Büroorganisation: Tipps für Ablage, Schreibtisch & Co. – plus Checkliste

Was versteht man unter Büroorganisation?

Der Name Büroorganisation ist im Grunde genommen bereits Programm. Er setzt sich zusammen aus „Organisation“ und „Büro“. Es geht also um die Organisation und Ordnung innerhalb des Büros oder ganz allgemein am eigenen Arbeitsplatz.

Büroorganisation bzw. Büromanagement ist dabei eine wichtige Kernkompetenz, wenn du als Sekretär/-in arbeitest, aber auch im Backoffice, als Assistenz der Geschäftsführung oder ganz einfach in deinem eigenen Büro ist es wichtig.

Ordnung halten ist nicht immer leicht, denn es bedarf einiger Planung, um die Organisation erst einmal zu gestalten. Hierfür ist es wichtig, die eigenen Arbeitsabläufe zu kennen, um diese sowie die angrenzende Organisation planen zu können.

Eine gute Büroorganisation kommt außerdem auch deinem Zeitmanagement zugute: Mit einem aufgeräumten Schreibtisch, einem strukturierten Ablagesystem (online und offline) und in einem ordentlichen Arbeitszimmer/ Bürogebäude arbeitet es sich deutlich effizienter, besser und angenehmer.

Was zählt zur Büroorganisation?

Ordnung im Büro – so viel ist klar. Doch welche Bereiche gehören eigentlich zur Büroorganisation und der damit verbundenen Ordnung und Struktur? Wir klären auf.

Das meiste betrifft die digitale Büroorganisation. Bei diesem Bereich geht es um Briefe/Mails, also um das Thema Korrespondenz im Allgemeinen, aber auch die Arbeit am PC. Alles, was digital stattfindet, muss ebenfalls organisiert und geordnet werden. Sei es Dateien auf dem Desktop, Protokolle des letzten Meetings oder Bestätigungen, wenn du eine Veranstaltung organisieren solltest. All das taucht digital auf deinem Computer auf und liegt quasi virtuell auf einem riesigen Platz – dieser muss organisiert und sortiert werden.

Unterteilen lässt sich die digitale Büroorganisation in folgende Abschnitte:

 
• E-Mails
 
• Desktop
 
• Dokumente
 
• Notizen
 
• Sonstiges

Tipps zum Ordnung halten und bewahren im Büroalltag

Um das eigene Büro sowohl online als auch offline zu organisieren, gibt es einige Tipps. Wir möchten dir nachfolgend die besten Tipps für Dokumente, Ablage und Co. mit auf den Weg geben. So bist du bestens gerüstet und kannst dir beispielsweise eine Struktur bei der Datenablage überlegen, deinen Schreibtisch verwalten und bei der Arbeit papierlos agieren. Alles hilfreiche Maßnahmen, um die eigene Büroorganisation voranzutreiben.

Die besten Tipps für den Schreibtisch

Los geht es mit der Büroorganisation ganz allgemein am Schreibtisch. Dieser ist oft das Herzstück deiner Arbeit. Ist er vollgestopft mit Papieren und Dokumenten, ist es schwer, den Überblick zu bewahren und konzentriert zu arbeiten. Generell macht ein aufgeräumter Schreibtisch außerdem einen guten Eindruck auf Kunden und Kundinnen oder Kollegen und Kolleginnen. Du hast zudem mehr Bewegungsfreiheit, kannst dich besser konzentrieren und im Zweifel suchst du weniger und sparst damit Zeit.

Doch wie organisiert man seinen Schreibtisch? Mit einem guten Ablagesystem. Hier gibt es verschiedene Optionen und Ideen:

 
• Du kannst mit verschieden farbigen Ordnern arbeiten und in den Ordnern Register verwenden. Auch Inhaltsverzeichnisse sind sinnvoll.
 
• Alternativ oder zusätzlich kannst du Ablagefächer nutzen, die durch ihre individuelle Beschriftung Klarheit verschaffen.
 
