Im Zuge des stetig wachsenden Online-Handels ist die klassische Quittung mittlerweile etwas in Vergessenheit geraten. Dennoch ist ein Zahlungsnachweis insbesondere im Rahmen von Bargeldgeschäften unerlässlich. Erfahre hier, wie du deiner Nachweispflicht ganz einfach mit einer Quittung nachkommst:

Das erwartet dich heute:

Was ist eine Quittung?

Bei einer Quittung handelt es sich um eine Empfangsbestätigung für Waren und erbrachte Leistungen. Häufig dienen diese Urkunden zur Dokumentation von Geldleistungen. Jeder Kunde hat gegenüber dir als Verkäufer das Recht auf Ausstellung einer ordnungsgemäßen Quittung. Die genauen Bestimmungen sind in §368 BGB geregelt.

Schon gewusst? Umgangssprachlich wird der Kassenbon gerne als Quittung bezeichnet. Da hier jedoch die charakteristische Unterschrift fehlt, sind Kassenbons streng genommen keine Quittungen. Kleinstbetragsrechnungen in Quittungsform werden allerdings meist problemlos vom Finanzamt akzeptiert.

Welche Sonderformen der Quittung gibt es?

Quittung ist nicht gleich Quittung. Je nach Anlass lassen sich folgende Arten unterscheiden:

LöschungsbewilligungAusgleichsquittung Bankquittung
löschungsfähige Quittungerfolgt bei Beendigung eines ArbeitsverhältnissesLieferant bestätigt den Erhalt der Rechnungssumme durch einen Kunden
die Begleichung der Schuld erfolgt ratenweise auf Basis einer HypothekArbeitnehmer bestätigt, dass keine Ansprüche gegenüber des ehemaligen Arbeitgebers bestehenAussteller der Quittung ist die Bank, die Quittung gewinnt im Rahmen eines gerichtlichen Mahnverfahrens an Bedeutung
Quittung mit Beweisfunktion, da Banken als neutral gelten

Welche Funktion bietet dir eine Quittung?

Damit dir dein Vorsteuerabzug beim Barkauf nicht entgeht, benötigst du ein Dokument, das dir diesen Geschäftsvorfall eindeutig belegt. Diese Nachweispflicht erfüllt die Quittung in vollem Umfang. Gegenüber Gläubigern und Finanzamt nehmen Quittungen einen hohen Stellenwert ein. Außerdem haben Käufer das Recht, eine Quittung selbst bei Privatverkauf zu verlangen.

Die Ausstellung von Quittungen erfolgt vorrangig im Zusammenhang mit Bargeld. Da Kontoauszüge nicht als Quittungsersatz gelten, kann der Schuldner diese zusätzlich einfordern.

Welche Angaben muss eine Quittung enthalten?

Damit Quittungen überhaupt an Gültigkeit erlangen, ist deren Vollständigkeit unerlässlich. Im Vergleich zu einer Rechnung fallen Quittungen zwar knapper aus, dennoch solltest du folgende Informationen keinesfalls unberücksichtigt lassen:

  • Die Bezeichnung des Dokuments mit der Bezeichnung „Quittung“
  • Name des Quitungsempfängers
  • Ausstellungsdatum und -ort
  • Art des Produkts/ der Produkte
  • Menge des Produkts/ der Produkte
  • Steuerbetrag (7 % oder 19 %)
  • Bruttopreis in Zahlen und Worten
  • Unterschrift vom Zahlungsempfänger

Bei diesen genannten Angaben handelt es sich um Mindestangaben. Entscheidest du dich dafür, weitere Informationen aufzuführen, ist dies zudem möglich. Bei mehreren Belegen empfiehlt es sich außerdem, diese mit einer Belegnummer fortlaufend zu kennzeichnen, damit sich diese später eindeutig den Geschäftsvorfällen zuordnen lassen.

Quittungsvordruck-Vorlage-Muster-Sevdesk

Muster Quittung von sevDesk

Wie stellst du eine Quittung aus?

Beim Erstellen von Quittungen hast du die Wahl, ob du diese handschriftlich oder elektronisch erstellen möchtest. Entscheidest du dich für die altbewährte handschriftliche Variante, so ist im Schreibwarenhandel ein ganzer Quittungsblock erhältlich, der dir das Quittung schreiben enorm erleichtert. Ein solcher Block enthält bereits einen Quittungsvordruck mit allen in Deutschland notwendigen Pflichtangaben. Somit gelingt das Quittung schreiben nach Muster innerhalb kürzester Zeit. Der Quittungsbeleg ist selbstdurchschreibend, sodass du direkt eine Kopie für deine eigene Buchhaltung erhältst.

Tipp!

Da der technische Fortschritt auch vor dem Quittung Ausstellen nicht Halt macht, bietet dir das Internet die Möglichkeit der e Quittung. Auch bei dieser Variante erhältst du eine Quittungsvorlage, mit deren Hilfe du deine Quittung online erstellen kannst. Die online Quittung erhältst du anschließend als Dokument im pdf-Format, sodass du deine Quittung anschließend ausdrucken kannst.

Arbeitest du hingegen bevorzugt mit einer Quittung Vorlage in Excel, oder einer Quittung Vorlage in Word, ist auch dies mit dem entsprechenden Quittung Vordruck möglich. In jedem Fall solltest du jede Vorlage deiner Quittung auf Vollständigkeit prüfen, da nicht alle im Internet angebotenen Quittung Muster die in Deutschland festgelegten Pflichtangaben enthalten.

