine Buchung ohne Beleg!
Achte dabei darauf, dass alles vollständig ist.
Um anschließend alles abstimmen zu können, brauchst du außerdem diese Auswertungen:
- Buchungsjournale
- Summen- und Saldenlisten aus der Buchhaltung
- Umsatzsteuervoranmeldungen
- Kontenblätter
- weitere Auswertungen aus der Nebenbuchhaltung wie Kassenbuch oder Offene-Posten-Listen
Mit der sevdesk Buchhaltungssoftware kann dein Finanzteam die Belege deiner Einnahmen und Ausgaben ganz einfach online erfassen. Fotografiere sie mit der Smartphone-App oder ziehe sie direkt aus einer E-Mail ins Programm. So funktioniert Automatisierung selbst in kleinen Betrieben. Teste jetzt das sevdesk Rechnungsprogramm online kostenlos.
Monatsabschluss erstellen mit Checkliste
Für die Erstellung deines Monatsabschlusses zum Monatsende kannst du oder dein Finanzteam diese Schritt-für-Schritt-Anleitung nutzen:
- Belege sammeln
Trage alle Belege mit Einnahmen und Aufwendungen zusammen. Dazu gehören auch Spesenabrechnungen oder Abrechnungen von Firmenkreditkarten. Kontrolliere sie auf Vollständigkeit und ordne sie. - Geschäftsvorfälle abgrenzen
Stelle fest, welche Buchungen die abzuschließende Buchungsperiode betreffen. Was nicht zu diesem Monat gehört, musst du abgrenzen, also einen Rechnungsabgrenzungsposten bilden. - Geschäftsvorfälle verbuchen
Jetzt buchst du zunächst die Ein- und Ausgangsrechnungen und anschließend die Bank. Außerdem sind gegebenenfalls weitere Buchungen zu Rückstellungen und anderen Posten erforderlich. - Konten abstimmen und Zahlungsabgleich durchführen
Gleiche jede Transaktion mit der zugehörigen Kontobewegung ab. Die Salden müssen zum Monatsende mit den Buchhaltungskonten übereinstimmen (Kontoabstimmung). In deinem Monats- oder Quartalsabschluss sollten keine Fehler durch doppelte Buchungen, falsch gewählte Buchhaltungskonten, einen fehlerhaften Zahlungsabgleich oder Tippfehler vorhanden sein. - Aktiva und Passiva zusammenstellen
Für die Erstellung der Finanzberichte brauchst du Informationen zu deinem Anlage- und Umlaufvermögen, deinen aufgenommenen Krediten sowie eventuellen Rückstellungen. Der Wert der Bestandskonten resultiert bei diesem Zwischenbericht nicht aus einer Inventur, sondern aus einer Fortschreibung deiner Lagerdokumentation. - Umsatzsteuervoranmeldung erstellen
Auf der Basis der vorherigen Schritte kannst du nun deine Umsatzsteuerzahllast ermitteln und die Voranmeldung an das Finanzamt senden. Arbeitest du mit einem Steuerberater, nutzt du dafür am besten ein Programm mit DATEV-Schnittstelle, um die Daten unkompliziert zu übertragen. - Monatsabschluss erstellen
Nun kann das Finanzteam die Zwischenberichte für deinen Monatsabschluss zusammenstellen. Stelle deine Monatsbilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung auf, aber nur auf die betreffende Buchungsperiode bezogen.
Du machst deine Buchhaltung selbst? Dann mach dir die Umsatzsteuervoranmeldung leicht: Mit der Buchhaltungssoftware von sevdesk übermittelst du deine UStVA auf Basis deiner erfassten Belege mit nur einem Klick – ganz ohne ELSTER Zugang.
Unterschied zwischen Monatsabschluss und Jahresabschluss
Der Unterschied zwischen dem Monatsabschluss und dem Jahresabschluss liegt in der betreffenden Buchungsperiode. Der Jahresabschluss bezieht sich auf ein gesamtes Wirtschaftsjahr, umfasst also die Belege, Abrechnungen von Firmenkreditkarten, Spesenabrechnungen und mehr aus zwölf Monaten. Der Jahresabschluss ist außerdem für jeden Unternehmer verpflichtend – gegebenenfalls in Form einer Einnahmenüberschussrechnung.
Den Monatsabschluss hingegen erstellen Finanzabteilungen im Regelfall freiwillig. Er stellt einen Zwischenbericht dar, der sich lediglich auf die Buchungen eines Monats bezieht. Quartals- und Halbjahresabschlüsse betreffen analog entweder drei oder sechs Monate.
Häufige Fehler beim Monatsabschluss
Einen Monatsabschluss zu erstellen, kann eine ziemlich aufwendige Aufgabe sein. Umso wichtiger ist es, hier genau zu arbeiten. Stimmst du die Konten nicht ordentlich ab, können sich selbst kleinste Fehler über die Folgemonate durch das ganze Jahr ziehen. Schlussendlich sind sie dann schwierig nachzuvollziehen, weil du nicht weißt, wann der Fehler passiert ist. Zu den häufigsten Fehlern zählen:
- Es fehlt Transparenz und eine Dokumentation des Prozesses
- Es wird kein standardisierter Ablauf entwickelt
- Es gibt keinen Zugriff auf Echtzeitdaten, was zu nachträglichen Korrekturen führen kann
- Automatisierungen (z.B. zur Belegerkennung) werden nicht oder nicht ausreichend genutzt
Ein großes Problem sind außerdem fehlende Belege, nach denen du erst zu suchen beginnst, wenn du sie eigentlich schon bräuchtest. Die Lösung liegt in einer Buchhaltungssoftware, mit der du Belege direkt nach ihrem Eingang digitalisieren kannst. Das spart dir viel Papierchaos und Sucherei.
Monatsabschluss einfach automatisch erstellen mit Buchhaltungsprogramm
Je nach Unternehmensgröße kann der Monatsabschluss für dein Finanzteam mehrere Tage Arbeit bedeuten. Mit effizienten Prozessen und mehr Automatisierung durch ein cleveres Buchhaltungsprogramm lässt sich der Aufwand deutlich reduzieren. So können sich deine Mitarbeiter wichtigeren Aufgaben zuwenden.
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