• Wichtig ist, dass du dein gewähltes System nutzt und regelmäßig sortierst sowie abheftest.
 
• Wenn du Notizen (zum Beispiel während eines Telefonats) schreibst, sollten die Zettel nicht auf dem Schreibtisch herumfliegen. Hier bietet sich ein Notizbuch für Notizen und Gedanken aller Art an.
 
• Auch ein Korb oder eine Ablage für einen Posteingang ist ratsam, wenn du viele Dokumente auf dem Schreibtisch hast. Diesen kannst du idealerweise täglich sortieren und leeren.
 
• Und schlussendlich noch ein Rat – der Papierkorb, auch er sollte genutzt werden. Wegwerfen tut gut und viel Zettelkram wird überhaupt nicht benötigt.

Diese Maßnahmen helfen dir einerseits bei der Konzentration, bieten gleichzeitig eine hohe Zeitersparnis und du hinterlässt außerdem für Außenstehende einen guten Eindruck. Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt aber auch generell für Ordnung im Kopf und damit auch bei deiner Arbeit.

Die besten Tipps bei Dokumenten - online und offline

Wir bleiben bei Zetteln, erweitern dieses Thema nun aber auch auf Online-Dokumente. Es geht bei dem Büromanagement also nicht nur um Zettel auf deinem Tisch, sondern auch auf deinem PC. Auch hier ist eine sinnvolle Ablage in Form einer logischen Ordnerstruktur nützlich.

Sammle also nicht nur Dokumente „offline“ in einem Ablagesystem, um Papierstapel zu vermeiden, sondern auch online. Du kannst hierfür verschiedene Ordner nutzen, beispielsweise eine Vorab-Sortierung auf dem PC-Schreibtisch (Desktop). Idealerweise sortierst du Dokumente, die du heruntergeladen oder per E-Mail bekommen hast, aber auch direkt in die jeweils passenden Unterordner auf deinem PC.

Vermeide ein großes Dokumenten-Chaos auf deinem Bildschirm. Auch das sorgt für Chaos im Kopf und kostet viel Zeit, wenn du bestimmte Dokumente suchst, die vielleicht keinen so eindeutigen Dateinamen haben.

Die besten Tipps im Büro

Wieder zurück im Büro widmen wir uns nun dem Rest, fernab des Schreibtisches. Ordnung findet dabei nicht nur auf dem Schreibtisch statt, sondern auch im ganzen Raum. Es würde dir wenig bringen, wenn dein Schreibtisch zwar aufgeräumt ist, aber das restliche Büro im Chaos versinkt.

Es muss nicht jedes Detail deines Büros immer an seinem Platz stehen, aber eine gewisse Grundordnung sollte herrschen. So findest du auch Bücher und weitere Utensilien schneller und es sieht annehmlicher und sortierter aus.

Beschränke außerdem deine Dekoration auf ein Minimum. Generell sorgt Minimalismus für Ruhe in unserem Kopf, weshalb es nicht immer ratsam ist (auch in Bezug auf die eigene Konzentration), das Büro und den Schreibtisch mit eigenen kleinen Deko-Artikeln vollzustopfen. Du sollst es dir aber natürlich gemütlich machen, ein gutes Mittel ist ideal.

Büroorganisation: Tipps zur Kommunikation

Auch bei der Kommunikation allgemein sind Struktur und die passende Organisation wichtig. Das gilt für alle Arten der Korrespondenz, ob intern oder extern. Angefangen bei Mails für Lieferanten über Protokolle für Geschäftspartner und Kunden bis hin zu Notizen für Vorgesetzte. Bei sämtlicher Kommunikation solltest du dir vorher Gedanken machen, was du aussagen möchtest, damit eine feste Struktur besteht. Achte außerdem auf eine fehlerfreie Rechtschreibung und Grammatik.

