Outsourcing: Die Geheimwaffe für deine Selbstständigkeit

1. Outsourcing vs. Festanstellung – Zeit oder Geld investieren?

„Jede fünfte Person ist bereits ein Freelancer.“ Was laut Studien der Etengo Deutschland AG in der IT-Branche längst gängige Praxis ist, wird gerade für dich als Existenzgründer immer wichtiger.

Aber zunächst: Was ist eigentlich Outsourcing? Outsourcing lässt sich mit Auslagerung oder Ausgliederung übersetzen. Grundsätzlich meint man damit alle Maßnahmen, die Leistungen oder Teilleistungen aus dem Unternehmen heraus an einen Dritten verlagern.

Einfacher ausgedrückt: Alles was ein Betrieb nicht selber machen kann oder will, machen ein oder mehrere externe Unternehmen für ihn.

Während man früher lediglich in der Fertigungsindustrie die Produktion auslagerte, werden heutzutage branchen- und abteilungsübergreifend eine Vielzahl von Arbeitsprozessen an Externe abgegeben. Sinn macht dieses Vorgehen mit einem Blick auf die Verteilung der Gesamtkosten in einem Unternehmen. Im produzierenden Gewerbe liegen Personalkosten bei 30 %.

Bei Dienstleistern sind bis zu 80 % keine Seltenheit. Was verursacht als wirklich Kosten in deinem Betrieb? Richtig, dein Personal! Wie viele Mitarbeiter kannst und willst du dir also leisten?

Um diese Frage zu beantworten, lass mich dir zunächst eine Gegenfrage stellen: Investierst du lieber Zeit oder Geld? Als Selbstständiger scheint es dem Wortlaut nach naheliegend zu sein „selbst“ und „ständig“ Zeit zu investieren – sowohl deine eigenen Zeit, als auch die deiner Mitarbeiter. Der Begriff „Insourcing“ kann verwendet werden, um dieses Vorgehen zu beschreiben.

Alternativ kannst du genauso gut Geld investieren. Sollen doch Andere die unbeliebten Aufgaben für dich erledigen. Ja genau, an dieser Stelle betreibst du Outsourcing! Kostet zwar etwas, spart aber deine kostbare Zeit. Beide Seiten bringen Vor- und Nachteile mit sich, die ich für dich zusammengefasst habe:

Die Verbindung „Geld – Outsourcing“ und „Zeit – Insourcing“ sollte nur als Denkanstoß dienen und ist sicherlich nicht über jeden Zweifel erhaben. Aber halten wir schonmal fest: Durch ausgelagerte Arbeit kann man, wenn man’s richtig macht, Geld sparen. Gleichzeitig kann man durch die frei gewordene Zeit neues Geld erwirtschaften. Praktisch, oder? Wie’s im Detail funktioniert, erkläre ich dir im zweiten Abschnitt.

2. Wie und wann „outsource“ ich richtig?

Interesse am Outsourcing geweckt? Ja? Das ist schon mal gut. Aber wie funktioniert nun das Ganze? Ein Tipp aus der Praxis kann nicht schaden, dachte ich mir, und befragte einen befreundeten Online-Marketer zu diesem Thema. Als erfolgreicher Online-Händler hat er auf diesem Gebiet reichlich Erfahrung. Er bestätigte mir ebenfalls wie wichtig Outsourcing ist:

 „Mittlerweile kann man gerade als Existenzgründer immer einfacher auf Outsourcing zugreifen. Auf entsprechenden Plattformen sucht man sich ganz einfach Freelancer, Webentwickler oder Projektmanager aus aller Welt. Die sind zum einen billiger wie festangestellte Mitarbeiter und kosten gleichzeitig auch weniger wie entsprechende Personen auf dem deutschsprachigen Markt.  

