Elektronisches Fahrtenbuch
Viele Selbstständige und Unternehmer, die einen Dienstwagen nutzen, empfinden es als lästige Pflicht, ein Fahrtenbuch zu führen. Aber es geht auch einfacher: Mit einem elektronischen Fahrtenbuch werden bereits während der Fahrt wichtige Informationen wie die Kilometeranzahl und die Strecke der einzelnen Fahrten automatisch aufgezeichnet. Am Ende der Fahrt müssen nur noch einige Ergänzungen, wie beispielsweise der Grund der Fahrt oder Informationen bezüglich etwaiger Umwege, erfasst werden.
Diese Art von Fahrtenbuchführung ist natürlich mit weniger Aufwand verbunden als die handschriftliche Version und wird generell vom Finanzamt anerkannt. In diesem Artikel erfährst du mehr über die verschiedenen Optionen, die Vorteile der Umstellung auf ein elektronisches Fahrtenbuch und Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Verschiedene Möglichkeiten wie man ein Fahrtenbuch elektronisch führt
Es lassen sich drei Möglichkeiten unterscheiden, wie ein elektronisches Fahrtenbuch für den Firmenwagen geführt werden kann. Die verschiedenen Möglichkeiten haben die Gemeinsamkeit, dass die Fahrt über GPS verfolgt wird und so wichtige Daten für das Fahrtenbuch sofort zur Verfügung stehen.
- Navigationssysteme: In einigen Autos der Oberklasse ist das elektronische Fahrtenbuch bereits als Option in das Navigationssystem eingebaut. Darüber hinaus gibt es Anbieter von externen Navigationssystemen, die eine Fahrtenbuchfunktion integriert haben.
- Apps: Eine App auf dem Smartphone, wie sie etwa Vimcar oder Travelcontrol bieten, protokolliert die einzelnen Fahrten. Der Start der Aufzeichnung muss meist von Hand vorgenommen werden. Die Daten werden in der Cloud oder per Mail gesichert. Beispiele dafür sind Kfz-Fahrtenbuch und Driverslog Pro 2. Diese Art des elektronischen Fahrtenbuches ist sehr günstig (etwa 20 Euro/ Jahr).
- Dienstleister: Eine weitere Alternative besteht darin, einen externen Dienstleister wie Vimcar oder Travelcontrol mit der Fahrtenbuchführung zu beauftragen. Solche Anbieter stellen zum Beispiel einen Stecker für den OBD-Anschluss des Fahrzeugs bereit, über den die Daten automatisch erfasst werden. Die Daten werden dann über Cloud oder über eine Chipkarte an eine Software übertragen, die das Fahrtenbuch erstellt.
OBD steht für On-Board-Diagnose, das ist ein Diagnosesystem in Fahrzeugen. Wenn ein Fahrzeug über einen solchen Anschluss verfügt, können Fahrdaten über einen Stecker unmittelbar an ein Rechenzentrum übertragen werden.
Digitales Fahrtenbuch finanzamtssicher führen
Das Finanzamt akzeptiert ein elektronisches Fahrtenbuch, wenn es die gleichen Daten liefert wie das handschriftliche Fahrtenbuch. Die elektronische Aufzeichnung der Fahrwege reicht noch nicht - auch die Fahrtgründe sind zeitnah zu erfassen. Das muss der Mensch schon selbst tun, denn die Elektronik kann nicht wissen, warum du nach A oder B gefahren bist (außer es ist ein regelmäßiges Fahrtziel wie ein bestimmter Kunde). Mehr zu den Regelungen erfährst du im Ratgeber Fahrtenbuch nachträglich schreiben.
Die drei wichtigsten Kategorien für Fahrtgründe sind:
- Dienstfahrten: Neben Datum, Abfahrts- und Zielort, Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, Reisestrecke sowie Reisezweck gehört dazu, den Namen des Geschäftspartners oder Kunden zu notieren.
- Privatfahrten: Dafür reichen als Angaben das Datum und die Entfernung bzw. auch die Differenz am Jahresende zwischen aktuellem Kilometerstand und den gefahrenen betrieblich veranlassten Kilometern.
- Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz: Dabei sind ebenfalls nur Datum und die Entfernung anzugeben.
