Rechnungsabgrenzungsposten - Definition & richtig verbuchen
Aufwendungen und Erträge musst du dem Unternehmensgesetzbuch zufolge in dem Geschäftsjahr erfassen, dem sie wirtschaftlich zurechenbar sind. Es gibt Rechnungen, die mehrere Perioden betreffen und deshalb entsprechend der realen Zuordenbarkeit aufgeteilt, genauer gesagt abgegrenzt, werden müssen. Wir zeigen dir in diesem Beitrag, was eine Rechnungsabgrenzung genau ist und wie du aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten in der Buchhaltung und in der Bilanz richtig ausweist.
Definition: Was ist ein Rechnungsabgrenzungsposten?
Rechnungsbeträge können teilweise nicht nur einem Geschäftsjahr zugeordnet werden, sondern sie müssen anteilsmäßig auf zwei Perioden verteilt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob du die Rechnung erhältst oder sie versendest. Die Rechnungsabgrenzung stellt als Buchung sicher, dass Aufwand und Ertrag periodengerecht dem betreffenden Wirtschaftsjahr zugeordnet werden.
Eine Abgrenzung ist also immer dann nötig, wenn Aufwand und Ausgabe beziehungsweise Ertrag und Einnahme in unterschiedliche Perioden fallen. Eine Rechnungsabgrenzung ist eine Korrekturbuchung, mit der du die Ausgaben oder Einnahmen korrekt zuordnest. Sie wird im Rahmen des Jahresabschlusses durchgeführt (§ 198 Abs. 5 und 6 UGB), damit die Bilanz sowie die GuV alle Posten ausweisen, die für das betreffende Wirtschaftsjahr relevant sind.
Wir unterscheiden zwei Arten von Rechnungsabgrenzungsposten:
- Transitorische Abgrenzung: Einnahmen oder Ausgaben werden bei der transitorischen Abgrenzung vor dem Bilanzstichtag geleistet, aber erst nach dem Stichtag erfolgswirksam.
- Antizipative Abgrenzung: Für die Erträge oder Aufwendungen ist noch kein Geld geflossen. Sie müssen aber schon dem abzuschließenden Geschäftsjahr zugerechnet werden.
Für die Vorgehensweise bei der Rechnungsabgrenzung sind drei Fragen entscheidend:
- Wann ist die Zahlung erfolgt – vor oder nach dem Abschlussstichtag?
- Wann wurde die Leistung erbracht?
- Wer muss zahlen? (Bist du Leistungsempfänger oder -erbringer?)
Arten von Rechnungsabgrenzungsposten
Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP)
Einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten, kurz ARAP, musst du bilden, wenn der Aufwand im Folgejahr entsteht, du die Ausgabe aber bereits vor dem Bilanzstichtag geleistet hast. Ein typisches Beispiel ist eine Vorauszahlung auf die Stromkosten.
Noch mehr Details dazu erfährst du in unserem Artikel zur aktiven Rechnungsabgrenzung.
Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP)
Das Gegenstück, den passiven Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP), bildest du, wenn du vor dem Abschlussstichtag Einnahmen hast, der Ertrag jedoch erst im Folgejahr wirksam wird (z. B. weil auch die Leistungserbringung erst später passiert). Typisches Beispiel: Ein Kunde leistet eine Vorauszahlung für einen vereinbarten Servicevertrag.
Noch mehr Details hierzu erfährst du in unserem Artikel zum Thema passive Rechnungsabgrenzung.
Antizipative Rechnungsabgrenzungsposten
Neben der transitorischen Rechnungsabgrenzung gibt es antizipative Posten. Sie stellen die Gegenstücke zu den ARAP und PRAP dar, denn dabei fällt der Ertrag bzw. der Aufwand bereits im abgelaufenen Geschäftsjahr an, die Zahlung erfolgt jedoch erst im neuen Jahr. Analog zu den Rechnungsabgrenzungsposten tauchen sie in der Bilanz unter „Sonstige Verbindlichkeiten“ (Passivseite) und „Sonstige Forderungen“ (Aktivseite) auf.
Zur Verdeutlichung der Unterschiede der Überblick:
Rechnungsabgrenzungsposten in der Buchhaltung
Bei der Verbuchung der Rechnungsabgrenzungsposten überträgst du einen Teil der Erträge oder Aufwendungen auf das Folgejahr. Dazu gehst du folgendermaßen vor:
- Schritt 1: Ermittle, welcher Betrag auf das ablaufende Geschäftsjahr entfällt und welcher auf das Folgejahr.
- Schritt 2: Du verbuchst den Aufwand oder Ertrag im laufenden Jahr ganz normal auf das Aufwands- oder Ertragskonto, wie du es gewohnt bist.
- Schritt 3: Zum Bilanzstichtag buchst du den Betrag entweder komplett oder anteilig (wenn er beide Perioden betrifft) auf den Rechnungsabgrenzungsposten der Aktivseite oder Passivseite in der Bilanz um.
- Schritt 4: Im neuen Jahr löst du den ARAP oder PRAP auf. Der verbleibende Betrag taucht dann wieder auf dem betreffenden Ertrags- oder Aufwandskonto auf – aber im richtigen Jahr.
Wie das genau funktioniert, zeigen dir gleich unsere Beispiele.
Beispiele für Rechnungsabgrenzungsposten
Das klingt für dich alles noch recht abstrakt? Die folgenden Beispiele helfen dir, das Prinzip der Rechnungsabgrenzungsposten nachzuvollziehen.
Beispiel für einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten
Für eine Produktionsmaschine hast du einen Leasingvertrag abgeschlossen, der vom 1. Oktober bis zum 30. September des Folgejahres läuft. Die Jahresgebühr beträgt 6.000 Euro. Diese hast du am 15. Oktober bezahlt und den gesamten Betrag auf das entsprechende Aufwandskonto gebucht.
Für die Zeit vom 1. Oktober bis 31. Dezember ist der Betrag anteilig korrekt gebucht. Den Anteil, der auf den 1. Januar bis 30. September entfällt, musst du als Rechnungsabgrenzungsposten aktivieren. So rechnest du:
6.000 Euro Jahresgebühr : 12 Monate x 9 Monate (Jan. – Sept.) = 4.500 Euro
So sehen die Buchungssätze dazu aus:
Im abgelaufenen Geschäftsjahr werden lediglich 1.500 Euro als Aufwand erfolgswirksam.
Beispiel für einen passiven Rechnungsabgrenzungsposten
Dein Kunde mietet bei dir eine Baumaschine für den Zeitraum von 1. November bis 31. Januar 2023. Der Mietzins beträgt 900 Euro für die drei Monate. Diese zahlt er direkt bei der Abholung der Maschine am 1. November bar.
Die Mietgebühr betrifft zu zwei Dritteln das ablaufende Jahr und zu einem Drittel das neue Geschäftsjahr. So rechnest du zum Abschlussstichtag:
900 Euro Mietzins : 3 Monate x 2 Monate = 600 Euro
So buchst du die passive Rechnungsabgrenzung:
Im alten Jahr werden 300 Euro der Erlöse gewinnwirksam, der Rest wird auf das neue Wirtschaftsjahr übertragen.
Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz
In der Bilanz weist du die Rechnungsabgrenzungsposten je nach Charakter an zwei Stellen aus:
- aktive Rechnungsabgrenzungsposten auf der Aktivseite direkt unter dem Umlaufvermögen
- passive Rechnungsabgrenzungsposten auf der Passivseite unterhalb der Verbindlichkeiten
Zugegeben: Niemand hat Lust auf diese Herumrechnerei. Dennoch kommst du nicht darum herum. Sowohl für die Steuerbilanz (§ 4 Abs. 2 EStG) als auch für die Handelsbilanz (§ 206 UGB) gilt ein Aktivierungsgebot für die Rechnungsabgrenzung. Ziel ist, dass du durch das gezielte Verschieben oder Vorziehen von Ausgaben und Einnahmen deinen Gewinn nicht beeinflussen kannst.
