Den Betriebseröffnungsbogen richtig ausfüllen
Auf dem Weg in die Selbständigkeit wird dir dieses Formular früher oder später begegnen: der Betriebseröffnungsbogen Verf24. Es ist dies ein Betriebseröffnungsbogen. Dir graust es jetzt vor diesem bürokratischen Akt? Dann können wir dich beruhigen: Der steuerliche Erfassungsbogen ist in den meisten Fällen schnell ausgefüllt, denn jedes Formular des Bundeministeriums für Finanzen enthält eine Erklärungs- und Ausfüllhilfe.
Was ist der Betriebseröffnungsbogen?
Der Betriebseröffnungsbogen ist ein Formular, in dem Informationen zu deiner geplanten Selbständigkeit abgefragt werden. Somit können die steuerlichen Pflichten anhand deiner Steuernummern korrekt zugeordnet werden und das Formular ist für die Besteuerung deiner selbständigen Tätigkeit relevant. Steuervorauszahlungen können anhand deiner erfassten Daten bspw. korrekt berechnet werden.
Der steuerliche Erfassungsbogen ist die Grundvoraussetzung für den Start in deine Selbständigkeit, und zwar unabhängig davon, ob du eine Gewerbeanmeldung vorgenommen hast oder einer freiberuflichen Tätigkeit nachgehen möchtest. Nachdem du den Betriebseröffnungsbogen eingereicht hast, wird die eine persönliche Steuernummer mitgeteilt. Diese benötigst du für deine Steuererklärung, vor allem aber für deine Ausgangsrechnungen. Ohne die Angabe der Steuernummer kannst du deine Leistungen offiziell nicht in Rechnung stellen.
Wichtig zu wissen: Häufig wird die Steuernummer mit der Steueridentifikationsnummer verwechselt. Die Steuernummer ist für Selbstständige und Gewerbetreibende eine gesetzliche Pflichtangabe auf Rechnungen, während die elfstellige Steueridentifikationsnummer eine persönliche, lebenslange Nummer ist, die du von Geburt an mitgeteilt bekommst.
Wer muss den Betriebseröffnungsbogen ausfüllen?
Den Betriebseröffnungsbogen füllen alle Personen bzw. Unternehmen aus, die sich steuerlich beim Finanzamt registrieren müssen – und zwar unabhängig von der Rechtsform. Ob Einzelunternehmer, Freiberufler oder GmbH – jeder, der eine selbständige Tätigkeit aufnimmt oder ein Unternehmen gründet, kommt um diesen Betriebseröffnungsbogen nicht herum.
Die Meldepflicht beim Finanzamt gilt für:
- Gewerbetreibende: Jeder, der ein Gewerbe anmeldet – das gilt für Hauptgewerbe, Kleingewerbe und Nebengewerbe.
- Freiberufler: Personen, die eine freiberufliche Tätigkeit aufnehmen, wie z.B. Ärzte, Anwälte, Steuerberater etc.
- Selbstständige: Personen, die eine selbstständige Tätigkeit aufnehmen, unabhängig davon, ob diese gewerblich oder freiberuflich ist.
- Personengesellschaften: Gesellschaften wie die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GesbR), Offene Handelsgesellschaft (OG) und Kommanditgesellschaft (KG).
- Kapitalgesellschaften: Juristische Personen wie die GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung), AG (Aktiengesellschaft), etc.
- Land- und Forstwirte: Personen, die eine land- oder forstwirtschaftliche Tätigkeit aufnehmen.
- Vereine: Vereine, die sich beim Finanzamt registrieren lassen müssen (z. B. wenn sie eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben).
Wann muss man den Erfassungsbogen einreichen?