Wenn du einen geschäftlichen Brief verfassen musst und unsicher bist, wie du bestimmte Abschnitte formulieren sollst, empfehlen wir dir unseren Blog-Artikel zum Thema Geschäftsbrief schreiben. Außerdem bieten wir dir eine Vorlage für Geschäftsbriefe, die du kostenlos herunterladen kannst.

Veranstaltungen organisieren

Ordnung und Struktur ist nicht nur wichtig, wenn es um deine Arbeit am Schreibtisch und für eigene Projekte geht. Vor allem bei großen Events und der entsprechenden Organisation ist es wichtig, sich nicht zu verzetteln. Ob Tagungen, Kongresse, Workshops, Messen oder einfach Mitarbeiterevents – bist du für die Organisation zuständig, solltest du dir auch hier unbedingt vorab einen Plan erstellen.

Ideal sind in dem Fall Checklisten, was es noch alles zu tun gibt. Diese kannst du Stück für Stück abhaken und weißt daher jederzeit, wo du stehst und was noch zu tun ist. Vielleicht erweiterst du deine Checkliste zusätzlich mit Zeitangaben, um zu planen, was zu welchem Zeitpunkt oder an welchen Tagen erledigt werden muss.

Die Arbeit am PC

Wenn du am Computer arbeitest, geht es nicht nur um Dokumente und Mails. Weitaus mehr wartet auf dich und kann schnell dazu führen, dass du den Überblick verlierst. Du hast beispielsweise zahlreiche Weiterbildungs-PDFs offline auf deinem Schreibtisch, online warten aber auch noch ein paar Tools und Programme.

Unsere Welt ist schnelllebig und in vielen Jobs gehören Weiterbildungen auf jeden Fall dazu. Hier nicht den Überblick zu verlieren, ist nicht immer einfach. Auch hier kommt wieder unser Tipp, dass du mit einer Checkliste und einem Notizbuch arbeiten solltest.

Halte alles fest, was du machen möchtest. Welche Weiterbildungen sind geplant, welche schon angefangen? Notiere es und trage auch den aktuellen Stand oder deine verbrachte Zeit ein. So hast du einen guten Überblick über deine Arbeit am PC – und zwar inklusive aller sonstigen Bereiche.

Die gängigsten Programme und Tools

Ganz egal, was du im Internet machen möchtest – ob für eine Weiterbildung oder für deine Arbeit – es gibt unzählige Programme, die dich bei nahezu allem Beruflichen (und Privaten) unterstützen können.

Auch hier ist es nicht einfach, den Überblick zu behalten. Schaust du online nach einem passenden Tool, werden dir zig Möglichkeiten vorgeschlagen. Auch hier ist es also ratsam, die Suche zwar online zu erledigen, aber offline (im Buch oder mit einer Alternative) deine Ergebnisse zu notieren. Ob

 
• Office-Programme
 
• Projektmanagement-Tools
 
• Tools für Videokonferenzen
 
• Mail-Tools
 
• und vieles mehr

Du kannst online jede verfügbare Recherche anstoßen und deine Ergebnisse notieren. Finde heraus, welche Tools du für deine Arbeit brauchst und schreibe es strukturiert auf. So verzettelst du dich auch bei diesem Thema nicht.

Die Office-Programme

Um dir den Einstieg in die Thematik noch etwas zu vereinfachen, haben wir nachfolgend einige Office-Programme, die für den Einstieg in das Büroleben gut geeignet sind:

 
• Outlook für Mails
 
• Word für Texte
 
• Excel für Tabellen
 
• PowerPoint für Präsentationen

Unter Windows sind diese Programme von Microsoft meist schon dabei, du kannst sie aber auch zusätzlich lizensieren oder auf (kostenlose) Alternativen zurückgreifen.