Welchen Unterschied musst du zwischen Quittung und Rechnung beachten?

Während eine Quittung kurz und knapp einen Zahlungseingang bestätigt, weist die Rechnung Forderungen gegenüber Schuldnern aus. Eine Rechnung enthält im Vergleich zu einer Quittung mehr Informationen wie unter anderem Rechnungs- und Kundennummer, Zahlungshinweise und deine Steuernummer.

Info: Für Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro gelten vereinfachte Bestimmungen, sodass hierfür eine Quittung ausreicht.

Kannst du die Quittung als Rechnungsersatz verwenden?

Da eine Quittung nicht alle Angaben einer Rechnung beinhaltet, wird diese offiziell auch nicht als Rechnungsersatz anerkannt. Enthält die Quittung alle Bestandteile einer ordnungsgemäßen Rechnung, so werden beide Dokumente gleich behandelt. Ausschließlich in diesem Fall kann deine Quittung eine Rechnung ersetzen.

Welche Fehler kannst du beim Quittung ausstellen machen?

Wenn du einen Vordruck deiner Quittung bevorzugst, ist in jedem Fall darauf zu achten, dass dieser ausreichend Felder für alle erforderlichen Pflichtangaben enthält. Denn bleibt nur eine der Mindestangaben aus, verliert die Quittung sofort ihre Gültigkeit.

Eine ebenfalls weit verbreitete Fehlerquelle findet sich in der Ausweisung des Steuerbetrags. Informiere dich bereits im Vorfeld, ob für deine Waren oder Dienstleistungen ein Steuersatz von 7 % oder 19 % anfällt. Ist die Richtigkeit aller Angaben nicht gegeben, erlischt die Rechtskräftigkeit deiner Quittung ebenfalls.

Was tust du bei einer verlorenen Quittung?

Im Falle einer verlorenen Quittung besteht dennoch die Chance, diesen Betrag steuerlich geltend zu machen. Besteht keine Möglichkeit auf Ausstellung einer Ersatzquittung, bist du bei kleinen Rechnungssummen dazu berechtigt, einen Eigenbeleg auszustellen. Dieser kann handschriftlich und formlos erfolgen, lediglich die üblichen Angaben einer Quittung müssen enthalten sein. Von dieser Möglichkeit solltest du ausschließlich in Notfällen Gebrauch machen, ansonsten besteht die Gefahr auf Kürzung deines Betriebsausgabenabzugs.

Was ist eine Kleinunternehmer-Quittung?

Kleinunternehmer sind nach dem Steuerrecht von der Umsatzsteuer befreit. Somit weisen deren Quittungen keinen Mehrwertsteuerbetrag aus. Demzufolge ist die Angabe des Nettobetrags ausreichend. Die Quittung ist um den Hinweis auf Steuerbefreiung zu ergänzen. Auf Quittungsblöcken ist der Steuersatz stets durchzustreichen.

Wie wird die Quittung in deiner Buchhaltung behandelt?

Alle Quittungen, die sich auf die Steuer deines Unternehmens auswirken, sind in deiner Buchhaltung zu erfassen. Zur eindeutigen Zuordnung der einzelnen Geschäftsvorfälle ist es hilfreich, wenn du jede Quittung Vorlage  mit einer eigenen Nummer kennzeichnest. Anschließend erfolgt die Zuordnung nach einzelnen Sachgebieten und Steuersätzen.

Danach steht der Buchung der einzelnen Quittungen nichts mehr im Wege. Da Quittungen das Vermögen deines Unternehmens beeinflussen und vom Finanzamt stichprobenartig überprüft werden, sind diese für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren aufzubewahren.

Fazit

Quittungen helfen dir sowohl Einnahmen als auch Ausgaben mit geringem Aufwand schriftlich nachzuweisen. Dank vorgefertigter Quittungsblöcke geht dir das Ausfüllen schnell und einfach von der Hand. Darüber hinaus verleihen Quittungen dir und deinen Kunden mehr Transparenz und Übersichtlichkeit innerhalb der eigenen Buchhaltung.

Kurz zusammengefasst: häufig gestellte Fragen zum Thema Quittung

Warum ist eine Quittung wichtig?

Quittungen dienen als rechtskräftiger Nachweis für die Begleichung einer Forderung. Überwiegend belegen Quittungen Geschäfte, bei denen die Bezahlung mittels Bargeld erfolgt. Kommt es zum gerichtlichen Mahnverfahren, dient diese Urkunde als ein unverzichtbares Beweisstück.

Wer muss auf der Quittung unterschreiben?

Quittungen sind grundsätzlich vom Zahlungsempfänger zu unterschreiben. Ist zusätzlich ein Firmenstempel vorhanden, kann dieser die Quittung ergänzen.

Welche Belege gelten als Quittung?

Unter dem Begriff „Beleg“ werden alle Dokumente zusammengefasst, die alle Daten eines Geschäftsvorfalls enthalten und sich auf das Vermögen deines Unternehmens auswirken. Darunter fallen Rechnungen, Quittungen, Inventurlisten sowie alle Vorgänge die deine betrieblichen Einnahmen und Ausgaben dokumentieren.

Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Quittung?

Quittungen dokumentieren den Empfang einer Leistung, Rechnungen hingegen stellen eine Forderung gegenüber Schuldnern dar.