Firmenbucheintragung und Eintrag ins Gewerbliche Informationssystem Austria (GISA): So funktioniert die Eintragung für dein Gewerbe

Was ist das Firmenbuch und was ist GISA?

Das Firmenbuch ist eine Art öffentliches Verzeichnis der Unternehmer, in dem wichtige Informationen über Unternehmen festgehalten werden. Geführt wird dieses Verzeichnis von den zuständigen Firmenbuchgerichten der Republik Österreich geführt und gehört wie das GISA zum Ministerium für Arbeit und Wirtschaft. Das Firmenbuch ermöglicht es dir, Informationen über ein bestimmtes Unternehmen zu erhalten und dich über seine rechtliche Situation zu erkundigen. Bevor du wichtige Geschäftsabschlüsse tätigst, kannst du beispielsweise einen Blick ins Firmenbuch werfen, um mehr über potenzielle Lieferanten oder Kunden zu erfahren.

‍Grundsätzlich gilt: Alle Eintragungen ins Firmenbuch haben eine rechtsverbindliche Gültigkeit. Daher ist es wichtig, jegliche Änderungen innerhalb des Unternehmens auch dort anpassen zu lassen.

Übrigens ist für eine Zweigniederlassung ebenfalls ein Firmenbucheintrag erforderlich, um auch ihre Rechtsstellung und Geschäftstätigkeit transparent zu machen.

GISA dagegen ist das Gewerbeinformationssystem Austria. Es ist dies eine zentrale Plattform der wichtigsten unternehmensbezogenen Daten eines in Österreich niedergelassenen Gewerbebetriebes.

Wer muss eingetragen sein?

Grundsätzlich müssen alle Unternehmer, die einen „in kaufmännischer Weise eingerichteten Gewerbebetrieb“ führen, im Firmenbuch eingetragen sein. Durch diesen Eintrag werden Gründer automatisch zum Kaufmann im Sinne des § 1 Unternehmensgesetzbuch (UGB) mit allen damit verbundenen Rechten und Pflichten.

Für einige Rechtsformen ist es zum Zeitpunkt der Gründung Pflicht, den Eintrag vornehmen zu lassen. Wir haben für dich zusammengefasst, für welche Unternehmensformen es Pflicht ist, wer sich freiwillig eintragen lassen kann und wer sich gar nicht erst ins Firmenbuch eintragen darf.

Eintragungspflichtig sind:

• Alle Unternehmer nach § 1 Unternehmensgesetzbuch (UGB)
• Personengesellschaften (OHG, KG, GmbH & Co. KG.)
• Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, FlexCo)
• Erwerbs- und Wirtschaftsgenossenschaften
• Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit
• Sparkassen
• Privatstiftungen
• Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigungen
• Europäische Gesellschaften (SE)
• Europäische Genossenschaften (SCE)
• sonstige Rechtsträger, deren Eintragung gesetzlich vorgesehen ist

Personen oder Unternehmen, die nicht zur Eintragung ins Firmenbuch verpflichtet sind, sich jedoch freiwillig eintragen lassen können, sind:

• Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GesbR), die durch den Firmenbucheintrag automatisch zu einer Offenen Handelsgesellschaft (OHG) werden.
• Kleingewerbetreibende, die aufgrund ihrer Größe und ihres Umfangs nicht zur Eintragung ins Firmenbuch verpflichtet sind.

Personen, die nicht ins Firmenbuch eingetragen werden, sind:  

Freiberufler, da das Firmenbuch ausschließlich für gewerbliche Unternehmen vorgesehen ist, sowie Forst- und Landwirtschaftliche Betriebe.

ABER: Man kann sich freiwillig ins Firmenbuch eintragen lassen. Auch Freiberufler und Kleinunternehmer !

Vor- und Nachteile des Firmenbuch/GISA-Eintrags

Durch den Firmenbucheintrag erlangst du gewisse Vorteile. Allerdings sind damit auch Pflichten verbunden, die als Nachteile angesehen werden könnten.  

Wir haben dir die Vor- und Nachteile übersichtlich aufgelistet.