Ich persönlich lagere auch Arbeiten aus, die ich eigentlich selbst hinbekommen würde. Ein von mir engagierter Fachmann ist aber auf die Stunde gerechnet billiger und arbeitet deutlich produktiver. Die eingesparte Zeit nutze ich dann, um neue Kunden an Land zu ziehen – klassische Win-Win-Situation.“

Outsourcing in Perfektion erleben? Timothy Ferriss beschreibt in seinem Bestseller Die 4-Stunden Woche – Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben wie leicht das funktionieren kann. Der US-amerikanische Lifestyle-Experte arbeitet Anfang der Jahrtausendwende zunächst als klassischer Angestellter bei einem IT-Unternehmen. Schlechte Bezahlung und 60-Stunden-Wochen veranlassen ihn nach nur einem Jahr sich selbstständig zu machen.

In den darauffolgenden Jahren schuftet sich der ehrgeizige Unternehmer fast tot (mehr als 12 Stunden pro Tag – sieben Tage die Woche), baut sich als Belohnung jedoch auch ein hochprofitables Unternehmen auf. Aber was bringt einem viel Geld, wenn man keine Zeit hat es auszugeben? Richtig, reichlich wenig! Ferris bewegen letztendlich gesundheitliche Probleme im Juni 2004 zu einem radikalen Umdenken.

Er beginnt seine persönliche Arbeitszeit zu reduzieren. Er erhöht seine Arbeitsproduktivität erheblich. Aber das wichtigste: Viele Aufgaben seiner Internet-Firma lagert er aus. Dadurch spart der Geschäftsmann Zeit und Geld. Nach Jahren der Schufterei schafft es Ferriss endlich sein Leben zu genießen. Damit andere Menschen dieses Ziel verwirklichen können, rät er derweil zu unkonventionellen Dingen: Wie schaffe ich mir zeitfressende Bürotätigkeiten vom Hals? Ferriss empfiehlt virtuelle Assistenten aus Entwicklungsländern für sich arbeiten zu lassen.

Outsourcing klappt also tatsächlich. Das zeigen zu mindestens diese beiden Beispiele. Als Voraussetzung gilt aber wie bei so vielem: Du musst es richtig machen! Aber was heißt richtig? In der Betriebswirtschaft greift man gerne zu einem altbewährten Mittel: Kosten und Nutzen gegenüberstellen! Also machen wir das auch. Vergleicht man feste und freie Mitarbeiter lässt sich ein Break Even Point ermitteln. Das heißt, bis zu einem gewissen Zeitpunkt sind freie Mitarbeiter günstiger als Festangestellte.

Im Break Even Point spielt es im Grunde keine Rolle, ob du dich für einen Freelancer oder einen festen Mitarbeiter entscheidest. Nach Break Even solltest du unbedingt einen Festangestellten für dich arbeiten lassen. Ab welchem Zeitpunkt dieser Break Even Punkt erreicht wird, ist von Branche zu Branche unterschiedlich. Als groben Richtwert kannst du dir merken: eine Festanstellung macht bei einer Beschäftigung ab einem Jahr mehr Sinn.

Du siehst also: Die Dauer wie lange jemand Arbeiten für dich erledigen soll, beeinflusst die Entscheidung. Gib die Aufgabe bei kleineren, einmaligen Projekten ruhig an einen externen Dienstleister! Bei langfristigen und wiederkehrenden Arbeiten sind du oder deine (neuen) Mitarbeiter gefragt!

Hier der Hinweis, dass gerade das digitale Zeitalter viele Möglichkeiten bietet Arbeit aus dem Betrieb auszulagern. Man muss nur wissen, wo man die Menschen findet, die einem gegen Bezahlung das Leben erleichtern. Im folgenden Abschnitt gibt’s einige Vorschläge.

3. Freie Mitarbeiter suchen und finden!

Habe ich dich davon überzeugt, dass du durch freie Mitarbeiter Zeit und Geld sparen kannst? Freut mich! Jetzt musst du nur noch wissen, wo du deine zukünftigen Freelancer findest.