Du hast es bereits gelesen: Damit du ordnungsmäßig Rechnungen schreiben kannst, benötigst du eine Steuernummer. Ohne steuerliche Registrierung wird dir keine Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt. Daher solltest du den Betriebseröffnungsbogen idealerweise VOR Aufnahme deiner selbständigen Tätigkeit einreichen. Gemäß § 138 der Bundesabgabenordnung (BAO) bist du dazu verpflichtet, dich innerhalb von vier Wochen nach der Anmeldung deines Gewerbes beim Gewerbeamt beim Finanzamt anzumelden. Für Freiberufler gilt: Spätestens vier Wochen nach Aufnahme der Tätigkeit muss der Erfassungsbogen ausgefüllt und übermittelt werden.
Bedenke auch, dass die Bearbeitung deines Fragebogens Zeit in Anspruch nimmt. Grundsätzlich dauert die Erfassung deiner steuerlichen Angaben erfahrungsgemäß 2 bis 4 Wochen. Das ist abhängig von der Arbeitsauslastung deines zuständigen Finanzamtes.
Wo bekommst du den Betriebseröffnungsbogen?
Wenn du eine gewerbliche Selbständigkeit anstrebst, kommt dein zuständiges Finanzamt nach der Gewerbeanmeldung automatisch mit dem Betriebseröffnungsbogen auf dich zu. Deine Daten werden mit der Gewerbeanzeige an dein zuständiges Finanzamt weitergeleitet.
Bei einer freiberuflichen Selbständigkeit erfährt das Finanzamt zunächst nichts von deiner geplanten Selbständigkeit. Du musst selbst aktiv werden und dir den Betriebseröffnungsbogen besorgen. Erst wenn du diesen ausgefüllt eingereicht hast, erhältst du deine Steuernummer und kannst offiziell als Freiberufler tätig werden.
Grundsätzlich sind wir in Österreich verpflichtet sämtlich betrieblich, finanziell basierte Agenden über Finanzonline, dem Onlineportal des Bundesministeriums für Finanzen zu tätigen, sobald man über ein Internet verfügt.
Hier werden auch alle Formulare wie Anmeldebögen, Steuererklärungen usw. zur Verfügung gestellt. Jedes Formular hat eine ausführlich Ausfüllhilfe angeschlossen mit umfassenden Erklärungen zu den einzelnen Posten. Die Verwendung von Finanzonline ist kostenlos.
Für das Benutzerkonto bei Finanzonline ist eine Verifizierung erforderlich. Dafür stehen dir diese Optionen zur Auswahl:
- Über ID-Austria (= Zertifikation). Hier kannst du dich bereits vorab online registrieren. Dazu benötigst du einen gültigen Reisepass oder Personalausweis, ggf. ein aktuelles Passphoto und ein Handy zur Nutzung der App ID Austria. Du meldest dich vorab über „ida.gv.at/de/registrieren/uebersicht/mit-vorregistrierung-registrieren“ vorab an und gehst danach innerhalb eines Monats persönlich direkt zum Finanzamt oder zur Bezirkshauptmannschaft. Dort wird die Registrierung abgeschlossen und deine ID kann ab sofort aktiv für alle Behördenwege in Österreich genutzt werden.
- Finanzonline-Konto: Du hast bereits ein Onlinekonto erstellt mit Kennwort und PIN.
- Handysignatur: Du hast bereits eine Handysignatur. Dann kannst du dich jederzeit anmelden und dein Zugang wird automatisch auf ID Austria umgestellt.
Auswahl des richtigen Formulars zur steuerlichen Erfassung
Nachdem du dein Benutzerkonto bei Finanzonline erfolgreich angelegt hast, findest du den Betriebserfassungsbogen Verf15.
Wichtige Entscheidungen im steuerlichen Erfassungsbogen
Jetzt kommt der spannende Teil – oder auch der Herausfordernde: das Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Bevor du damit beginnst, solltest dir bewusst sein, dass einige Angaben im Fragebogen weitreichende Auswirkungen auf deine Selbständigkeit haben können. Dabei geht es vor allem um steuerliche Aspekte und buchhalterische Pflichten. Damit du eine gut durchdachte Entscheidung treffen kannst, haben wir dir die wichtigsten Punkte zusammengefasst.