Die Buchführungspflicht ist eine umfangreiche Konsequenz, die dein Firmenbucheintrag mit sich zieht. Du bist dazu verpflichtet, dich an besondere kaufmännische Vorschriften des Unternehmensgesetzbuches (UGB) zu halten. Das beinhaltet unter anderem:  

• Das Führen von Büchern und die Beachtung der Regeln der doppelten kaufmännischen Buchführung.
• Die Durchführung einer Inventur und Aufstellen von Bilanzen.
• Die Veröffentlichung von Jahresabschlüssen.
• Die Angabe der Rechtsform, der Unternehmensanschrift, des Firmenbuchgerichts und der Firmenbuchnummer allen Geschäftspapieren.

Ablauf der Eintragung ins Firmenbuch und ins GISA

Die Firmenbucheintragung nach § 11 Abs. 3 UGB  kannst du ganz ohne Beglaubigung über „Justiz online“ unter https://justizonline.gv.at tätigen. Dazu benötigst du die ID Austria (elektronischer Identitätsnachweis nach §§ 4 ff E-GovG) Ansonsten ist ein Notariatsakt nach § 11 Abs. 1 UGB erforderlich. Die Anmeldung zum Firmenbuchgericht übernimmt automatisch der Notar.

Der Eintrag ins GISA muss ebenfalls elektronisch unter den gleichen Voraussetzungen wie ins Firmenbuch vorgenommen werden. Allerdings stellt eine Eintragung ins GISA nicht gleichzeitig die Verpflichtung zur Eintragung ins Firmenbuch dar.

Bevor du dich eintragen und deinen Geschäftsbetrieb aufnehmen kannst, sollten aber einige Entscheidungen getroffen werden.

Was muss man vor der Eintragung ins Firmenbuch und ins GISA beachten?

Hast du schon einen Firmennamen? Diesen benötigst du für die Eintragung. Damit es später keine Probleme mit dem Namen gibt, kannst du den gewünschten Firmennamen vorher von der Wirschaftskammer Österreich (WKO)prüfen lassen.

Handelt es sich um einen handwerklichen Betrieb? Dann solltest du vor dem Firmenbucheintrag prüfen, ob es sich um einen zulassungspflichtigen Handwerksberuf handelt. Bestimmte Gewerke unterliegen der Meisterpflicht und erfordern eine Eintragung in die Berufsinnung, bevor eine Gewerbeerlaubnis erteilt werden kann. Fehlen wichtige Voraussetzungen, kann es zu Verzögerungen bei der Eintragung kommen. Für individuelle Fragen wende dich am besten an deine zuständige Wirtschaftskammer bzw. Innung.

Beachte: ein Einzelunternehmen muss ins GISA eingetragen werden, nicht aber auch ins Firmenbuch. Damit stellt GISA derzeit die einzige authentische Informationsquelle für Einzelunternehmen dar.

Was wird ins Firmenbuch eingetragen?

Sind alle Voraussetzungen geklärt, kann die Eintragung erfolgen. Das Firmenbuch besteht aus zwei Registrierabteilungen:‍

• dem Hauptbuch: hier sind alle Angaben zur Firma, der Firmenbuchnummer, Rechtsform, Gesellschafter usw. gelistet
• der Urkundensammlung: hier findest du alle Dokumente, die für die Unternehmensgründung und den Firmenbucheintrag notwendig waren z.B. Gesellschaftsvertrag, Identitätsnachweise, Änderungsunterlagen

Wie wird der Eintrag ins Firmenbuch vorgenommen?

Je nach Rechtsform kannst du die Eintragung auf elektronischem Weg über „Justiz online“ vornehmen. Das sind vor allem Einzelunternehmen. Liegt aber die Verpflichtung eines notariell beglaubigten Vertrages vor (z.B. Gesellschaftsvertrag), übermittelt er die Unterlagen elektronisch an das Firmenbuchgericht.

Übrigens kann dir der WKO-Gründerservice IHK vor der Eintragung ein wertvoller Ansprechpartner sein. Sie hilft bei der Prüfung des Antrags und unterstützt dich bei der notariellen Beurkundung.

