Virtuelles Büro – Der Profiauftritt dank Virtual-Office

Was ist ein virtuelles Büro?

Im Englischen heißt es Virtual Office. Gemeint ist damit eine virtuelle Büroadresse, bzw. eine gemietete Geschäftsadresse, an der du nicht dauerhaft arbeitest. Somit handelt es sich auch nicht um einen physischen Büroraum, sondern um eine flexible Lösung mit repräsentativen Nutzen. Entstanden ist das Konzept des virtuellen Büros in den 90er Jahren. Wer an dieser Stelle an eine Briefkastenadresse oder Briefkastenfirma denkt, der liegt falsch. Hinter dem Angebot des Virtual Office stehen mitunter seriöse und absolut vorzeigbare Immobilien. Und die befinden sich idealerweise an ebenso vorzeigbaren Adressen. Zusätzlich können dort natürlich auch professionelle Mitarbeiter eingesetzt werden, welche für deine Kunden immer zur Verfügung stehen. Und das ganz ohne, dass du selbst im Büro anwesend sein musst.

Es ist also nicht so, dass es sich hier um eine Scheinadresse handelt. Hinter dem virtuellen Büro stehen echte Ansprechpartner und Mitarbeiter, welche die Aufgaben der Bürokommunikation übernehmen. Aber was nutzt das Ganze überhaupt? Sollte ich mir wirklich eine Geschäftsadresse mieten? Und ist das nicht viel zu teuer?

Repräsentativer Auftritt dank Virtual Office

In erster Linie profitiert das Unternehmen natürlich von einer repräsentativen Firmenadresse, an dessen Tür dein eigenes Firmenschild hängt. Unternehmen haben nun beispielsweise die Möglichkeit, dort ihre Post verwalten zu lassen. So lassen sich Mitarbeiter für den Empfang einstellen, welche Pakete oder Briefe annehmen und den Unternehmer direkt informieren, wenn bestimmte Sendungen angekommen sind. Dies kann auch das Dokumentenmanagement erleichtern.

Der Vorteil: Für den Kunden ist das Unternehmen immer erreichbar, sowohl postalisch, als auch per Telefon oder gar persönlicher Natur. Daher ist es nicht unbedingt ein unsichtbares Büro in dem Sinne. Ein Virtual Assistent kümmert sich um den Postservice, also die digitale Postweiterleitung, Sekretariatsservice und Telefonservice. Je nach Wunsch und Bedarf.

Individuelle Telefonnummer

Wer sich eine Büroadresse mieten möchte, der kann gleichzeitig auch eine individuelle Telefonnummer erhalten. Entweder mit oder ohne inkludiertem Telefonservice. So werden die Anrufe von einem professionellen Mitarbeiter angenommen und entsprechend verarbeitet. Je nach Wunsch werden so Termine koordiniert und wichtige Informationen weitergeleitet. Dies stellt eine enorme Arbeitserleichterung für den Unternehmer dar.

Business Besprechungen

Ein virtuelles Büro ist natürlich nichts, was es nicht wirklich gibt. So bieten einige Anbieter außerdem Business-Lounges oder individuelle Besprechungszimmer an, die im Einzelfall genutzt werden können. Wer also einmal wichtige Kunden oder Geschäftspartner empfangen will, der könnte dafür sein virtuelles Büro nutzen. Die Räumlichkeiten können hierfür entsprechend reserviert und vorbereitet werden. Beispielsweise kannst du einen Tagungsraum mieten, einen Meetingraum nutzen oder einen Besprechungsraum mieten. Ein professionelles Geschäftsumfeld trägt schließlich auch zu einem erfolgreichen Geschäftsabschluss bei. Für die Gäste ist ein virtuelles Büro meist zentral gelegen und damit auch gut erreichbar.

Leistungen eines virtuellen Büros

Die Leistungen die du zusammen mit einem virtuellen Büro in Anspruch nehmen kannst, können entweder im Bereich Kommunikation, oder aber durch die Bereitstellung von Räumlichkeiten gestellt werden.

Rezeption und Telefonie

Der Sekretariatsservice oder Telefonservice kann innerhalb eines Unternehmens einen kompletten Arbeitnehmer ausfüllen. Wer dies nicht zusätzlich bereitstellen kann, der könnte diese Aufgabe an eine externe Ansprechpartnerin abgeben. Diese ist folglich alleine dafür verantwortlich, Anrufe entgegenzunehmen und diese weiterzuverarbeiten. Ein virtueller Assistent arbeitet hingegen selbstständig von seinem Home-Office aus und bedient deine Kunden.