Im Web gibt es hierfür sehr viele Plattformen, die dich bei der Suche unterstützen wollen. Ich will dir drei Portale näher vorstellen:

Upwork

Upwork ist die weltweit größte freelancing Plattform. Neun Millionen registrierte Nutzer kann das Netzwerk vorweisen und jährlich werden etwa drei Millionen Projekte ausgeschrieben, woraus ein Umsatz von circa einer Milliarden USD entsteht. Als selbstständiger Unternehmer bietet das Portal entweder die Möglichkeit Freelancer direkt zu suchen oder ein ganzes Projekt online zu stellen.

Letztere Option hat den Vorteil, dass sich die Freelancer ihrerseits auf den von dir ausgeschriebenen Job bewerben können. Du kannst selbst auswählen, wer am besten zu dir passt. Auch mein befreundeter Online-Marketer schwärmt von diesem Anbieter: „Upwork verwende ich beispielsweise für Software-Entwicklung, weil ich erstens kein Entwickler bin und es zweitens sehr teuer wäre entsprechende Software in Deutschland entwickeln zu lassen. Für mich ein ideales Tool.“

Twago

Twago betitelt sich selbst als größter Marktplatz für Freelancer im pan-europäischen Raum. In Zahlen heißt das: 270.000 registrierte Nutzer stehen rund 70.000 Projekten gegenüber. Hier findest du überwiegend potenzielle, freie Mitarbeiter für die Bereiche (Web-)Design, Web-Entwicklung, Text oder (Online-)Marketing. Nachteil an Twago ist die Provision, die das Netzwerk als Vermittler einbehält.

Fiverr

Gerade wenn es um kleinere Projekte geht, bietet die Online-Plattform Fiverr alles, was das Herz begehrt. Microjobs, sprich internet-basierte Dienstleistungen, werden in diesem Netzwerk bereits ab fünf USD angeboten. Dir empfehle ich die Vermittlungsplattform gerade bei Grafikdienstleistungen. Für kleines Geld lassen sich hier tolle Ergebnisse erzielen.

Outsourcing ist die Zukunft (mit Einschränkungen)

Man muss nicht der hellste Stern am Nachthimmel sein, um zu bemerken: Im Online-Bereich gibt es schier endlose Möglichkeiten kostengünstig fremde Menschen für sich arbeiten zu lassen. Damit sparst du deine Zeit und die deiner Mitarbeiter. Das Outsourcing auch über die Auslagerung kleinere Tätigkeiten hinausgehen kann, wird immer wieder mit Blick auf das produzierende Gewerbe deutlich. In deutschen Industrieunternehmen wird teilweise die gesamte Produktion ausgelagert.

Wäre das auch was für dich? Ich sage entschieden: Nein! Für dich als Existenzgründer halte ich das Vorgehen gesamte Geschäftsbereiche auszulagern für wenig sinnvoll. Das gilt übrigens für kleinere Unternehmen im Allgemeinen. Erstens verursacht großangelegtes Outsourcing unter Umständen sehr hohe Kosten. Zweitens fehlt dem externen Dienstleister, an den der Geschäftsbereich ausgelagert wurde, höchstwahrscheinlich die Identifikation mit deinem Betrieb. Sowas braucht dein Unternehmen nicht!

Setze stattdessen Outsourcing lediglich unterstützend ein. Arbeiten, die du oder deine Mitarbeiter nicht schnell und produktiv erledigen können, dürfen an externe Mitarbeiter abgegeben werden. Klingt das nicht gut?

4. Handlungsempfehlung für Existenzgründer!

Die Financial Times Deutschland gab bereits im Jahr 2004 eine Handlungsempfehlung mit den zehn wichtigsten Tipps für effektives Outsourcing. In Anlehnung an diesen Beitrag nun meine Handlungsempfehlung an dich:

1. Ziele – Warum will ich outsourcen?

Mache dir gleich zu Beginn bewusst, warum du eine gewisse Arbeit nicht mehr selbst machen solltest. In der Regel tust du das, weil du zum einen Zeit und zum anderen Geld sparen willst. Hinterfrage deshalb, ob dieses Ziel durch Outsourcing realisiert wird oder ob es Alternativen gibt (z.B. neue Mitarbeiter einstellen).