Folgende Angaben sind für den Firmenbucheintrag erforderlich:

• Firmenbuchnummer
• Firma
• Rechtsform des Unternehmens
• Sitz des Unternehmens und die für Zustellungen maßgebliche Geschäftsanschrift
• Kurzbezeichnung des Geschäftszweigs
• Zweigniederlassungen mit dem Ort, der für Zustellungen maßgeblich ist und die Firma, wenn diese von der Firma der Hauptniederlassung abweicht
• Tag der Feststellung der Satzung bzw. des Abschlusses des Gesellschaftsvertrags
• Name und Geburtsdatum der Einzelunternehmerin/des Einzelunternehmers; bei anderen Rechtsträgern die vertretungsbefugten Personen; Beginn und Art der Vertretungsbefugnis
• Name und Geburtsdatum von Prokuristinnen/Prokuristen; Beginn und Art der Vertretungsbefugnis
• Dauer des Unternehmens, falls diese begrenzt ist
• Name und Geburtsdatum der Abwicklerinnen/Abwickler bei einer Liquidation (Abwicklung); Beginn und Art der Vertretungsbefugnis
• Bei Eintragung natürlicher Personen ist auch deren Anschrift ersichtlich zu machen
• Wenn ein Rechtsträger dies beantragt, ist auch die Adresse seiner Internetseite einzutragen

Bei einzelnen Rechtsformen sind zusätzliche Eintragungen vorgesehen.

Kosten der Eintragung ins Firmenbuch

Jetzt fragst du dich bestimmt, was ein Eintrag ins Firmenbuch überhaupt kostet. Die Kosten sind abhängig von der Rechtsform deines Unternehmens, dem Stammkapital und der Anzahl der Gesellschafter.

Für die Eintragung eines Einzelunternehmens fallen keine Eintragungskosten aufgrund des Neugründungsförderungsgesetzes an.  Bei Kapitalgesellschaften allerdings kommt es vor allem durch die notarielle Arbeit zu Honorarnoten und Gebühren für die Eintragung. Genaue Details erfährst du von deinem Notar.

Was wird ins GISA eingetragen?

Vor allem

• Namen bzw. die Firma
• den Standort
• Wortlaut der Gewerbeberechtigung eines gewerblichen Unternehmens

Firmenbuchauszug oder GISA ansehen – so geht es

Das Firmenbuch und GISA sind beide ein öffentliches Verzeichnis, das von jedem eingesehen werden kann. Du kannst dir das elektronische Firmenbuch über das zentrale Registerportal im Internet aufrufen. Dort ist auch die Seite zu GISA verlinkt. In beiden Fällen sind dort sämtliche Informationen über das jeweilige Unternehmen kostenfrei und ohne Registrierung einsehbar. Wenn du keinen beglaubigten Firmenbuchauszugbenötigst, ist eine kostenlose Bestellung über das Registerportal möglich. Den Auszug erhältst du dann zeitnah als PDF.

Brauchst du einen beglaubigten Firmenbuchauszug, wendest du dich in diesem Fall an dein zuständiges Firmenbuchgericht. Die Anfrage kannst du entweder persönlich oder schriftlich stellen. Da es sich um ein amtliches Dokument mit Siegel und Unterschrift handelt, fällt für den gewünschten Firmenbuchauszug eine Gebühr an. Der Firmenbuchauszug enthält relevante Informationen über das Unternehmen wie beispielsweise die Firmenbuchnummer, den Unternehmenssitz und die vertretungsberechtigten Personen und ist vom Ausstellungsdatum an ein Jahr lang gültig.

Wichtig zu wissen: handelt es sich bei deinem Unternehmen um eine Personengesellschaft oder eine Kapitalgesellschaft, wird zeitgleich die Eintragung ins Gewerbeinformationssystem GISA sowie in das Register der wirtschaftlichen Eigentümer von deinem Notar vorgenommen. Alles über diese zusätzlichen Eintragungen erfährst du in unserem Ratgeber-Artikel zur Eintragung ins Register der wirtschaftlichen Eigentümer.

