Steuerberater online – die Alternative zur traditionellen Kanzlei
Das Internet bietet so einige Vorteile – auch für die Steuerberatung. Im Zeitalter der Digitalisierung musst du nicht mehr den klassischen Weg wählen und einen Steuerberater in der Kanzlei besuchen. Du kannst dich auch für einen Steuerberater Online entscheiden. Worauf du dabei achten solltest, verraten wir dir.
Was ist ein Online-Steuerberater?
War die Buchführung in der Vergangenheit mit jeder Menge Papier und der Beanspruchung von Lagerfläche verbunden, hat sich durch den Online Steuerberater einiges verändert. Entscheidest du dich für einen Online Steuerberater, ist ein Besuch in der Kanzlei überfällig. Demzufolge findet der Kontakt zwischen dem Steuerberater und seinem Mandanten ausgenommen über Online Chat, E-Mail, Post oder Telefon statt. Jedoch sind, abhängig von der Nähe des Mandantenwohnorts zur Kanzlei, natürlich auch Termine vor Ort möglich.
Was kostet ein Online Steuerberater? Ist eine Online Steuerberater kostenlos?
Eine professionelle Online Steuerberatung ist natürlich nicht kostenlos. Weder die klassische noch die online Steuerberatung sind kostenlos. Die Höhe der Kosten kann aber von Dienstleister zu Dienstleister variieren. In der Regel liegen die Ausgaben allerdings unter den Kosten für einen klassischen Steuerberater.
Tipp:
Unser Rechner zeigt dir auf, wie viele Kosten du mit der Buchhaltungssoftware sevdesk im Jahr sparen kannst.
Ist eine Online Steuerberatung legal?
Die Beauftragung eines Online Steuerberaters ist völlig legal. Hierbei handelt es sich schließlich um nichts anderes als eine klassische Dienstleistung eines Steuerberaters, wenn auch in digitaler Form.
Beispiele für Steuerberater online
Auch bei der Wahl deiner Online Steuerberatung solltest du bedacht vorgehen. Hier sind drei Beispiele für einen Steuerberater online:
- steueragenten
Wie funktioniert die Steuerberatung online?
Im ersten Schritt suchst du den für deine Steuer Angelegenheiten passenden Steuerberater aus.
Tipp: Lasse dich nicht zu sehr vom Preis beeinflussen. Möglicherweise ist gerade der etwas teurere Steuerberater genau der passende für dich. Achte mehr auf Service, Beratung und Fachkenntnisse des Dienstleisters. Wird der Steuerberater den Anforderungen deines Unternehmens gerecht? Lese die Bewertungen des Steuerberaters im Internet, um zu erfahren, was andere Mandanten über ihn schreiben. Nehme dir genügend Zeit, um dich ausreichend zu informieren. Schließlich hat der Steuerberater Einsicht in deine Finanzen. Demzufolge musst du dem Steuerberater Vertrauen können.
Während du früher gezwungen warst, Belege geordnet in einem Ordner aufzubewahren, kannst du sie heutzutage ganz bequem mit dem Smartphone abfotografieren und/oder einscannen. Die abfotografierten Belege werden über eine App direkt an eine Cloud weitergeleitet, auf die der Online Steuerberater direkten Zugriff hat. Dieser kann infolgedessen zeitnah alle Buchungen beleglos abwickeln.
Wissenswert: Das beleglose Buchen hat den großen Vorteil, dass der Papierverbrauch in deinem Unternehmen deutlich reduziert und die Umwelt maßgeblich entlastet wird.
Anstatt, dass dich nur ein Steuerberater wie bei der klassischen Steuerberatung betreut, steht bei einer Online Steuerberatung ein ganzes Team hinter dir. Manche Online Steuerberater beschäftigen sogar einen Außendienstmitarbeiter.
Funktionsumfang eines Online Steuerberaters
Die Aufgaben des Steuerberaters online unterscheidet sich nicht groß von dem eines klassischen Steuerberaters. Genauso wie der Steuerberater in einer Kanzlei, wirft die Online Steuerberatung einen Blick auf deine Finanzen. Der Funktionsumfang wird um folgende Punkte erweitert:
- Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER
- Erstellung einer betriebswirtschaftlichen Auswertung
- Buchhaltungskontrolle
- Datenexport für den Jahresabschluss, die Steuererklärung und/oder die Vorsteuererklärung.