Elektronische Daten müssen für die Betriebsprüfung digital auswertbar sein. Das Finanzamt kann noch sieben Jahre später deine Auswertungen für Prüfungszwecke anfordern. Wo genau die Dateien für den Dienstwagen gespeichert sind, kann daher auf lange Sicht wichtig werden. Du selbst solltest daher immer eine PDF-Datei sieben Jahre lang archivieren.
Fahrtenbuch in Papierform oder elektronisch?
Ob das Fahrtenbuch für den Firmenwagen klassisch in Papierform oder elektronisch geführt wird, sollte sorgfältig abgewogen werden. Zum Beispiel hat der eine oder andere vielleicht Bedenken wegen Datenschutz, wenn alle Fahrten als Daten vorliegen und übertragen werden.
Einige Vorteile und Nachteile haben wir für dich in einer Tabelle gegenübergestellt.
Es ist vielleicht auch eine Typfrage: Wer eher nachlässig ist bei Papierkram, für den kann das elektronische Fahrtenbuch eine gute Unterstützung sein, vor allem dann, wenn die Aufzeichnung automatisch startet, wenn das Auto anspringt und nur noch ergänzende Infos hinzugefügt werden müssen.
Wer beim Fahrtenbuch schludert (hier findest du eine Fahrtenbuch-Vorlage), muss damit rechnen, dass das Finanzamt die Aufzeichnungen nicht anerkennt und den Privatanteil mit der teuren 1-%-Regelung besteuert. Das kann etwa passieren, wenn die Kategorisierung fehlt oder erst viel später hinzugefügt wurde.
Einige der elektronischen Fahrtenbücher beugen dem vor, indem eine Fahrt nach sieben Tagen automatisch als Privatfahrt eingetragen wird. Das erhöht zwar den zu versteuernden Privatanteil, aber es werden Lücken vermieden, die das gesamte Fahrtenbuch wertlos machen können.
Andererseits ist auch das elektronische Fahrtenbuch nicht sicher bei menschlichen Fehlern: Wenn der Akku des Smartphones leer ist oder der Stecker für die automatische Datenerfassung gar nicht eingesteckt wird, bekommt man die gleichen Probleme wie beim schlecht geführten Papier-Fahrtenbuch.
Papier-Fahrtenbuch
Elektronisches Fahrtenbuch
Vorteile der Umstellung auf ein elektronisches Fahrtenbuch
Über die bereits genannten Vorteile hinaus kann es je nach Unternehmen und Aufgaben sinnvoll sein, auf ein elektronisches Fahrtenbuch wie Vimcar oder Travelcontrol umzusteigen.
Als Beispiel sei ein Unternehmen mit einem großen Pool an Fahrzeugen genannt: Die automatische Erfassung des Kilometerstands erleichtere es, Service- und Inspektionstermine für die Poolfahrzeuge vorausschauend zu planen.
Oder das Beispiel Außendienstler: Sie haben mit einem elektronischen Fahrtenbuch jederzeit einen schnellen Überblick über bereits absolvierte Kundentermine und besuchte Geschäftspartner.
Als Absicherung tragen einige Systeme (beispielsweise Vimcar) die Fahrt nach sieben Tagen automatisch als Privatfahrt ein. Das wirkt sich zwar ungünstig auf deine Steuer aus, doch weist das Fahrtenbuch dann keine Lücken auf. Das kann sonst schnell dazu führen, dass das Finanzamt das gesamte Fahrtenbuch verwirft.
Wenn dein Handyakku leer ist oder du den Stecker zu Hause vergessen hast, kann auch das beste elektronische Fahrtenbuch dir nicht helfen. Denn du musst jede Fahrt aufzeichnen, um ein korrektes Fahrtenbuch führen zu können. Lösungen mit zusätzlicher Hardware im Auto erleichtern die Erfassung der Fahrten, da das Gerät im Fahrzeug verbleiben kann. Eine preiswerte App könnte für diejenigen nützlich sein, die sich noch nicht sicher sind, ob sich ein Fahrtenbuch für sie lohnt. Im Zweifel sollte man auch mit dem Steuerberater sprechen.
