Digitale Buchhaltung: So automatisierst du deine Buchführung
Falls du wie viele andere Menschen deine Fahrkarten längst auf dem Handy kaufst und auch die meisten anderen Dinge am Computer oder mit dem Smartphone regelst, dann ist die digitale Buchhaltung für dich der nächste logische Schritt. Wir zeigen dir, wie sie funktioniert, wie du ein digitales Buchhaltungssystem aufbaust und welche Vorteile (und Nachteile) das für die Bearbeitung deines Papierkrams hat.
So funktioniert die digitale Buchhaltung
Kurz gesagt: In der digitalen Buchhaltung geht es darum, alle Belege und Dokumente zu digitalisieren, damit du (oder dein Team) komplett papierlos arbeiten kann. Von chaotischen Papierbergen kannst du dich so verabschieden.
Konkret bedeutet das: Damit du weißt, welche Einnahmen und Ausgaben dein Unternehmen hat, buchst du diese Vorgänge im Rahmen der Buchführung. Du dokumentierst so alle Zahlungsvorgänge. Und genau darum geht es auch bei der digitalen Buchhaltung. Doch worin unterscheidet sie sich von der klassischen Buchführung?
Nun, die für die Buchhaltung nötigen Unterlagen werden hierbei nicht mehr in Papierform verarbeitet, sondern digitalisiert. Ausgangsrechnungen erstellst und versendest du direkt online und Eingangsrechnungen scannst du ein und legst sie in einem digitalen Archiv ab (das genannte "ersetzende Scannen").
Die digitale Buchhaltung funktioniert also papierlos. Und weil eine Umstellung auf papierlose Verfahren in einem „traditionellen“ Bürobetrieb einige Veränderungen mit sich bringt, erklären wir dir im nächsten Punkt Schritt für Schritt, wie du deine Buchhaltungsdaten am besten digitalisierst.
Eins kannst du dir aber schon merken: Für die digitale Abwicklung deiner Buchhaltungsprozesse brauchst du eine gute Buchhaltungssoftware.
Alle Infos zum papierlosen Bürobetrieb findest du auch in folgendem Video:
Diese Vorschriften und Pflichten gelten bei digitaler Buchhaltung
Mithilfe der papierlosen Buchhaltung lassen sich viele Prozesse vereinfachen und schneller umsetzen. Aber gerade, weil dabei alles digital erfolgt, gilt es, besondere Vorschriften zu beachten. Zum einen sollte die digitale Buchhaltung GoBD-konform sein, zum anderen braucht es eine Verfahrensdokumentation. Beides stellen wir dir an dieser Stelle vor.
GoBD
Als Unternehmer bist du verpflichtet, die GoBD einzuhalten. Dabei handelt es sich um eine Vorgabe des Bundesministeriums der Finanzen, auf deren Basis alle steuerlich relevanten Unterlagen in einem Unternehmen ordnungsgemäß aufbewahrt und geführt werden. So müssen etwa alle Vorgänge im Rechnungswesen vollständig, einzeln und nachvollziehbar aufgezeichnet werden.
Zudem müssen sie unveränderlich und revisionssicher dokumentiert werden. Mit einer digitalen Buchhaltungssoftware wie sevDesk bist du auf der sicheren Seite. Betriebe halten damit die GoBD einfach ein, ohne sich um Details kümmern zu müssen.
Verfahrensdokumentation
Für Unternehmen verpflichtend ist auch die Verfahrensdokumentation. Darin hältst du genau fest, welche technischen und organisatorischen Schritte in deinem Unternehmen dafür sorgen, dass alle gespeicherten Unterlagen im Sinne der GoBD und der Vorgaben des Handelsgesetzbuchs nachprüfbar und nachvollziehbar sind. Du musst zum Beispiel im Voraus festlegen, wie genau Belege und eingehende Rechnungen gescannt und im Rechnungswesen verbucht werden, damit die Qualität der Scans stimmt und Fehler vermieden werden.
Mit diesen 4 Schritten digitalisierst du deine Buchhaltung
Bist du noch unsicher, wie du dein Buchhaltungssystem digitalisieren kannst? Die folgenden vier Schritte zeigen dir den Weg zur digitalen Buchhaltung.
1. Schritt: Schaffe die Voraussetzungen für die digitale Buchführung
Die papierlose Buchhaltung betrifft besonders zwei Bereiche im Unternehmen: die Hardware und deine Mitarbeiter. Um deine Buchhaltung zu digitalisieren, musst du in beiden Bereichen aktiv werden.