Call Center

Die Aufgaben eines Callcenters ähneln sich im Prinzip mit denjenigen einer Rezeptionistin. Allerdings kann ein Callcenter eine höhere Anzahl an Mitarbeitern stellen, sodass mehrere Anrufe gleichzeitig bearbeitet werden können.

Voicemail – elektronischer AB

Es ist verständlich, wenn du deine Kunden am Telefon selbst bedienen möchtest und diese Aufgabe nicht einem Fremden übertragen willst. Ein elektronischer Anrufbeantworter ist im Vergleich preiswerter und speichert die Anrufe und Nachrichten darauf. Je größer allerdings die Anzahl an Anrufen, umso schwieriger wird es, sie alle im Nachhinein schnell zu bedienen.

Virtuelle Geschäftsadresse mieten

Die Vorzüge einer renommierten Geschäftsadresse wurden bereits erläutert. Mit einer guten Adresse kannst du einen positiven Eindruck bei deinen Kunden hinterlassen. Bei Geschäftspartnern kann dies tatsächlich einen Unterschied machen. So fällt vielleicht die Wahl aus eben diesem Grund auf dein Unternehmen, was mit einer anderen Adresse womöglich nicht passiert wäre. Virtuelle Büros stellen somit eine ladungsfähige Anschrift zur Verfügung, von denen du profitierst.

Kundenbetreuung per Telefon

Wie wäre es, wenn nur noch die wirklich relevanten und wichtigen Anrufe bei dir durchgestellt werden? Auch dies ist durch eine externe Kundenbetreuung möglich. Diese Form des Telefondienstes entlastet das Unternehmen.

Digitale Posterweiterung

An dieser Stelle öffnet ein externer Dienstleister deine Post, scannt sie ein und lädt sie dann in einem Cloud-Server hoch. So haben alle Mitarbeiter, welche einen Zugriff auf die entsprechenden Dokumente haben sollen, alles in digitaler Form vorliegen. Wer sich die Post lieber per Post zuschicken lassen möchte, der kann auch diese Form der Weiterleitung wählen. Und du sparst dir den täglichen Papierkram und das Sortieren der Post.

Von der Rezeptionistin bis zum Notar

Ebenso ist es möglich, eine Rezeptionistin einzusetzen, welche die Kunden direkt in Empfang nimmt und dessen Anliegen bearbeitet. So könnte eine solche Person Ausweiskontrollen durchführen und Waren oder Dokumente im Auftrag aushändigen, mehr als eine virtuelle Bürohilfe. Je nach Bedarf könnte auch ein Notar vor Ort sein.

Lohnt sich ein virtuelles Büro?

Brauche ich wirklich eine virtuelle Geschäftsadresse und sollte ich ein virtuelles Office für mich und meine Kunden anmieten? Diese Fragen müssen natürlich individuell beantwortet werden und natürlich ist es auch eine Frage des Geldes. Start-ups und Existenzgründer haben zu Beginn meist keinen festen Firmensitz mit entsprechenden Räumlichkeiten. Immerhin kostet es viel Geld, ein Büro einzurichten, es langfristig zu mieten oder zu renovieren. Diese Arbeiten werden aus diesem Grund oft hintenangestellt. Doch gerade während der Aufbauphase eines Unternehmens ist es wichtig, wie sich dieses präsentiert. Wichtige Geschäftskunden im Homeoffice empfangen stellt meist keine seriöse Option dar.

Und: Wer sich ein virtuelles Büro mietet, der könnte auch langfristig an Kosten für ein richtiges Büro sparen. Einrichtung und Ausstattung sind in den Virtual Office bereits inkludiert und meist sind die Räume so ausgestattet, dass sie seriös und hochwertig wirken. Ein weiterer Vorteil ergibt sich aufgrund der ständigen Erreichbarkeit. Somit sparen sich junge Gründer diverse Anrufe auf dem privaten Festnetzanschluss und können Berufliches und Privates besser trennen und dadurch eine gute Work-Life-Balance aufrecht erhalten.

Wer im Ausland arbeitet, der könnte ebenfalls von einem virtuellen Büro profitieren. Oft haben im Ausland tätige Unternehmen das Problem, nicht seriös zu wirken. Dies passiert mit einer gemieteten Geschäftsadresse nicht. Die ständige Erreichbarkeit und zuverlässige Organisation wirkt auf die Kunden seriös und ist in vielen Dingen entscheidend. Beispielsweise, wenn der Kunde nicht mehr durch eine ausländische Nummer abgeschreckt wird.