Tipp: Da Fehler in der Buchführung ganz schnell sehr teuer werden können, von den Schäden für die Reputation gar nicht zu reden, ist der Online Steuerberater eine gute Möglichkeit, um die eigene Buchhaltung noch einmal auf eventuelle Lücken überprüfen zu lassen.
Online Steuerberatung – Das sind die Vorteile für Kleinunternehmer & Freiberufler
„Zeit ist Geld“ – insbesondere für Freiberufler und Kleinunternehmer gilt dieser Grundsatz. Bist du Kleinunternehmer oder Freiberufler und nutzt einen Steuerberater online, sparst du einiges an Zeit. Denn die zeitaufwendigen Beratungstermine in der Steuerkanzlei entfallen. Demgegenüber sparst du nicht nur an Zeit, sondern auch an Geld. Die Steuerberatung im Netz ist meist kostengünstiger als die Arbeit eines Steuerberaters in der Kanzlei.
Mithilfe der Online Steuerberatung erfolgt eine effiziente und kurzfristige Abwicklung der Steuererklärung und Umsatzsteuererklärung. Dadurch kannst du die Abgabefristen besser einhalten, da du auch kurzfristig deine Erklärungen an die Steuerberatung abgeben kannst.
Ein weiter Vorteil ist die Umweltfreundlichkeit. Das mag auf den ersten Blick etwas komisch klingen, allerdings sparst du durch die Digitalisierung der Dokumente einiges an Papier und das entlastet die Umwelt. Zudem entfällt die benötigte Lagerfläche und die damit verbundenen Unterhaltungskosten.
Muss ich um meinen Datenschutz und meine Datensicherheit besorgt sein?
Nein, der Online Steuerberater ist genau wie die klassische Steuerkanzlei an die Datenschutzrichtlinien der DSVGO gebunden. Zudem darfst du nicht vergessen, dass der Datenschutz nicht allein in der Hand des Steuerberaters liegt. Hierfür bist du als Firmenchef selbst in der Pflicht und zwar für alle Geräte deiner Mitarbeiter (Desktop-PC, Laptop, Smartphone, Tablet). Es ist deine Aufgabe dafür zu sorgen, dass deine Daten nicht verloren gehen bzw. unbefugte Dritte diese einsehen können.
Betreibst du einen Online-Shop musst du einen besonderen Wert auf die Datenschutzerklärung und DSGVO legen.
Kurze Datenschutz Tipps:
- Hotspots sind zwar für dich im alltäglichen Gebrauch ganz praktisch, stellen aber ein hohes Datenschutzrisiko dar, da Dritte hier den Datenverkehr fast ungehindert auslesen können.
- Halte Firewall und Antivirenprogramm auf all deinen Geräten immer aktuell.
- Laut DSVGO musst du immer einen sogenannten Datenverarbeitervertrag mit deinem Steuerberaters schließen.
Online Steuerberater: Das sind die Alternativen
1. Ganz traditionell: Der Steuerberater in der Kanzlei
Vorteile:
- ein direkter Ansprechpartner vor Ort
- hast du ein Problem kannst du einen Termin direkt in der Kanzlei verabreden
- über die Zeit baut sich ein gewisses Vertrauensverhältnis auf
- persönliche Betreuung
Nachteile
- höhere Kosten
- größerer Zeitaufwand
- der Unternehmer ist gezwungen sich auf die Fachkompetenz seines Steuerberaters verlassen zu müssen
- Das Erledigen der Steuererklärung und/oder der Umsatzsteuererklärung benötigt eine gewisse Vorlaufzeit
- Durch den persönlichen Kontakt mit dem Steuerberater kann es manchmal schwierig werden, wenn es zu einem Konflikt kommt. Es ist nun mal unumstößlich, dass bei Differenzen die Fakten gerne emotional gesehen werden, statt sachlich zu argumentieren.
2. Einem Steuerberater online Fragen stellen
Stehst du vor einem steuerlichen Problem, ist es in der Regel hilfreich, wenn du dich mit einer Frage bei einem Online Steuerberater zeitnah über die tatsächliche Sachlage und die damit verbundenen Möglichkeiten informieren kannst. Eine derartig schnelle und unkomplizierte Auskunft erleichtert das Unternehmerleben maßgeblich.