Was die Hardware angeht, solltest du dir zum Beispiel auf einen funktionalen und schnellen Scanner anschaffen, um das Einscannen aller anfallenden Papierbelege möglichst einfach zu bewerkstelligen. Inzwischen ist es mit Programmen wie sevDesk sogar möglich, Belege mit dem Smartphone zu scannen. In jedem Fall braucht es leistungsstarke Laptops oder PCs für dich und / oder deine Mitarbeiter, damit alle gut im papierlosen Büro arbeiten können.
Apropos Mitarbeiter: Hier gilt es, vor allem zwei Punkte zu beachten.
- Digitalisierung heißt Veränderung: Nicht jeder Mensch kommt damit in gleicher Weise gut zurecht. Erkläre daher möglichst frühzeitig, warum du mit einer papierlosen Buchhaltung starten willst und welche Vorteile du dir davon erwartest. Gehe auf die Sorgen und Nöte deines Personals ein und sorge dafür, dass sich alle nach und nach an die neuen Buchhaltungsprozesse gewöhnen können.
- Sorge dafür, dass die Kenntnisse deiner Mitarbeiter up to date sind. Nichts ist frustrierender, als wenn der Wille zur Digitalisierung da ist, es aber an den nötigen Fähigkeiten und Kompetenzen scheitert. Kümmere dich also um eine entsprechende Weiterbildung und Schulung.
2. Schritt: Hole deinen Steuerberater ins Boot
Wichtig ist es auch, dass du deinen Steuerberater über deine Pläne informierst. Zum einen kannst du dich so noch einmal zu den anstehenden Veränderungen in deinem Buchhaltungssystem beraten lassen, zum anderen kann dir dein Steuerbüro vielleicht auch Tipps für die richtige Buchhaltungssoftware geben. Außerdem klärst du so, ob dein Steuerbüro die Zusammenarbeit überhaupt digital anbieten kann und will.
Gut zu wissen: Mit einer guten Buchhaltungssoftware kannst du einige Aufgaben, v.a. in der vorbereitenden Buchhaltung, selbst erledigen und so Kosten sparen. Informiere deinen Steuerberater also auch darüber, welche Themen du in Zukunft selbst erledigst (oder planst zu erledigen).
Entscheide dich idealerweise für eine Buchhaltungssoftware mit einer Anbindung an DATEV. So kannst du deine digitalen Daten ganz einfach elektronisch an deine Steuerkanzlei übermitteln. Erfahre mehr darüber, wie die Zusammenarbeit zwischen sevDesk und dem Steuerbüro funktioniert.
3. Schritt: Finde die richtige Buchhaltungssoftware
Dein neues Buchhaltungsprogramm sollte alle nötigen Arbeitsprozesse einer papierlosen Buchhaltung beherrschen, also zum Beispiel Papierbelege automatisiert verbuchen, den Zahlungsabgleich automatisch durchführen oder die digitale Erfassung von Belegen und Archivierung von Buchhaltungsdaten ermöglichen. Wichtig ist auch, dass sie GoBD-konform arbeitet. Die Buchhaltungssoftware von sevDesk bietet zum Beispiel all diese Funktionen (und noch mehr).
Erkundige dich bei deinem Steuerberater, welche Programme empfehlenswert sind. Die meisten Steuerkanzleien nutzen DATEV, um später Daten mit deinem Buchhaltungsprogramm auszutauschen. Es sollte also unbedingt eine einfache Möglichkeit geben, deine Daten in DATEV einzuspielen.
Versuche zudem, einen Überblick über die anfallenden Kosten der Umstellung zu erhalten. Ausgaben für Schulungen, Wartungen usw. können ein vermeintlich günstiges Buchhaltungsprogramm schnell teuer werden lassen. Eine moderne, cloudbasierte Software ist hier oft eine gute Wahl.
4. Schritt: Lass dein Steuerbüro prüfen, ob deine digitale Buchhaltung die Tax-Compliance erfüllt
Wenn alles eingerichtet ist und läuft, kontaktiere erneut deinen Steuerberater. Besprich mit ihm die genaue weitere Zusammenarbeit und lass dir ggf. zeigen, auf welche Konten du deine Belege verbuchen sollst.
Die Steuerkanzlei sollte jetzt zudem überprüfen, ob dein neues Buchhaltungssystem alle Anforderungen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) erfüllt. Andernfalls könnte das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung meckern. Damit du später nachweisen kannst, dass du deine digitale Buchhaltung GoBD-konform umsetzt, brauchst du hier auch die oben bereits erwähnte Verfahrensdokumentation.
Vorteile der digitalen Buchhaltung
Die "fehlenden" Papierberge sind nur ein positiver Aspekt der Umstellung. Die digitale Buchhaltung bietet noch viele weitere Vorteile:
- Du brauchst weniger Platz für die Archivierung deines Papierkrams.
- Du kannst deine Prozesse in der Buchführung automatisieren und beschleunigen (z. B. weil das Sortieren von Belegen entfällt).
- Du verbrauchst weniger Papier.
- Du gewinnst mehr Übersichtlichkeit im Rechnungswesen (z. B. von Vorteil bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt).
- Du kannst Belege in Rekordzeit finden – denn du kannst Suchfunktionen nutzen.
- Du erfüllst du Anforderungen der GoBD mit Leichtigkeit.
- Du arbeitest noch einfacher mit deinem Steuerberater und dem Finanzamt zusammen, da du Schnittstellen nutzen kannst.
- Du ermöglichst ortsunabhängiges Arbeiten.
Die digitale Buchhaltung spart dir langfristig also vor allem Zeit und Geld – mit der richtigen Buchhaltungssoftware sogar noch mehr.
Nachteile der digitalen Buchhaltung
Möchtest du dein Buchhaltungssystem digitalisieren, sind aber auch ein paar Herausforderungen zu meistern. Zu Beginn musst du mit etwas erhöhten Kosten rechnen, da du vielleicht in neue Hardware investieren oder Schulungen für Mitarbeiter veranstalten musst. Außerdem fällt künftig ein gewisser Zeitaufwand für die Digitalisierung deiner Belege im Rechnungswesen an. Setzt du jedoch auf eine moderne Software, mit der du deine Dokumente per App digitalisieren kannst, geht das im Alltag erstaunlich schnell. Und in der klassischen Buchhaltung müsstest du dich ja auch um die Ablage kümmern.
Darauf sollten Selbständige bei der digitalen Buchhaltung besonders achten
Häufig steht am Ende der Überlegungen zum papierlosen Büro die folgende Frage: Welche Buchhaltungssoftware eignet sich für kleine Unternehmen? sevDesk ist hier eine gute Lösung für dich.
Für eine effiziente papierlose Buchhaltung ist es wichtig, dass du Belege einfach scannen und verarbeiten kannst. Mit sevDesk geht das ganz bequem per Smartphone: Du scannst deine Belege und sendest sie direkt ins System. Neben der digitalen Rechnungsverarbeitung bietet sevDesk auch Funktionen zum digitalen Bezahlen und automatischen Abgleichen offener Rechnungen. Falls mal eine Zahlung ausbleibt, kannst du direkt aus dem System eine Zahlungserinnerung verschicken. Außerdem kannst du mit dem Online-Kassenbuch auch Bartransaktionen problemlos verbuchen
Diese Kosten fallen bei digitaler Buchhaltung an
Die Kosten für die Einführung eines digitalen Buchhaltungsprogramms mit automatischem Mahnwesen und Anbindung an DATEV für den Steuerberater sind insgesamt überschaubar. Zunächst einmal musst du lediglich in einen leistungsfähigen Scanner und in die Software selbst investieren. Zudem können Kosten für die Schulung deiner Mitarbeiter sowie für einen anfangs erhöhten Aufwand in der Steuerkanzlei anfallen.
Fazit
Die Umstellung auf die digitale Buchhaltung ist ein entscheidender Schritt in die Zukunft für jedes Unternehmen, das effizient und zeitgemäß arbeiten möchte. Du weißt jetzt, wie du deine Buchführung automatisieren und dadurch erheblich vereinfachen kannst. Vom Aufbau eines digitalen Systems bis hin zur Einhaltung wichtiger gesetzlicher Vorschriften – du bist jetzt bestens auf deine Umstellung vorbereitet.
Zwar erfordert der Übergang anfangs etwas Investition in Zeit und Ressourcen, doch die langfristigen Vorteile wie Zeitersparnis, verbesserte Übersichtlichkeit und GoBD-Konformität sind unbestreitbar. Ob für Gründer, Selbstständige oder kleine Unternehmen, die digitale Buchhaltung ist der Schlüssel zu einer schnelleren, übersichtlicheren und letztendlich kostengünstigeren Finanzverwaltung.