Vor- und Nachteile einer virtuellen Geschäftsadresse

Ein virtueller Büroservice bringt einige Vorteile, wogegen aber auch ein paar Nachteile sprechen. Jedes Unternehmen sollte sich daher individuell Gedanken darübermachen, ob sich das Anmieten eines Virtual Office lohnt.

Vorteile der virtuellen Büroadresse

• Virtueller Firmensitz sorgt für Schutz der Privatsphäre
• Minimierung des finanziellen Risikos
• Keine eigene Bürosuche oder Büroausstattung/Renovierung notwendig
• Telefon- und Postservice inklusive
• Sekretariatsservice inklusive
• Nutzung der Räumlichkeiten für Meetings oder wichtige Termine
• Seriöser Auftritt des Unternehmens garantiert
• Ständige Erreichbarkeit für Kunden möglich
• Geringere Kosten bei der Anmietung im Vergleich zum eigenen Büro

Nachteile einer virtuellen Firmenadresse

• Schlechter Ruf aufgrund Verwechselung von Briefkastenfirmen / Briefkastengesellschaften
• Personal des virtuellen Büros könnte das Unternehmen nicht ausreichend repräsentieren

Gutes Personal zu finden, ist leider nie einfach. Die Repräsentation der eigenen Firma völlig fremden Personen zu überlassen, ist nicht immer eine gute Idee – auch in Bezug auf das Reputationmanagement. Unternehmen müssen sich also damit auseinandersetzen und die Mitarbeiter der virtuellen Büros genau unterweisen. Dies könnte per Briefings passieren oder aber durch Telefonkonferenzen. Viele Anbieter bieten inzwischen jedoch sehr professionelles Personal an, sodass man sich hier zunächst ein eigenes Bild machen sollte. Und: Aufgrund der steigenden Nachfrage dieser Büromethode, wächst auch die Akzeptanz in der Businesswelt. Immer weniger werfen das Virtual Office in den gleichen Topf wie eine unseriöse Briefkastenfirma.

Was kostet ein virtuelles Büro?

Wer sich auf dem Markt umsieht, der wird schnell Unterschiede feststellen. Und tatsächlich schwanken die Preise je nach Leistung und Stadt extrem. Wer lediglich eine Geschäftsadresse mieten will, der bezahlt dafür eher im zweistelligen Eurobereich. Teurer wird es, wenn das Unternehmen einen Telefonservice oder gar das volle Nutzungsprogramm benötigt. Dann steigen die Preise schon in den dreistelligen Bereich.

Beispiel eines Angebots für ein Virtual Office

Für 140 Euro Miete pro Monat erhalten Kunden folgende Serviceleistungen der gemieteten Geschäftsadresse:

• Individuelle Telefon- und Faxnummer
• Postservice
• Empfangsdame für Besucher
• Eine Voicemail
• Ein Webkonferenzkonto
• Vorzugspreise für Bürobedarf
• Kostenloser Kaffee und Tee vor Ort

Häufig wird es so gehandhabt, dass die einzeln gebuchten Services teurer sind, als das Komplettpaket. Wer also lediglich einen Telefonservice wünscht, der bezahlt dafür beispielsweise einen Aufpreis von 99 Euro. Wer nur einen Postservice benötigt, der muss dafür 70 Euro pro Monat hinlegen. Es lohnt sich also vor allem dann, wenn das Unternehmen mehrere Optionen benötigt. Wichtig ist natürlich, die einzelnen Anbieter zu vergleichen, auch wenn sie sich in derselben Stadt befinden.

Virtuelles Büro mieten – worauf sollte ich achten?

Wer ein Virtual Office mieten möchte, der sollte sich die einzelnen Vorzüge der Anbieter ansehen und Preise vergleichen. Achte vor allem darauf, dass der Anbieter eine gewisse Flexibilität bieten kann. Heißt, dass die Vertragslaufzeit des Büros möglichst flexibel gestaltet ist und bestenfalls jederzeit gekündigt werden kann. Gerade für Unternehmen, die sich noch in der Anfangsphase befinden, ist dies ein wichtiger Punkt. Immerhin wissen junge Gründer zu diesem Zeitpunkt noch nicht, wie sich das Unternehmen entwickeln wird.

Achte darauf, dass der Anbieter sowohl komplette Pakete, aber auch variable Kosten anbietet. Einige Anbieter rechnen die Sekretariats- und Telefonleistungen beispielsweise pro 15 Minuten ab. Hier wäre es besser, keine Pauschale bezahlen zu müssen, sondern nach Nutzung zu zahlen. Gute Anbieter erstellen bei Anfrage ein individuelles Angebot. Dieses sollte möglichst auf den Bedarf des Unternehmens zugeschnitten sein. Du selbst kannst dich vorab über die verschiedenen Modelle informieren und das beste Angebot herausfinden, bevor du einen Mietvertrag unterschreibst.