Projektmanagement-Tools

Mit einem Projektmanagement-Tool kannst du – wortwörtlich – deine Projekte planen, und zwar zeitlich, finanziell, inhaltlich, methodisch und auf viele verschiedene weitere Varianten. Auch hierfür gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die wir in unserem Blog-Beitrag zum Thema Projektmanagement-Tools bereits genauer beleuchten.

Mögliche gute Tools, die wir auch in unserem Beitrag behandeln, sind unter anderem:

 
• factro
 
• Asana
 
• LibrePlan
 
• Clarizen
 
• Kanban Tool
 
• Basecamp

Lies dich am besten ein und finde heraus, welche Projektmanagement-Software für deine beruflichen Zwecke am besten geeignet ist, um auch hier Ordnung und Struktur zu schaffen.

Tools für Videokonferenzen

In der heutigen Zeit sind Videokonferenzen, also virtuell stattfindende Konferenzen, keine Seltenheit mehr. Auch hier kommt wieder technische Hilfe zum Einsatz. Doch welches Tool sollst du wählen? Wir haben auch hierfür einige Vorschläge:

 
• Microsoft Teams
 
• Zoom
 
• TeamViewer
 
• Google Hangouts
 
• Skype
 
• Jitsi Meet
 
• Mikogo
 
• Whereby
 
• Cisco Webex Meetings
 
• Adobe Connect Meetings
 
• GoToMeeting
 
• BigBlueButton
 
• FastViewer
 
• SocialHub Meet

Struktur bei der Datenablage

Kommen wir noch einmal zum Thema Daten und Dokumente zurück. Wenn du alle Tools und technische Unterstützung gefunden hast, ist es trotzdem oft erforderlich, dass Dokumente und Daten auf deinem Computer gespeichert werden. Hier ist eine korrekte Struktur und eine logische Datenablage wichtig.

Es gibt dabei zwei Varianten:

 
• Offline: Bei der ersten Version werden die Daten und Dokumente einfach auf deinem Computer gespeichert. Das hat den Vorteil, dass du hier einfach deine Struktur mit Ordnern und deine individuelle Benennung nutzen kannst. Nachteil ist aber, dass es kein Backup gibt. Im schlimmsten Fall könnte also ein kaputter Computer beziehungsweise eine kaputte Festplatte dazu führen, dass du alle deine Dokumente und Daten verlierst.
 
• Online: Aus diesem wichtigen Grund gibt es Online-Systeme. Bekannt ist dir das beispielsweise als Cloud. Das bedeutet, dass du deine Daten und Dokumente in eine Cloud lädst (sei es bei Apple automatisch oder über Dropbox und andere Systeme). So hast du immer eine Version deiner Dokumente im Internet, geschützt und sicher, aber als eine Art Backup. Auf deinem Computer kann somit passieren was will – deine Daten sind immer da.

Tipps zum Thema Datenschutz

Passend zum Thema Cloud schneiden wir einmal kurz das Thema Datenschutz an. Das spielt beim Hochladen von Dateien und ganz allgemein im Internet eine große Rolle. Es ist wichtig, dass du deine eigenen Daten schützt. Hierfür sind aber gewisse Grundkenntnisse nötig, sodass du nicht als absolut Unwissender Internet-Besucher auf Betrüger oder andere Datenschutz-Fallen hereinfällst.

Wenn du seriösen und sicheren Firmen vertraust und dich über den Datenschutz von Programmen und Co. informierst, solltest du auf der sicheren Seite sein. Hierfür kann eine Weiterbildung nützlich sein, um sich mit dem Thema Datenschutz im Internet vertraut zu machen. Oft wird dies auch von Arbeitgebern bezahlt, die ihre Mitarbeiter entsprechend schulen möchten.

Büroorganisation: Checkliste

Im Folgenden findest du noch einmal eine übersichtlich aufbereitete Checkliste mit allen im Beitrag genannten Punkten.
Wenn du diese in deinem Daily Doing konsequent umsetzt, wird dein Arbeitsalltag und -umfeld sehr schnell sehr viel strukturierter sein: