Anlagenbuchhaltung: So einfach verwaltest du deine Anlagegüter
Mit einer genauen Anlagenbuchhaltung kannst du dir jederzeit einen Überblick darüber verschaffen, welche Vermögensgegenstände deinem Unternehmen dauerhaft zur Verfügung stehen. Ob Firmenauto, Lagerhalle oder Produktionsmaschine, alle Anlagegüter werden mit ihrem jeweiligen Wert in der Anlagenbuchhaltung erfasst. Wie das genau funktioniert, welche Aufgaben die Anlagenbuchhaltung hat und was es mit der Anlagenrechnung auf sich hat, erfährst du hier.
Definition: Was ist Anlagenbuchhaltung?
Bei der Anlagenbuchhaltung handelt es sich um einen Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Sie beschäftigt sich mit den Anlagen bzw. den Anlagegütern des Unternehmens und dokumentiert Änderungen des Zustands des Wirtschaftsguts während der Nutzung im Unternehmen. Wesentlicher Bestandteil der Anlagenbuchhaltung ist die Anlagenkartei. In dieser häufig als Tabelle geführten Kartei (Anlagengitter) erfasst du für jedes Anlagegut verschiedene Informationen wie:
- Art der Anlage
- Kaufdatum
- Kaufpreis (Herstellungs- bzw. Anschaffungskosten und Nebenkosten)
- betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (grundsätzlich frei wählbar, oft angelehnt an die deutsche AfA-Tabelle)
- Abschreibungen
- Restbuchwert nach der Wertminderung durch Abschreibungen
Die Anlagenkartei ist zugleich Grundlage für den Jahresabschluss(Inventur).
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So funktioniert die Anlagenbuchhaltung
In der Anlagenbuchhaltung unterscheiden die Kontenrahmen jeweils eine Vielzahl von Bestandskonten, auf denen die Sachanlagen nach ihrer Anschaffung gesammelt, erfasst und gebucht werden. Im Kontenrahmen SKR 03buchst du beispielsweise alle Firmenfahrzeuge auf dem Konto „0320 Pkw“ und die neu angeschafften Schreibtische auf „0410 Geschäftsausstattung“.
Im ersten Jahr weist das Konto noch die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der Anlagegegenstände aus. Mit jeder Buchung von Abschreibungen verringert sich der Betrag, bis der Buchwert auf 0 oder 1 Euro Restwert gesunken ist.
Für die Dauer der Nutzung im Unternehmen wird jedes Anlagegut in der Anlagenkartei mit seinen Anschaffungskosten geführt, wobei Wertminderungen durch Abschreibungen berücksichtigt werden. Aufgeführt ist hier jeweils der aktuelle Buchwert der Anlage. Aus der Anlagenbuchhaltung herausgenommen wird die Anlage erst, wenn sie aus dem Betriebsvermögen ausscheidet und verkauft oder verschrottet wird.
Wichtig: Nur weil der Restbuchwert nach Ablauf der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer durch die Abschreibungsbeträge auf 0 Euro sinkt, scheidet ein Anlagegut nicht aus dem Anlagevermögen aus. Als Wertanlage ist es immer noch in der Anlagenverwaltung vorhanden.
Die Aufgaben der Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenbuchhaltung verfolgt eine Vielzahl von Aufgaben rund um die Erfassung der Bestände an Anlagevermögen und deren Wertminderungen. Konkret fallen diese Tätigkeiten an:
- Dokumentation der Bestände und der Bewegungen der Wirtschaftsgüter
- Ermittlung des aktuellen Bestands an Anlagevermögen in der vergangenen Rechnungsperiode für den Ausweis in der Bilanz
- Ermittlung und Verbuchung der kalkulatorischen, steuerlichen und handelsrechtlichen Abschreibungen anhand der gewählten Abschreibungsart
- Verbuchung der Abschreibungsbeträge sowie weiterer Abschreibungsarten wie Sonderabschreibungen und Zuschreibungen
- Berechnung des monetären Werts der Sachanlagen für Versicherungsfälle Erstellung von Investitions- und Abschreibungsplänen im Rahmen der Budgetplanung
- Abwägung von Reparaturkosten gegen Neuanschaffungskosten als Basis für Entscheidungen über Neuanschaffungen
- Ermittlung des Verteilungsschlüssels für die Kosten- und Leistungsrechnung bezüglich des Anlagevermögens
- Bereitstellung der Grundlage für Inventur und Jahresabschluss
Eine Sonderstellung nehmen geringwertige Wirtschaftsgüter ein. Sie werden sofort abgeschrieben und nicht in der Anlagenkartei erfasst. Hast du dich für die Abschreibungsart der Poolabschreibung entschieden, musst du sie eventuell trotzdem in der Anlagenkartei oder im Anlagengitter erfassen. Hier ist die Abschreibung etwas komplexer.
