Belegarten: Welche Belege gibt es und wie unterscheiden sie sich?
In Zusammenhang mit der eigenen Buchhaltung haben Selbstständige und Unternehmen regelmäßig mit unterschiedlichen Belegarten zu tun.
Belege sind beispielsweise:
Zudem gibt es diverse weitere Belege.
In unserem Beitrag stellen wir dir die verschiedenen Belegarten vor und verraten dir, was es hierbei zu beachten gibt.
Die Bedeutung von Belegen – darum sind sie so wichtig!
Seit dem 2005 kann die Buchhaltung und Belegverwaltung elektronisch erfolgen. Hierfür gelten die sogenannten GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“). In der Buchhaltung dienen Belege als Nachweise für die zugehörigen Geschäftsvorfälle (auch Geschäftsfälle genannt). Daher gibt es auch den berühmten Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“.
Belege dokumentieren alle relevanten Geschäftsvorfälle zu deinem Business und so ist im Rahmen einer möglichen Betriebsprüfung jeder Geschäftsvorfall anhand eines entsprechenden Beleges nachvollziehbar. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass du deine Belege immer sorgfältig und ordnungsgemäß aufbewahrst.
Sollten dennoch mal Originalbelege fehlen, weil sie beispielsweise verloren gegangen oder vernichtet worden ist, so müssen entsprechende Eigenbelege beziehungsweise Notbelege (auch Ersatzbelege genannt) erstellt werden, damit die jeweiligen Geschäftsvorfälle dennoch dokumentiert ist.
Wichtig für eine ordnungsgemäße Buchhaltung:
Jeder Notbeleg wird vom Finanzamt sorgfältig geprüft und sollte daher unbedingt eine absolute Ausnahme darstellen!
Heutzutage werden viele Belege elektronisch ausgestellt, einige Belegarten wiederum gibt es auch noch in Papierform, wie beispielsweise den Kassenbon. Die zunehmende Digitalisierung erleichtert auch die Buchhaltung. Besonders einfach wird es mit passenden Buchhaltungsprogrammen wie sevdesk.
Welche grundlegenden Belegarten gibt es?
Belege können in einige grundlegende Belegarten unterteilt werden. Diese findest du nachfolgend:
Interne und externe Belege
Zunächst können Belege in zwei grundlegende Belegarten unterteilt werden, nämlich in interne und externe. Während ein interner Beleg von dir als Selbstständigem selbst ausgestellt wird, handelt es sich bei externen Belegen um solche, die du von Externen wie Lieferanten, Dienstleistern, Kunden o.ä. erhältst.
Eigenbelege und Fremdbelege
Unterteilt man interne und externe Belege weiter, so kommen wir beispielsweise zu den Eigenbelegen und Fremdbelegen als Belegarten.
- Gibt es für einen Geschäftsfall keinen Beleg, so müssen als Nachweis für das Finanzamt stellvertretend sogenannte Eigenbelege (Notbelege oder Ersatzbelege) erstellt werden. Zudem gibt es weitere Arten von Eigenbelegen. Bei Eigenbelegen handelt es sich um interne Belege.
- Fremdbelege wiederum sind externe Belege wie beispielsweise Eingangsrechnungen oder Lieferscheine.
Eingangsbelege und Ausgangsbelege
- Bei Eingangsbelegen handelt es sich um externe Belege wie Eingangsrechnungen, Quittungen oder Lieferscheine.
- Ausgangsbelege wiederum sind interne Belege, welche du im Rahmen deiner selbstständigen Tätigkeit beispielsweise an Externe wie Kunden ausstellst.
Belegarten in der Übersicht
Nachfolgend findest du einen Überblick zu den gängigsten Unterkategorien von Belegarten, bei diesen kann es sich wiederum übergeordnet um interne oder externe Belege handeln:
Kostenlose Eigenbelege, & Bewirtungsbelegvorlage
Beim korrekten Ausfüllen eines Belegs gibt es viel zu beachten. Nachfolgend findest du jeweils eine Mustervorlage von sevdesk für einen
zum kostenlosen Download als Word- oder Excel-Datei. Die Vorlage berücksichtigt bereits alle Pflichtangaben für die genannten Belegarten, so dass du entsprechende Fehler direkt vermeiden kannst.
Wiederkehrende Belege
Einnahmen oder Ausgaben, die du in regelmäßigen Abständen immer wieder verbuchen musst, werden als wiederkehrende Belege bezeichnet. Beispiele hierfür sind Rechnungen für die Miete, Abo-Rechnungen oder Abschreibungsbelege.
Eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk erleichtert nicht nur die Belegerfassung. Du kannst auch den Umgang mit wiederkehrenden Belegen ganz einfach automatisieren und so viel kostbare Zeit sparen!
Belege – Unterschiede zu anderen Geschäftsdokumenten
Jeder Geschäftsvorfall wird durch einen zugehörigen Beleg dokumentiert. Hier gelten grundsätzlich folgende Aufbewahrungsfristen:
- die steuerrechtlicheAufbewahrungsfrist von 7 Jahren (§ 132 Abs. 1 Bundesabgabenordnung (BAO);
- die unternehmensrechtlicheAufbewahrungsfrist von 7 Jahren (§§ 190 und 212 Unternehmensgesetzbuch (UGB) und
- längere Aufbewahrungsfristen von 22 Jahren (nur für umsatzsteuerrechtlich buchhalterische Vorgänge im Zusammenhang mit Grundstücken lt. §§ 190, 212 UGB).
Was ist der Unterschied zwischen Beleg und Rechnung?
Bei einer Rechnung wie einer Eingangs- oder Ausgangsrechnung handelt es sich stets um einen Beleg, doch nicht jeder Beleg ist auch eine Rechnung. Auch ein Bewirtungsbeleg, ein Kassenbon, Bankbelege oder eine Quittung sind Belege. Diese müssen abhängig von der jeweiligen Belegart verschiedene Pflichtangaben enthalten. Für eine Kleinbetragsrechnung gibt es dabei beispielsweise deutlich weniger als bei den Pflichtangaben für eine klassische Rechnung.
Was ist der Unterschied zwischen Beleg und Quittung?
Eine Quittung ist ein klassisches Beispiel für einen Beleg. Diese dient primär im Rahmen von Bargeldgeschäften als Zahlungsnachweis sowie Empfangsbestätigung für erhaltene Waren und erbrachte Leistungen.
Was ist der Unterschied zwischen Beleg und Steuerbeleg?
Für jede Art von Steuererklärung bedarf es für einen ordnungsgemäßen Nachweis entsprechender Belege. Auch ein Steuerbeleg ist eine Art von Beleg, konkret ein Beleg für die Steuererklärung.
Pflichtangaben von Belegen
Für alle Belegarten gibt es konkrete Pflichtangaben, die unbedingt einzuhalten sind. Wenn diese Angaben fehlen, kann es nämlich beispielsweise Probleme beim Vorsteuerabzug geben. Welche Pflichtangaben ein Beleg enthalten muss, ist abhängig von der jeweiligen Belegart. Somit ist es essenziell, dass du dich im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung hier je nach Belegart individuell informierst.
Mögliche Bestandteile eines Belegs sind beispielsweise folgende:
- die Belegnummer
- das Belegdatum
- der Name des Ausstellers sowie je nach Belegart ggf. der des Empfängers
Bilanzkontinuität § 223 UGB