2. Aufgaben – Was will ich outsourcen?

Gesamte Geschäftsbereiche auszulagern, halte ich nur für bedingt praktikabel. Lohnenswerter ist es kleinere Projekte abzugeben, die entweder viel Zeit in Anspruch nehmen oder das Knowhow von dir und deinen Mitarbeitern übersteigen. Achte gezielt darauf, ob diese Projekte bzw. Aufgaben immer wieder kommen. Wenn ja, stelle jemand Neues ein. Ein festangestellter Mitarbeiter mit Expertise auf diesem Gebiet ist auf lange Sicht die beste Lösung. Hier der Hinweis: Bei der Frage ‚Was will ich outsourcen? ‘ durchaus abstrakter denken!

Nicht nur Tätigkeiten im unmittelbaren Kontext des Online-Auftritts kannst du auslagern. Mittlerweile gibt es auch eine Vielzahl an Dienstleistern, die dir virtuelle Assistenten zur Seite stellen. Diese unterstützen dich bei zeitfressenden Angelegenheiten wie Marktrecherche oder E-Mail-Korrespondenz.

3. Auswahl – Wie und mit wem will ich outsourcen?

In Kapitel drei wurde bereits erläutert, wie man den passenden freien Mitarbeiter sucht und findet. Achte lediglich darauf, dass der Freelancer zu deinem Unternehmen passt und nimm dir bei diesem Vorgehen die nötige Zeit. Im Klartext heißt das: Billig bedeutet nicht zwangsläufig gut. Umgekehrt ist teuer kein Kriterium für Qualität. Lass dir Arbeitsproben vom potenziellen, freien Mitarbeiter zukommen. Schnell wirst du feststellen, wer sein Geld wert ist.

4. Verantwortlichkeit und Briefing

Definiere ganz klar, wer mit dem freien Mitarbeiter in Kontakt steht und das ausgelagerte Projekt begleitet. Projektmanagement ist sehr wichtig. Bedeutet auch: der engagierten Freelancer wurde exakt instruiert. Ein genaues Briefing erspart einem im Anschluss viel Arbeit und sorgt dafür, dass das Projekt nach deinen Wünschen realisiert wird.

5. Service

Nach einem Projekt kann es zu Problemen kommen. Du solltest dich also schon frühzeitig erkundigen, ob der ausgewählte Freelancer oder Dienstleister dir auch später zur Verfügung steht. Erkundige dich in diesem Zug unbedingt, ob dieser Service zusätzliche Kosten verursacht.

6. Vertrauen und Respekt

Rufe dir noch einmal ins Bewusstsein, warum du ein gewisses Projekt ausgelagert hast? Richtig, weil du auf diesem Gebiet nicht über die notwendigen Fähigkeiten bzw. ausreichende Produktivität verfügst. Vertraue also auf den für dieses Projekt ausgewählten, freien Mitarbeiter. Er besitzt jene Expertise, die dir fehlt und die du benötigst. Gegenseitiger Respekt ist gefragt.

7. Kontrolle

Trotz Vertrauen und Respekt sollte nach dem Projekt kontrolliert werden, ob alles nach deinen Wünschen realisiert wurde. „Der Kunde ist König“ und in dem Fall bist du der Kunde, der schließlich bezahlt.

5. Fazit

„Zeit ist Geld“ und Zeit und Geld sind als Existenzgründer Mangelware. Es ist also höchste Eisenbahn dein Portemonnaie und deine kostbare Zeit zu schonen. Und immer daran denken: Du kannst nicht alles selber tun! Also egal, ob du Dich für feste oder freie Mitarbeiter entscheidest, gib einen Teil deiner Arbeit ab. Dadurch nimmst du ein bisschen Verantwortung von deinen Schultern.

Zum Abschluss in aller Kürze: Ein gesunder Mittelweg aus festen und freien Mitarbeitern ist gefragt! Immer wieder einzelne Projekte auszulagern, wird dir langfristig aber definitiv weiterhelfen – also trau dich!

In unserem Lexikon haben wir uns übrigens ebenfalls kurz und prägnant mit dem Thema Outsourcing befasst. Ein Blick hinein lohnt sich!