Natürlich solltest du auch einen Blick auf das Angebot im Allgemeinen werfen. Die gängigen Leistungen können mitunter durch gewisse Extras oder besondere Services ergänzt werden. Immerhin müssen sich auch die Anbieter selbst voneinander abheben, um auf dem Markt bestehen zu können. So bietet so mancher Anbieter einen zusätzlichen Concierge-Service an. Beispielsweise besorgt der Concierge wichtige Karten für eine exklusive Veranstaltung oder organisiert ein Catering für dein Event. Möglich auch, dass er einen Tisch in einem exklusiven Restaurant reserviert, falls du ein Firmenessen oder Geschäftsessen planst.

Weltweit von virtuellen Büros profitieren

Insgesamt stehen derzeit mehrere tausend Business-Center, verteilt auf 120 Länder auf allen Kontinenten zur Verfügung. Dank unterschiedlicher Mitgliedsmodelle können Unternehmen auf der ganzen Welt ihren Bedarf perfekt anpassen. Mitgliedschaften haben den Vorteil, dass du beispielsweise Rabatte auf Konferenzräume oder Tagesbüros erhältst. Auch ist es möglich, durch eine erweiterte Mitgliedschaft, unbegrenzten Zugang zu allen Business Lounges in der Stadt oder innerhalb ganz Deutschlands zu erhalten.

Die perfekte Outsourcing Lösung?

Auf jeden Fall, denn nicht umsonst werden auch in der Deutschen Businesswelt, die virtuellen Büros immer beliebter. Immer mehr kommen zu den Standardleistungen auch andere und moderne Lösungen des Outsourcings von Bürodienstleistungen dazu. All dies erleichtert mitunter den Büroalltag. Der Vorteil: Du kannst dich verstärkt auf die wichtigen Dinge in deinem Unternehmen konzentrieren. Ganz ohne die lästigen Bürotätigkeiten, die Zeit kosten und zusätzliches Personal benötigen. Viele Aufgaben lassen sich inzwischen outsourcen, sodass diese schnell und effizient erledigt werden.

Das eigene Unternehmen mit sevdesk im Blick behalten

Für die wichtigen Dinge lassen sich viele Vorgänge innerhalb einer Firma mit einer guten Buchhaltungssoftware lösen. sevdesk bietet allen Unternehmensarten einen umfangreichen Service, mit dessen Hilfe ebenso aufwändige Vorgänge im Unternehmen schnell und effizient gelöst werden. Mit der Funktion, Angebote und Rechnungen zu schreiben, schickst du diese per Einmalklick an den Kunden raus und kannst sämtliche Belege digitalisieren und automatisch sortieren lassen. Dank praktischer Schnittstellen behältst du deine Finanzen jederzeit im Blick, erstellst Umsatzsteuervoranmeldungen und Jahresabschlüsse ohne großen Aufwand und koordinierst deine Mitarbeiter/innen.

Fazit

Du suchst nach einer innovativen und modernen Bürolösung? Dann könnte Virtual Office – das virtuelle Büro – eine perfekte Lösung darstellen. So erhalten selbst kleine Unternehmen ohne eigenem Hauptbüro, eine renommierte Geschäftsadresse und praktische Zusatzleistungen. Je nach Bedarf, können individuell Büroserviceleistungen hinzu gebucht werden, die wieder Raum für die wichtigen Dinge im Unternehmen schaffen. Virtual Office verschafft dir maximale Flexibilität, Prestige und mehr Zeit. Wer hier richtig vergleicht, der kann die Bürolösung sogar günstiger erhalten, als es mit einem eigenen Büro der Fall wäre. Gerade für junge Gründer stellt sich hier die Möglichkeit, einen professionellen Außenauftritt hinzulegen, indem sie Teil der virtuellen Bürogemeinschaft werden.

Ein virtueller Büroservice mit einer virtuellen Geschäftsadresse wertet den gesamten Unternehmensauftritt auf. Moderne Meetingräume unterstützen bei wichtigen Geschäftszusammentreffen. Wer eine Anschrift mieten möchte, der hat inzwischen eine breite Auswahl. Und das nicht nur in Deutschland, sondern auch weltweit. All dies hat längst nichts mehr damit zu tun, dass du eine Briefkastenfirma eröffnen wirst. Vielmehr gehört das Virtual Office Konzept inzwischen zur Businesswelt dazu.