Möchtest du als österreichischer Unternehmer eine Kooperation oder eine Geschäftsbeziehung mit einem anderen Unternehmen innerhalb der EU aufnehmen, benötigst du dafür eine UID-Nummer. In Deutschland wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht mit UID abgekürzt, sondern mit USt-ID. In Österreich und der Schweiz wird sie mit UID abgekürzt. Englisch heißt sie VAT (Value Added Tax). Die UID-Nummer wird nur von Unternehmen innerhalb der EU benötigt, nicht aber von Privatpersonen. Mit der Bekanntgabe deiner UID-Nummer gibst du dem ausländischen (EU-) Unternehmer bekannt, dass du als Abnehmerin/Abnehmer (Erwerberin/Erwerber) steuerfrei einkaufen kannst bzw. eine sonstige Leistung für dein Unternehmen innerhalb der EU beziehst.

Das erwartet dich heute:

Was ist die UID Nummer?

Am Anfang der UID Nummer stehen zwei Großbuchstaben für die Landeskennung. Für Deutschland ist das DE und für Österreich AT. Auf die Buchstaben AT folgt in Österreich ein großes U. Dem U sind insgesamt acht Zahlen nachgestellt. Bis zu zwölf Zeichen mit alphanumerischer Kennung können den Landeskennungen in der EU folgen. In Deutschland folgen den Buchstaben DE noch neun Zahlen. In der Schweiz wurde jedem Unternehmen eine einheitliche Identifikationsnummer zugeteilt. Die UID Nummer hat den Zusatz MWST und hat die alte sechsstellige MWST-Nummer ersetzt. Der Eintrag im offiziellen UID-Register des BFS ist für die Unternehmen kostenlos.

UID Nummer
Definition UID Nummer

Die UID hat das Format CHE-123.456.789 und die MWST-Nummer setzt sich zusammen aus der UID mit dem Zusatz "MWST". (Beispiel: CHE-123.456.789 MWST) Der Zusatz kann auch in italienischer (IVA) oder französischer Sprache (TVA) erfasst werden. Die englische Abkürzung (VAT) ist hingegen in der Schweiz nicht erlaubt. Die Unternehmens-Identifikationsnummer der Schweiz und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer innerhalb der EU werden zwar beide mit UID abgekürzt, haben aber überhaupt nichts miteinander zu tun. Unternehmen mit Sitz in der EU können Gegenstände steuerfrei in die Schweiz liefern oder Dienstleistungen an einen Empfänger in der Schweiz steuerfrei erbringen, ohne dass sie vom Kunden eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten.

Warum brauchst du eine UID Nummer?

Nennst du deinem Geschäftspartner, der innerhalb der EU seinen Firmensitz hat, deine UID Nummer, gibst du ihm damit bekannt, dass er als Erwerber deiner Waren oder deiner Dienstleistungen, diese ohne Umsatzsteuer einkaufen kann. In beiden Fällen gelten die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für die Besteuerung in Österreich. (vgl. § 3a Abs 6 UStG) Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erleichtert dir als Unternehmer nicht nur den finanziellen Alltag, weil du dadurch weniger Umsatzsteuer bezahlst, auch das Handling mit der Umsatzsteuer ist wesentlich leichter.  Als am EU-Binnenmarkt beteiligtes Unternehmen musst du bis zum Ablauf des auf den Meldezeitraum folgenden Kalendermonats eine ZM (Zusammenfassende Meldung) bei deinem zuständigen Finanzamt einreichen. In der Zusammenfassenden Meldung muss die UID Nummer deines Geschäftspartners und die dazugehörigen Umsätze im Meldezeitraum (Art. 21 Abs. 3 UStG) angegeben werden.

Wer braucht eine UID Nummer?

Reist du als Privatperson durch die EU und kaufst dabei privat ein, musst du keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Nummer vorlegen, auch wenn du als österreichischer Unternehmer eine hast. Für private Einkäufe darfst du deine UID-Nummer nicht verwenden, wenn die Waren und Dienstleistungen für den privaten Gebrauch bestimmt sind. Die jeweilige Umsatzsteuer deines Urlaubslandes wird auf die gekauften Waren angewendet. Das nennt sich das Ursprungslandprinzip. Das gilt auch für die Inanspruchnahme privater Dienstleistungen. Anders verhält es sich, wenn du Waren oder Dienstleistungen während deines Urlaubs für dein Unternehmen einkaufst. Legst du die UID Nummer vor, sparst du die jeweilige Umsatzsteuer. Hast du als österreichischer Unternehmer das volle oder auch nur teilweise Recht zum Vorsteuerabzug, so darfst du eine UID-Nummer beantragen. Bist du jedoch ein Unternehmer, der nur steuerfreie Umsätze tätigt, die dich nicht zu einem Vorsteuerabzug berechtigen, kannst du die UID Nummer nur beantragen, wenn du diese für Geschäftsbeziehungen innerhalb der EU auch benötigst. Dazu gehören zum Beispiel Kleinunternehmer und pauschalierte Land- und Forstwirte. Für die Beantragung der UID Nummer gibt es keine einzuhaltenden Fristen. 

UID Nummer beantragen

Den Antrag auf Erteilung einer UID Nummer wird bei deinem für dich zuständigen Finanzamt gestellt. Das zuständige Finanzamt ist jenes, in welchem du deinen Unternehmenssitz hast. Das Formular bekommst du online. Fülle es einfach aus und sende es dein Finanzamt. Handelt es sich bei deinem Unternehmen um eine AG, eine GmbH, eine Gesellschaft oder eine natürlich Person und du hast dem Finanzamt bei der Neugründung deines Unternehmens den entsprechenden Fragebogen zugesendet, erhältst du in der Regel automatisch eine UID Nummer mitgeteilt. So nicht benötigst du das Formular U15 und musst diese separat beantragen. Kosten in Form von Gebühren oder Abgaben fallen nicht an.  In Deutschland wird die USt-IdNr. auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben. Bei der Firmengründung kann die Erteilung einer USt-IdNr. direkt beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, welchen Gründerinnen bzw. Gründern bei ihrem zuständigen Finanzamt einreichen, ist zu diesem Zweck ein entsprechendes Feld anzukreuzen. Dieser Antrag wird, zusammen mit den erforderlichen Angaben über die Erfassung für Zwecke der Umsatzsteuer, an das Bundeszentralamt für Steuern weitergeleitet. Die Antragstellung kann zusätzlich über das Internet oder schriftlich erfolgen. Die Bekanntgabe der neu zugeteilten oder einer bereits bestehenden, gültigen USt-IdNr. erfolgt ausschließlich auf dem Postweg grundsätzlich an die Anschrift des Unternehmens. Bei Existenz einer entsprechende Vollmacht, erfolgt die Bekanntgabe an den Bevollmächtigten, z. B. einem Steuerberater. 

Wie prüfst du die Gültigkeit der UID Nummer deiner Geschäftspartner?

Aber wie weißt du, dass die UID-Nummer, die dir dein Geschäftspartner genannt hat, auch wirklich existiert und nicht seiner Fantasie entsprungen ist? Um die Echtheit der UID Nummer zu prüfen, kannst du das Bestätigungsverfahren nutzen. In Österreich ist es unter dem Namen FinanzOnline bekannt. Als Unternehmer bist du verpflichtet, über dieses Onlinetool eine Abfrage zu tätigen. In FinanzOnline ist ein zweistufiges UID-Bestätigungsverfahren vorgesehen:

  • Stufe 1 (einfaches Bestätigungsverfahren) Hier wird lediglich die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat vergebenen UID-Nummer überprüft. Der Bezug zu einer bestimmten Unternehmerin/einem bestimmten Unternehmer wird nicht hergestellt.
  • Stufe 2 (qualifiziertes Bestätigungsverfahren) Hier wird die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat vergebenen UID-Nummer im Zusammenhang mit einem bestimmten Namen und einer bestimmten Anschrift in einem anderen Mitgliedstaat überprüft. Die Anfrage nach Stufe 2 ist meist nur dann sinnvoll, wenn Zweifel an der Richtigkeit der Angaben der Warenempfängerin/des Warenempfängers bzw. ihrer oder seiner Unternehmereigenschaft bestehen oder wenn mit einer Geschäftspartnerin/einem Geschäftspartner erstmals Geschäftsbeziehungen aufgenommen werden.

Im Anschluss an die Abfrage wird dir die Bestätigung elektronisch übermittelt. Diese solltest du ausdrucken und gut aufbewahren, denn im Falle einer Umsatzsteuerprüfung muss diese Bestätigung dem Finanzbeamten vorgelegt werden. Sie dient als Nachweis für die Umsatzsteuerfreiheit der getätigten Einkäufe. Ist sie nicht vorhanden, geht der Finanzbeamte davon aus, dass die Steuerfreiheit zu Unrecht in Anspruch genommen wurde und erhebt die Steuer nach. Als Unternehmer kannst du aber auch eine elektronische Selbstabfrage mithilfe der EU-Kommission starten. Ist dir als Unternehmer eine elektronische Abfrage der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aufgrund eines nicht vorhandenen Internetanschlusses nicht zuzumuten, kannst du dein Anliegen auch deinem zuständigen Finanzamt persönlich vortragen. 

Die UID Nummer auf österreichischen Rechnungen

Das österreichische Umsatzsteuergesetz hat bereits seit mehr als zehn Jahren festgelegt, dass die Rechnungen des Rechnungsausstellers die UID Nummer beider am Geschäftsvorfall beteiligten Unternehmen tragen muss. Das gilt ab einem Rechnungs-Brutto-Wert iHv 10.000€ auch für Inlandsumsätze in Österreich. (vgl. § 11 Abs 1 Z 2 UStG) Stellst du eine Rechnung an eine Privatperson aus, gilt, dass du deine UID Nummer auf der Rechnung vermerken musst. Da der Rechnungsempfänger keine UID Nummer als Privatperson besitzt, kann sie auch nicht vermerkt werden. (vgl. § 3a Abs 7 UStG) Hat einer deiner Kunden den Wunsch an dich herangetragen, die UID Nummer nicht anzuführen, solltest du immer prüfen, ob dieser Wunsch mit dem Steuerrecht konform geht.

Tipp!

Mit einem online Rechnungsprogramm kannst du in nur wenigen Klicks eine rechtskonforme Rechnung erstellen.

Generell solltest du bei jeder Geschäftsbeziehung, die neu auf dich zukommt, nicht nur nach der Rechnungsadresse fragen, sondern auch nach der UID Nummer. Ist die UID Nummer nicht aufgeführt und findest du diese auch nicht im Impressum der Website, kannst du die UID-Suche benutzen. Sie ist unter UID-Suche.at zu finden. Du gibst den Namen und die Adresse ein und erhältst, so vorhanden, die UID-Nummer deines Geschäftspartners. Keine UID Nummer wird benötigt, wenn dein Kunde der Kleinunternehmerregelung unterliegt. Kleinunternehmer in Österreich ist, wer:

  • gewerberechtlich tätig ist,
  • die Brutto-Umsatzgrenze von 30.000€ aber nicht überschreitet
  • und den Hauptwohnsitz in Österreich hat.

In einem solchen Fall ist die UID Nummer nicht verpflichtend. Ein Kleinunternehmer darf in Österreich einmal in fünf Jahren, die Brutto-Umsatzgrenze iHv 30.000€ um 15% überschreiten. Ausgenommen sind jene Kleinunternehmer, die sich von der Kleinunternehmerregelung befreien lassen haben und die Umsatzsteuer an ihr Finanzamt abführen. Diese haben auch eine UID Nummer, die entsprechend anzuführen ist. Land- und Forstwirtschaftsbetriebe, juristisch tätige Personen und Ärzte sind auch von der UID Nummer ausgenommen. Diese Gruppe kann nur mit einem Antrag um eine UID Nummer ansuchen.

Der Unterschied zwischen der Steuernummer und einer UID Nummer

Die Steuernummer benötigst du für deine Identifikation beim Finanzamt. Sie muss bei jedem Schriftverkehr mit dem Finanzamt angeführt werden. Die UID Nummer ist eine spezielle Steuernummer, die zur Identifikation gegenüber einem anderen Unternehmen in der EU oder im Inland ab 10.000 € brutto dient.

Fazit

Die österreichische UID Nummer, die deutsche USt-IdNr. und die VAT-Nummer erleichtern den Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der EU. Gleichzeitig erleichtert sie dir und deinem Kunden den Umgang mit den Steuern. Der eine muss keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen und der andere spart durch die Nichtzahlung von Steuern bares Geld. Durch die Prüfung der UID Nummer kann sich jeder Unternehmer rechtlich absichern.

Nadine Höpf
Nadine Höpf

Nadine spezialisiert sich auf die Erstellung und Bereitstellung von Inhalten auf Blogs und Lexikas. Dabei lässt sie ihrer Kreativität freien Lauf und behält die aktuellen SEO Anforderungen immer im Blick. Mühelos erstellt sie Inhalte auch auf französisch.