GoBD: Das Wichtigste zu den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung im Überblick

Definition: Was bedeutet “GoBD” bzw. “GoBD-konform”?

Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD legen fest, welche grundlegenden Prinzipien du bei deiner Buchhaltung und Archivierung einhalten musst, damit das Finanzamt (z.B. bei einer Betriebsprüfung) deine Daten problemlos anerkennt.

Mit dieser Verwaltungsanweisung hat das Bundesfinanzministerium (BMF) 2014 die bis dato gültigen „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) und die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) zusammengefasst und abgelöst. Seit Januar 2015 gab es mehrere Überarbeitungen der Verwaltungsanweisung, um die Anforderungen an die digitale Buchhaltung an den technologischen Fortschritt anzupassen.

Das Ziel der GoBD ist, einheitliche Regelungen darüber zu schaffen, wie gedruckte und elektronische Belege erfasst, bearbeitet und aufbewahrt werden müssen. Für dich bedeutet das: Damit das Finanzamt deine Buchführung als GoBD-konform anerkennt, musst du die enthaltenen Vorschriften einhalten und deine Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahren – und zwar über den gesamten Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist hinweg.

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff umfassen dabei vier Bereiche:

• GoBD-konforme Arbeitsweise
• Vollständige Verfahrensdokumentation
• Einsatz von Software gemäß den GoBD
• Revisionssichere Archivierung

Willst du dir einen schnellen Überblick verschaffen? Wir erklären dir in unserem Video in nur fünf Minuten, was es mit den GoBD auf sich hat:

Welche Dokumente und Bereiche sind von den GoBD betroffen?

Grundsätzlich gelten die GoBD für alle Dateien und Unterlagen, die steuerrelevant sind. Daher solltest du jeden Geschäftsvorfall in deinen Aufzeichnungen und deiner Buchführung sauber erfassen – egal, ob es um 5 oder 500 Euro geht. Laut § 147 Abs. 1 AO musst du folgende Dokumente geordnet aufbewahren:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Eröffnungsbilanzen inkl. Arbeitsanweisungen
• Geschäfts- und Handelsbriefe sowie geschäftliche E-Mails
• Bestellungen und Kaufverträge
• Buchungsbelege
• Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen
• Reklamationen
• Zahlungseingänge

In der Regel wirkt sich die GoBD damit auf das gesamte Dokumentenmanagement und verschiedene Bereiche deines Unternehmens aus. Dazu gehören zum Beispiel die Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Bankkonten und Kassensysteme.

Welche Unternehmen die GoBD umsetzen müssen

Wie eingangs erwähnt, ist die Anwendung der Verordnung nicht (mehr) nur auf buchführungspflichtige Unternehmen beschränkt. Vielmehr steht bei den GoBD inzwischen die Gewinnerzielung im Vordergrund – und die betrifft ja auch Kleinunternehmer & Co.. Daher müssen alle Selbstständigen und Unternehmen, die Gewinneinkünfte erzielen, auch die Vorschriften umsetzen.
Neben großen Unternehmen und Konzernen gehören zu den Betroffenen beispielsweise auch:

• Kleingewerbetreibende‍
• Freiberufler‍
• Einzelunternehmer‍
• GmbHs‍
• OHGs‍
• und so weiter

Für die Einhaltung der GoBD ist dabei immer der steuerpflichtige Unternehmer verantwortlich, also du. Selbst wenn du deine Belege und Dokumente an einen Steuerberater gibst, musst du dafür gerade stehen, dass in deiner Buchführung alles GoBD-konform abläuft. Du solltest dich also zumindest ein bisschen damit auskennen.

Dabei spielt es keine Rolle, ob du Bilanzierer bist oder am Jahresende eine Einnahmenüberschussrechnung erstellst. Die Gewinnermittlungsmethode ist für die GoBD irrelevant.

Schauen wir uns nun also an, was die GoBD ganz konkret bedeuten.

Diese Pflichten und Vorschriften regeln die GoBD

Damit du die gesetzlichen GoBD-Richtlinien korrekt umsetzen kannst, musst du natürlich wissen, wie du mit welchen Belegen umzugehen hast und welche Vorschriften du überhaupt beachten musst. Bei der GoBD-konformen Führung deiner Bücher musst du den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sowie den Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung berücksichtigen. Letzterer ist nochmal in fünf Unterpunkte unterteilt: Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung, Zeitgerechtigkeit und Unveränderbarkeit.