Kleinunternehmerregelung – ja oder nein?
Im Betrieberöffnungsbogen begegnest du der sogenannten „Kleinunternehmerregelung“. Gerade zu Beginn deiner Selbständigkeit kann diese Regelung vorteilhaft sein, denn sie verschafft dir bestimmte steuerliche Vergünstigungen. Entscheidest du dich dafür, musst du z. B. keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Somit ersparst du dir einiges an bürokratischen Aufwand und kannst deinen Gewinn durch eine unkomplizierte Einnahmenausgabenrechnung (EAR) ermitteln. Im Gegenzug musst du dich an eine bestimmte Einkommensgrenze halten.
Einkünfte schätzen
Das Finanzamt möchte vorab wissen, welchen Umsatz du mit deiner Selbständigkeit anstrebst. Im Erfassungsbogen musst du eine Einschätzung deiner voraussichtlichen Einkünfte im Eröffnungsjahr sowie im Folgejahr angeben. Ja, das kann eine ganz schöne Herausforderung sein. Vor allem, wenn du erstmalig in eine Selbständigkeit startest und keinen Plan davon hast, was du monatlich verdienen kannst. Um die Einkünfte für den Betriebseröffnungsbogen einzuschätzen, kannst du Prognose für zukünftige Einnahmen machen und deine möglichen Kosten und Ausgaben berücksichtigen. Eine sorgfältige Finanzplanung ist für die Einschätzung wichtig. Unsere kostenlosen Vorlagen zum Finanzplan und Businessplan können dich dabei unterstützen. Behalte für die Einschätzung deiner Einkünfte unbedingt folgendes im Hinterkopf: Schätzt du deine Einkünfte zu hoch ein, fällt auch deine Vorauszahlung hoch aus. Schätzt du sie zu niedrig ein, kann eine Steuernachzahlung fällig werden.
Unser Tipp: Falls du dir bei der Einschätzung unsicher bist, kannst du dir Rat bei einem erfahrenen Steuerberater holen. Dieser kann helfen, mögliche Stolpersteine zu erkennen und eine realistische Einschätzung vorzunehmen.
So füllst du den Betriebseröffnungsbogen aus
Eine genaue Hilfe, wie du den Betriebseröffnungsbogen ausfüllen musst gibt die mit dem Bogen verlinkte Ausfüllhilfe mit genauen und weiterführenden Erklärungen zu den einzelnen Posten. Klicke dazu jeweils auf das Fragezeichnen bei dem betreffenden Kästchen.
Zusammenfassung zum Betriebseröffnungsbogen
Als Unternehmensgründer, egal ob gewerblich oder freiberuflich, kommst du am Betriebseröffnungsbogen nicht vorbei. Er dient der Erfassung deiner steuerlichen Verhältnisse und ist relevant für die Besteuerung deiner selbständigen Tätigkeit. Der Fragebogen muss digital an das Finanzamt übermittelt werden. Das kannst du bequem über dem Dienstleistungsportal des Bundesministeriums für Finanzen erledigen. Dort steht dir das Formular Verf15 zur Verfügung, das du dort auch gleich online an das Finanzamt übermitteln kannst.
Der Betriebserfassungsbogen ist der wesentliche Grundstein für deine steuerliche Behandlung und deine Buchhaltungspflichten. Hier kannst du bereits die Kleinunternehmerregelung angeben. Aufgrund deiner Angaben zum geschätzten Jahresumsatz und Gewinn werden die vierteljährlichen Steuervorauszahlungen berechnet. Um Verzögerungen bei der Vergabe deiner Steuernummer zu vermeiden, solltest du den Fragebogen rechtzeitig ausfüllen und vollständig an das Finanzamt übermitteln.
Nun bist du bestens gerüstet, um den Betreseröffnungsbogen ohne Schwierigkeiten auszufüllen und deine Selbstständigkeit erfolgreich anzumelden.