Natürlich kannst du auch das Web nutzen, um dir eine Zweitmeinung zu deiner Frage bei einem weiteren Steuerberater einzuholen. Hier sind einige Anbieter für eine online Beratung:
Die Cloud-Buchhaltungssoftware
Eine Cloud-Buchhaltungssoftware verfügt über dieselben Funktionen wie eine klassische Buchhaltungssoftware, allerdings mit einem kleinen Unterschied. Wie der Name bereits verrät werden die Daten in einer Cloud gespeichert. Je nach Anbieter muss für den Datenzugriff eine sogenannte Client-Software installiert werden.
Cloud-Buchhaltungssoftware vs. Online Steuerberater
Möchtest du in Zukunft die steuerlichen Angelegenheiten deiner Firma über einen Online Steuerberater abwickeln, erleichtert eine Cloud-Buchhaltungssoftware den Vorgang deutlich. Zudem bringt die Software einige Vorteile für dein Unternehmen außerhalb der steuerlichen Angelegenheiten mit sich. Eine Buchhaltungssoftware ersetzt jedoch nicht den Steuerberater. Das beste Ergebnis erhältst du nur bei enger Zusammenarbeit zwischen Buchhaltungssoftware und Steuerberater. Daher ist es von Vorteil, wenn dein Buchhaltungsprogramm einen direkten Steuerberaterzugang anbietet.
Die Vorteile der Cloud-Software
Der große Vorteil der Cloud: du bist weder an Ort, noch an Zeit gebunden. Du kannst wann immer und wo immer du möchtest auf die Buchführung der Firma zugreifen. Falls du mit deiner Software auch Rechnungen schreiben kannst, so ist das auch an jedem Ort möglich. Hierfür benötigst du nur eine sichere Internetverbindung und ein Gerät, mit welchem du einen Browser (Internet) öffnen kannst.
Die Sicherheit wird bei den Anbietern einer Cloud Software groß geschrieben. Für dich heißt das, dass du dich in der Regel nicht um ein Datensicherungskonzept kümmern musst. Außerdem gelten für diese Softwares strenge Datenschutz-Richtlinien. Ein kleiner Tipp: Achte bei der Wahl der Software darauf, dass sie RKSV-konform ist. So sind deine Belege immer korrekt erfasst und archiviert.
Eine Buchhaltungssoftware in der Cloud ist digital. Dementsprechend musst du deine Geschäftsunterlagen nicht mehr umständlich ausdrucken, in einem Ordner abheften und diesen Ordner an den Steuerberater geben. Der Steuerberater hat jederzeit Zugriff auf deine Buchhaltung. Das erspart dir enorm viel Zeit und Papier.
Im Vergleich zu einer Desktop Version ist die Benutzeranzahl einer Cloud Version nicht begrenzt. Du kannst, meist gegen eine kleine Gebühr, so viele Benutzer wie du möchtest anlegen.
Die Nachteile einer Cloud-Software
Bist du gerade unterwegs und befindest dich in einem Funkloch, kannst du leider nicht auf die Software zugreifen. Um mit der Software zu arbeiten, benötigst du immer eine stabile Internetverbindung.
Ist der Server der Cloud aus- bzw. überlastet, kann deine Arbeitsgeschwindigkeit darunter leiden oder du kommst erst gar nicht in die Software rein.
Zwar wir die Sicherheit bei den Anbietern einer Buchhaltungssoftware in der Cloud groß geschrieben, so ist die Datensicherheit dennoch ein heikles Thema. Du musst immer im Hinterkopf behalten, dass hier besonders sensible Daten deiner Firma abgespeichert werden. Dementsprechend muss dein Vertrauen der Software gegenüber groß sein.
Tipp: Entscheide dich am besten für einen Cloud-Service mit einem deutschen bzw. europäischen Sitz, da sich diese an die europäische Datenschutzrichtlinie halten müssen. Achte außerdem darauf, dass alle Sicherheitsmaßnahmen, wie beispielsweise eine SSL-Verschlüsselung oder eine RKSV Konformität eingehalten werden.
