Fremdbeleg: Welche Bedeutung hat er für deine Buchhaltung?
In der Buchhaltung spielen Belege wie Fremdbelege eine wichtige Rolle. Diese haben die Aufgabe, alle Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß zu dokumentieren und entsprechend nachzuweisen. In diesem Beitrag findest du Wissenswertes zum Thema Fremdbeleg – und erfährst, welche Verbindung zwischen Fremdbelegen und Eigenbelegen, konkret auch Not- beziehungsweise Ersatzbelegen besteht. Zudem bekommst du viele nützliche Tipps zum korrekten Umgang mit Fremdbelegen.
Was sind Fremdbelege?
Ein Fremdbeleg ist ein Beleg, der von Externen, also Dritten außerhalb des eigenen Unternehmens, erstellt wird. Hierunter fällt zum Beispiel eine Eingangsrechnung. Daher gehören Fremdbelege auch zu den sogenannten externen Belegen. Das Gegenstück zu den externen Belegen stellen interne Belege dar. Hierzu zählen beispielsweise Ausgangsrechnungen, die du deinen Kunden für erbrachte Lieferungen oder Leistungen stellst.
Auch Gehaltslisten, Durchschriften von beispielsweise Quittungen, Belege über Privatentnahmen sowie Ersatz- oder Notbelege gehören zu den internen Belegen. Zudem gibt es noch diverse weitere Belegarten.
Was sind die Unterschiede zwischen Fremdbeleg und Eigenbeleg?
Im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung gilt der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“. Daher muss es für jeden Geschäftsvorfall einen zugehörigen Beleg geben, beispielsweise, um Betriebsausgaben geltend machen zu können. Dies kann beispielsweise ein Fremdbeleg wie eine Eingangsrechnung sein, der von Externen erstellt wurde oder ein interner Beleg wie eine Ausgangsrechnung, der von dir im Rahmen deiner unternehmerischen Tätigkeit erstellt wurde.
Der Eigenbeleg wiederum ist ein interner Beleg und wird von dir als Unternehmer quasi als Ersatz für einen externen Beleg wie eine Rechnung oder Quittung selbst erstellt – beispielsweise um entsprechende Betriebsausgaben beim Finanzamt geltend machen zu können. Im Regelfall werden Eigenbelege vom Unternehmer selbst oder aber von bevollmächtigten leitenden Angestellten ausgestellt. Zu den Eigenbelegen zählen beispielsweise auch Belege über Privatentnahmen oder -Einlagen sowie Notbelege beziehungsweise Ersatzbelege.
Fremdbeleg verloren: Der Eigenbeleg als absolute Notlösung!
Im Rahmen der für die digitale Buchhaltung geltenden GoBD ist jeder Beleg als Nachweis für einen Geschäftsvorfall ordnungsgemäß aufzubewahren. Geht ein Originalbeleg wie beispielsweise eine Quittung doch einmal verloren oder wird vernichtet, so ist als Notlösung für den in diesem Fall fehlenden Fremdbeleg ein entsprechender Eigenbeleg zu erstellen. In dem Fall wird dieser dann auch als Notbeleg beziehungsweise Ersatzbeleg bezeichnet. Dieser selbst erstellte Beleg dient dann als Ersatznachweis für den entsprechenden Geschäftsvorfall und kann genutzt werden, um beispielsweise entsprechende Betriebsausgaben geltend zu machen.
Wichtig: Arbeite bei der Verwaltung deiner Belege stets sorgfältig!
Das Finanzamt prüft Notbelege beziehungsweise Ersatzbelege stets mit besonderer Sorgfalt. Daher solltest du bei Fremdbelegen und weiteren stets darauf achten, den Originalbeleg gut und korrekt aufzubewahren. Das Erstellen eines Ersatz- beziehungsweise Notbelegs sollte nur eine absolute Ausnahme zur Notlösung darstellen!
Eine praktische online Buchhaltungssoftware wie sevdesk erleichtert dir die Erstellung und das Erfassen von Belegen und unterstützt dich dabei, die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten.
Wie du Belege in sevdesk erfasst, zeigt dir unter anderem folgendes Video.
Klassische Beispiele für Fremdbelege
Wie erwähnt sind Fremdbelege externe Belege, die von Dritten außerhalb deines Unternehmens erstellt wurden. Hierunter fallen beispielsweise:
- Eingangsrechnungen
- Quittungen
- Kassenbons
- Gutschriften
- Kontoauszüge sowie andere Bankbelege
- Steuerbescheide
Mindestangaben bei Fremdbelegen
Für jede Belegart gibt es konkrete Mindestangaben, die unbedingt einzuhalten sind. Diese unterscheiden sich je nach Art von Beleg. So sind die Pflichtangaben für eine Kleinbetragsrechnung beispielsweise deutlich weniger umfangreich als die Pflichtangaben für eine klassische Rechnung.
Fremdbelege ordnungsgemäß erfassen, verbuchen und archivieren
Wie alle Belege müssen auch Fremdbelege ordnungsgemäß erfasst, verbucht und archiviert werden. Hierbei kann dich eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk hervorragend unterstützen. Mit sevdesk kannst du Fremdbelege ganz einfach per Drag and Drop, Scan mit dem Smartphone per App oder mittels E-Mail erfassen.
Die clevere Belegerkennung unterstützt dich bei der Verbuchung von Fremdbelegen, indem Belegdaten wie Datum, Rechnungssteller oder Rechnungsbetrag automatisch erkannt und hinterlegt werden. Zudem kannst du mit sevdesk alle Belege GoBD-konform archivieren.
Für jedes Geschäftsdokument, so auch für Belege, gibt es individuelle Aufbewahrungspflichten und -fristen. Für Buchungsbelege und somit auch entsprechende Fremdbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren.