Welche Bedeutung hat die Eintragung ins Firmenbuch und GISA für Geschäfte?

Ein Eintrag ist wie eine Visitenkarte für dein Unternehmen. Er ermöglicht anderen, sich über deine Firma zu informieren und schafft Vertrauen bei Kunden und Geschäftspartnern. Deshalb ist es wichtig, dass du nicht nur bei der Gründung eine Eintragung vornimmst, sondern ebenfalls bei bedeutenden Veränderungen im Unternehmen eine Aktualisierung im Firmenbuch durchführst.

Wichtig zu wissen: Geschäfte, die auf der Annahme beruhen, dass der Firmenbucheintrag aktuell ist, behalten ihre Gültigkeit. Auch wenn diese Eintragung nicht mehr korrekt ist.

Ein Beispiel: Ein ehemaliger Prokurist hat nach seiner Entlassung im Namen des Unternehmens ein Geschäft abgeschlossen. Wurde seine Prokura im Firmenbuch nicht gelöscht und der Geschäftspartner wusste nichts von der Entlassung bzw. hat sich auf die Registerinformation verlassen, behält dieses Geschäft seine Gültigkeit. Deshalb ist es so wichtig, dass alle erforderlichen Änderungen in deinem Unternehmen sofort im Firmenbuch eintragen oder korrigiert werden.

Die Bedeutung der WKO bei Eintragung ins Firmenbuch

Vor der Firmenbucheintragung kannst du dich von der WKO beraten lassen, um Firmennamen und Unternehmenszwecke zu prüfen. Die Wirtschaftskammer Österreich (WKO) unterstützt dich bei rechtlichen Fragen bezüglich deines Unternehmens.

Dadurch lassen sich potenzielle Probleme mit dem Firmenbuchgericht im Voraus klären.

Zusammenfassung

Der Firmenbuch- und/oder GISA-Eintrag ist ein wichtiger Schritt für dein Unternehmen, welcher mit verschiedenen Vor- und Nachteilen verbunden ist. Durch den Eintrag erhält dein Unternehmen Rechtssicherheit und eine gewisse Glaubwürdigkeit, was sich positiv auf die Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern auswirken kann.

Bestimmte Rechtsformen müssen bei Gründung ins Firmenbuch und ins GISA eingetragen werden. Eintragungspflichtig sind alle Kapitalgesellschaften (zum Beispiel AG, GmbH, UG) und alle Personengesellschaften (zum Beispiel OHG, KG, GmbH & Co. KG.)

Nicht eintragungspflichtig ins Firmenbuch, aber eintragungspflichtig ins GISA sind Kleingewerbetreibende, die GesbR und Freiberufler. Die meisten Einzelunternehmer benötigen ebenfalls keinen Firmenbucheintrag, da eine bestimmte Größe nicht überschritten wird. Ein GISA-Eintrag ist allerdings verpflichtend.

Auch für Zweigniederlassungen ist eine Eintragungsanpassung erforderlich, um die Rechtsstellung und Geschäftstätigkeit transparent zu machen.Falls du dein eintragungspflichtiges Unternehmen nicht im Firmenbuch anmeldest, kann das zuständige Firmenbuchgericht die Eintragung erzwingen bzw. eine empfindliche Strafe nach §§ 366 GewO verhängen.

Die Eintragung ist nur zum Teil mit Kosten und einem gewissen bürokratischen Aufwand verbunden, vor allem für Kapitalgesellschaften. Für Neugründungen und Personengesellschaften ist eine Eintragung in GISA grundsätzlich kostenlos. Ist ein beglaubigter Gesellschaftsvertrag notwendig, fallen zumindest Notariatskosten an. Aber letztendlich ist ein Firmenbuch- und/oder GISA-Eintrag für Unternehmen unverzichtbar, denn er schafft Vertrauen, sorgt für Transparenz und bietet eine solide rechtliche Grundlage für geschäftliche Aktivitäten.