Da sich dies wahrscheinlich noch etwas abstrakt für dich anhört, haben wir dir eine Kurzübersicht über die wichtigsten Grundsätze der GoBD zum besseren Verständnis zusammengestellt:

Außerdem brauchst du für die GoBD-konforme Buchführung eine sogenannte Verfahrensdokumentation. Sie dokumentiert, wie du bei der ordnungsmäßigen Archivierung elektronischer Belege vorgehst, um die Grundsätze der GoBD zu erfüllen. Stell dir vor, die Finanzbehörde ordnet eine Außenprüfung an. Mithilfe der Verfahrensdokumentation kann sich der Prüfer einen Überblick darüber verschaffen, wie du bei der Archivierung deiner Unterlagen vorgehst und wie du deine Buchführung anfertigst.

So geht GoBD-konforme Buchführung

Jetzt weißt du also, dass du für eine GoBD-Konformität deine Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, nachprüfbar, einzeln, vollständig, richtig, geordnet, zeitgerecht und unverändert aufbewahren musst. Klingt immer noch ein bisschen kompliziert? Dann lass uns jetzt einen genaueren Blick drauf werfen.

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Aufzeichnungen

Wenn du deine Geschäftsvorfälle GoBD-konform verarbeiten willst, muss nachvollziehbar sein, wie du das gemacht hast. Das heißt auch, dass du jede Buchung und jede Aufzeichnung mit einem Beleg nachweisen musst. Dabei hilft dir bspw. die Verfahrensdokumentation. Auf diese Weise können sich Dritte einen Überblick über deine Geschäftsvorfälle und dein Unternehmen machen. Gleichzeitig können sie alle Buchungen vom Entstehen des Belegs bis zur Steuererklärung nachverfolgen (dies nennt man auch progressive bzw. retrograde Prüfung). Gleichzeitig können sie die Entstehung und Abwicklung aller Buchungen vom Beleg bis zur Steuererklärung verfolgen (auch progressive bzw. retrograde Prüfung genannt).

Eine progressive oder retrograde Prüfung muss zudem für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist und jeden einzelnen Buchungsschritt möglich sein. Daher ist der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, insbesondere bei einer Betriebsprüfung, von entscheidender Bedeutung.

Vollständigkeit der Aufzeichnungen

Nach den GoBD besteht in der Buchführung eine Einzelaufzeichnungspflicht. Das bedeutet, dass du alle Geschäftsvorfälle einzeln und lückenlos aufzeichnen und verbuchen musst. Du kannst also nicht einfach verschiedene Belege als Betriebsausgaben zusammenfassen, da du für jedes Geschäft die Leistung, den Preis und den Vertragspartner ausweisen musst. Zudem darfst du Belege keinesfalls vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen löschen. Das gilt sowohl für deine Einnahmen und Ausgaben als auch für deine Einlagen und Entnahmen. Darüber hinaus musst du auch die notwendigen Daten zu deinen Geschäftsvorfällen (Art und Inhalt, Vertragspartner, …) vermerken und darfst keinen Geschäftsvorfall mehrfach aufzeichnen. Es soll sich ein vollständiges Bild über deine Geschäftsvorfälle ergeben.

Richtigkeit der Aufzeichnungen

Um die Richtigkeit zu gewährleisten, musst du jeden Geschäftsvorfall wahrheitsgemäß aufzeichnen. So stellst du mithilfe der Belege die tatsächliche finanzielle Situation deines Unternehmens dar. Dazu gehört auch, dass du deine Belege gemäß den gesetzlichen Vorschriften korrekt buchst.

Ordnung der Aufzeichnungen

Der Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung verlangt zudem, dass du deine Belege systematisch erfasst und übersichtlich verbuchst. Sammelst du deine Belege nämlich ohne Plan, läufst du Gefahr, dass du steuerrelevante Belege verlierst und deine Buchführung unübersichtlich wird oder gar im Chaos versinkt. Die größte Ordnung erhältst du, indem du alle Buchungen einzeln und sachlich nach Konten darstellst. So schaffst du eine ordentliche und übersichtliche Buchführung, die die Arbeit der Betriebsprüfer erleichtert.

Zeitgerechte Verbuchung der Aufzeichnungen

Auch die zeitgerechte Verbuchung deiner Aufzeichnungen ist bei einer GoBD-konformen Buchführung wichtig. Für dich heißt das, dass du jeden Beleg zeitnah erfassen musst. Doch wie wird zeitnah definiert? Bei bargeldlosen Transaktionen hast du bis zu 10 Tage Zeit, den entstandenen Vorgang ordnungs- und wahrheitsgemäß zu verbuchen. Einnahmen und Ausgaben, die mit Bargeld durchgeführt wurden, sind hingegen täglich zu erfassen. Auf diese Weise sollen Manipulationen, bei denen Belege angesammelt und später nicht korrekt verbucht werden, verhindert werden.

Unveränderbarkeit der Buchungen und Aufzeichnungen

Um bei einer Betriebsprüfung alles genau nachvollziehen zu können, darfst du weder Belege noch Buchungen nachträglich verändern. Der Originalinhalt eines Dokuments muss immer erkennbar sein. Deshalb musst du bei der Archivierung von Papier- und elektronischen Belegen sicherstellen, dass sie unverändert bleiben. Du darfst also weder Inhalte ändern, noch die Belege in ein anderes Format umwandeln. Und wenn du doch einmal Änderungen oder Löschungen vornimmst, musst du diese nachvollziehbar und lückenlos dokumentieren.

Um deine Aufzeichnungspflichten zu erfüllen, solltest du ein GoBD-konformes Datenverarbeitungssystem nutzen, das die Unveränderbarkeit gewährleistet.

GoBD-konforme Archivierung der Buchungen und Aufzeichnungen

In ihrer Neufassung von 2020 fordern die GoBD, dass du alle Papierbelege und elektronisch empfangenen Belege, die steuerrelevant sind, in der Form archivierst, in der du sie bekommen hast. Hast du einen Beleg nicht in Papierform, sondern beispielsweise als E-Mail-Anhang in Form eines PDFs bekommen, musst du diesen auch elektronisch aufbewahren. Die E-Mail selbst benötigst du nicht, außer sie enthält weiterführende Informationen zum Beleg bzw. Geschäftsvorfall. Auch wichtig: Du darfst keinen Beleg vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist löschen.

Damit die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit gewährleistet werden, musst du die Belege zudem unveränderbar speichern und archivieren. Du darfst sie jedoch in ein anderes Format umwandeln. Dabei musst du aber sicherstellen, dass

• keine Inhalte verloren gehen
• die maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet bleibt und
• nachträgliche Veränderungen

ausgeschlossen sind.

Dies ist vor allem bei Rechnungen in Papierform sinnvoll, um die Lesbarkeit für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten. Bei Papierbelegen bietet sich zum Beispiel auch das Scannen oder Abfotografieren von Belegen und Rechnungen sowie die Anwendung der Verfahrensdokumentation an. Dies kann auch im Ausland geschehen, wenn die Belege dort entstanden sind oder deine Buchhaltung dort arbeitet.

GoBD-konforme Software

Viele kleine Unternehmen erstellen ihre Ausgangsrechnungen mit normalen Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen wie Word oder Excel. Allerdings ist das mit der Neufassung der GoBD für die Buchführung nicht mehr ohne Weiteres zulässig. Wenn du die Rechnungen abspeicherst, muss ein digitaler Beleg entstehen, der unveränderlich aufbewahrt werden kann.

Das funktioniert mit Word- oder Excel-Dateien jedoch nicht – selbst, wenn du sie in ein PDF verwandelst und das Konvertierungsdatum als Nachweis speicherst. Mit entsprechenden Programmen kannst ein PDF nämlich jederzeit ändern. Die Rechnung ist damit  keine GoBD-konforme Rechnung.

Oft verwenden diese Unternehmen für die Speicherung von Geschäftsunterlagen auch USB-Sticks, Festplatten oder Cloud-Speicher. Das ist problematisch, da diese keinen Schutz vor Veränderungen und Verfälschungen bieten und die Nachvollziehbarkeit nicht gewährleistet ist.

Wie du siehst, ist die Einhaltung der GoBD aufgrund der vielen Vorschriften nicht immer ganz einfach. Um Probleme und Verstöße zu vermeiden, solltest du daher nicht nur ein Dokumentenmanagement-System einsetzen, sondern eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware nutzen. Dieses integriert die revisionssichere Archivierung deiner Belege und hält im Regelfall eine Muster-Verfahrensdokumentation bereit, die du bei einer Außenprüfung vorlegen kannst. Gleichzeitig werden alle GoBD-Richtlinien automatisch eingehalten und erfüllt, was dir eine Menge Arbeit (und Sorgen) abnimmt.

Tipp: Nutze die richtige Software

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E-Rechnungen GoBD-konform archivieren

E-Rechnungen stellen einen Sonderfall dar. Sie werden nämlich nicht als „bildhafte“ Darstellung verschickt. Du kannst dir die Rechnung also nicht im herkömmlichen Sinne ansehen und ausdrucken. Sie beruht auf dem XML-Format, das lediglich maschinell verarbeitet werden kann. Es gibt aber geeignete Programme, mit denen du die Rechnung lesbar und auswertbar machen kannst.

Um die GoBD zu erfüllen, musst du E-Rechnungen im ursprünglichen Format aufbewahren – eine Konvertierung in ein lesbares Format reicht nicht aus. Wenn du also XML-Datei per E-Mail erhältst, musst du diese auch als XML-Datei (ihr Ursprungsformat) abspeichern. Enthält die E-Mail ansonsten keine steuerrelevanten Zusatzinformationen zum Anhang, musst du diese auch nicht aufbewahren. Es ist jedoch sinnvoll, zusätzlich ein Datenverarbeitungssystem zu besitzen, mit dem E-Rechnungen etwa bei einer Betriebsprüfung lesbar gemacht werden können.

Für über den hybriden ZUGFeRD-Standard erhaltene oder verschickte Rechnungen gelten dieselben Regelungen wie für die E-Rechnung – es handelt sich schließlich um eine Form davon.

Beispiele für Verstöße gegen die GoBD-konforme Buchführung

Gegen die Vorgaben des Bundesministeriums für Finanzen verstößt man schnell, wenn man sich nicht im Detail mit den Vorschriften für die GoBD-konforme Buchführung beschäftigt hat. Häufige Verstöße sind etwa:

• Speicherung von elektronischen Belegen im normalen Dateisystem auf einer Festplatte, ohne Festschreibung. Änderungen sind also nach wie vor möglich. (Verstoß gegen die Unveränderbarkeit)
• Automatische Aktualisierung von Feldern wie dem Rechnungsdatum beim Öffnen einer Datei. Der ursprüngliche Inhalt ist nicht mehr feststellbar. (Verstoß gegen Zeitgerechtigkeit und Unveränderbarkeit)
• Überschreibung bestehender Daten, beispielsweise wegen einer vom Kunden gewünschten Rechnungsänderung. Ursprünglicher Inhalt und Änderungszeitpunkt sind nicht mehr feststellbar. (Verstoß gegen die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sowie Unveränderbarkeit)
• Konvertierung eingehender elektronischer Belege in ein anderes Dateiformat (Verstoß gegen die Unveränderbarkeit)
• Kein ausreichender Schutz vor versehentlichem Löschen oder Überschreiben (Verstoß gegen die Vollständigkeit oder Unveränderbarkeit)
• Vervollständigung des Kassenbuchs nur einmal im Monat (Verstoß gegen Zeitgerechtigkeit)
• Abspeicherung elektronischer Belege mit beliebigen Dateinamen ohne erkennbares System (Verstoß gegen Ordnung)

Folgen der Nichteinhaltung der GoBD

Generell gilt für dich: Die Einhaltung der GoBD ist für dich Pflicht. Daran führt kein Weg vorbei. Deshalb ist dies auch einer der Prüfungsschwerpunkte bei Betriebsprüfungen durch die Finanzbehörden. Falls dabei herauskommt, dass du gegen die Grundsätze der GoBD-konformen Buchführung verstoßen hast, ist das in den meisten Fällen erst einmal kein Beinbruch. Sofern du den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit eingehalten hast, bist du in der Regel auf der sicheren Seite. Ein Verstoß gegen die GoBD-Richtlinien führt nämlich nicht zwingend zu steuerlichen Konsequenzen.

Allerdings kann dir bei einer Außenprüfung zur Last gelegt werden, dass du wissentlich einzelne Grundsätze missachtet hast, was zu Unregelmäßigkeiten, Fehlern und Mängeln in der Darstellung der finanziellen Situation deines Unternehmens führt. Je nach Schwere des Verstoßes gegen die GoBD kann deine Buchhaltung vom Prüfer verworfen werden, sodass folgende Konsequenzen auf dich zukommen können:

• Steuernachzahlungen
• Nachzahlungszinsen
• Hinzuschätzungen zum Umsatz und Gewinn
• Meldung deines Unternehmens an die Strafsachen und Bußgeldabteilung des Finanzamtes

Daher ist es entscheidend, die GoBD stets zu beachten, um ernsthafte finanzielle und rechtliche Probleme zu vermeiden.

Fazit: GoBD-konforme Buchführung mit Buchhaltungssoftware erstellen

Doch wie sieht nun die Lösung aus, um all diese Vorschriften einzuhalten? Eine teure Archivierungssoftware? Ein umfangreiches internes Kontrollsystem? Der Aufwand wäre für kleine und mittlere Unternehmen ziemlich hoch. Dazu kommt noch die Verfahrensdokumentation. Einfacher wird es, wenn du eine Buchhaltungssoftware nutzt, die von vornherein GoBD-konform ist.

In sevdesk kannst du deine Belege in Papierform abfotografieren oder einscannen und so in das System integrieren. Außerdem kannst du deine elektronisch erhaltenen Dokumente direkt hochladen und verbuchen. Das erleichtert dir die Buchhaltung selbst und gewährleistet zugleich die Einhaltung der GoBD-Vorschriften.

Wichtig zu wissen: Auch wenn du dich später für ein anderes Buchhaltungssystem entscheidest, bleiben die Belege für den Datenzugriff verfügbar und für die gesamte Aufbewahrungsfrist auswertbar.

Mit der sevdesk Buchhaltungssoftware gestaltest du deine Buchführung einfach und sicher. Teste sie jetzt 14 Tage kostenlos.

Häufig gestellte Fragen zum Thema