Anlagenrechnung: ein Instrument der Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenrechnung bietet dir als Unternehmerin oder Unternehmer wichtige Informationen, die notwendig sind, um Entscheidungen bezüglich neuer oder bereits bestehender Anlagen zu treffen.
Unter anderem geht es dabei um den richtigen Zeitpunkt für eine Neuanschaffung bzw. den Ersatz. Auch die Auswahl einer Anschaffung aus einer größeren Menge von Alternativen oder die Strategie, um die einzelnen Sachanlagen instand zu halten und zu warten, kann Gegenstand der Anlagenrechnung sein. Im letzteren Fall kann zum Beispiel die Frage geklärt werden, in welchen Zeitabständen Wartungen der Anlagen sinnvoll sind.
Wir unterscheiden bei der Anlagenrechnung zwischen der Wertrechnung und der Mengen- und Zeitrechnung:
- Wertrechnung: Sie befasst sich mit allen Kosten, die im Lebenszyklus einer Anlage anfallen können. Das beginnt bei den Projektierungskosten während der Planungsphase, geht über die Bereitstellungs-, Nutzungs- und Anlagenverbesserungskosten bis hin zu den Ausmusterungskosten.
- Mengen- und Zeitrechnung: Hier berechnet man die konkrete Inanspruchnahme der Anlage über einen bestimmten Zeitrahmen sowie deren Intensität.
Die Anlagenrechnung hilft so dabei, exakte Daten für die Kalkulation und Bewertung der Kosten zu ermitteln – egal, ob es sich dabei um eine Neuanschaffung, Ersatz oder eine Reparatur handelt.
Der Ausweis des Anlagevermögens in der Bilanz
Für den wirtschaftlichen Betrieb eines Unternehmens spielt das Anlagevermögen eine wichtige Rolle, denn es stellt die Basis für den betrieblichen Leistungsprozess dar. In den §§ 203, 204 UGB sind die rechtlichen Grundlagen für den Ausweis des Anlagevermögens in der Bilanz zu finden. Dort wird zudem geregelt, dass alle Vermögensgegenstände zum Bilanzstichtag bewertet werden müssen. Zum Vorsichtsprinzip der Buchhaltung gehört, dass jeder Vermögensgegenstand lediglich mit seinem tatsächlichen Wert angesetzt werden darf.
So weist du das Anlagevermögen in der Bilanz aus:
- Auf den Anlagenkonten sind die um die Abschreibungen geminderten Anschaffungskonten ersichtlich.
- Schließe die Bestandskonten zum Bilanzstichtag ab.
- Den Saldo der Konten übernimmst du in die jeweiligen Positionen des Anlagevermögens in der Bilanz.
- Somit ist aus der Bilanz jeweils der Buchwert zum Bilanzstichtag aller Vermögenswerte in der Anlagenverwaltung ausgewiesen.
Anlagenbuchhaltung mit Buchhaltungssoftware einfach erledigen
Die Anlagenverwaltung manuell durchzuführen, kann mühselig sein. Du musst die Geschäftsvorfälle nicht nur richtig auf den Sammelkonten verbuchen, sondern auch den Anlagespiegel händisch führen. Einfacher geht es mit einer Buchhaltungssoftware. In sevdesk kannst du beispielsweise die angeschafften Vermögensgegenstände automatisiert auf die richtigen Bestandskonten verbuchen und die Abschreibungen hinterlegen lassen.
Damit erleichterst du dir die Anlagenverwaltung deutlich. Die erforderlichen Daten für den richtigen Ausweis der Anlagen in der Bilanz bekommst du aus der Software auf Knopfdruck. Teste jetzt kostenlos, wie einfach die Anlagenbuchhaltung mit der sevdesk Buchhaltungssoftware ist.
