Zusammenfassende Meldung: Frist verpasst

Was ist die Zusammenfassende Meldung?

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist ein Bericht für die Steuerbehörden in der EU. Unternehmen listen darin alle Waren- und Dienstleistungslieferungen an andere EU-Unternehmen auf, bei denen keine Umsatzsteuer berechnet wird. Sie dient der Kontrolle und Verhinderung von Umsatzsteuerbetrug. Wie genau das funktioniert, kannst du in unserem allgemeinen Artikel zur Zusammenfassenden Meldung nachlesen.

Die Frist der Zusammenfassenden Meldung

Verkaufst du deine Waren und Dienstleistungen nicht nur in Deutschland, sondern auch der EU, bist du sehr wahrscheinlich auch dazu verpflichtet, eine ZM einzureichen. Dabei solltest du unbedingt die Abgabefrist einhalten. Diese endet grundsätzlich jeweils am 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums.

Der konkrete Meldezeitraum für deine Zusammenfassende Meldung hängt von der Art und dem Umsatz der von dir getätigten Geschäfte ab und kann folgende Zeiträume betragen:

• Monatlicher Meldezeitraum (Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung pro Monat)
• Quartalsweiser Meldezeitraum (eine ZM pro Kalendervierteljahr)
• Jährlicher Meldezeitraum (eine Zusammenfassende Meldung pro Kalenderjahr).

Zu beachten ist dabei auch Unterscheidung zwischen innergemeinschaftlichen Warenlieferungen und sonstigen Leistungen sowie innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften: So ist die Zusammenfassende Meldung für innergemeinschaftliche Warenlieferungen für genau den Meldezeitraum zu erklären, in dem auch die Rechnungen für diese ausgestellt wurden (Zeitpunkt der Rechnungsstellung) – jedoch spätestens bis zum Ende des Monats, welcher auf den Monat der Warenauslieferung folgt. Für sonstige innergemeinschaftliche Leistungen sowie innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte hingegen gilt der Zeitpunkt der Ausführung der Leistungen oder Dreiecksgeschäfte.

Meldeperiode der ZM: Was gilt als verspätete Abgabe?

Um zu klären, was als verspätete Abgabe der Zusammenfassenden Meldung gilt, spielen zunächst die Kriterien für den Meldezeitraum der ZM eine Rolle. Diese gestalten sich wie folgt:

Monatliche Zusammenfassende Meldung

Im Regelfall muss die ZM monatlich abgeben werden. Genauer gesagt immer dann, wenn die aufsummierten Bemessungsgrundlagen für Lieferungen in Zusammenhang mit innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften sowie für innergemeinschaftliche Warenlieferungen für eines der vier vorangegangenen Quartale des sowie für das laufende Quartal bei über 50.000 Euro liegt. Heißt konkret: Nimmst du mehr als 50.000 Euro pro Quartal im EU-Ausland ein, musst du deine Umsätze monatlich melden.

Trifft das bei dir zu, musst du zum Beispiel deine Zusammenfassende Meldung für Mai bis zum 30. Juni einreichen – auch, wenn du deine UVA erst zum 15. Juli abgeben müsstet.

Beispiel zur monatlichen Zusammenfassenden Meldung

Du hast mit deinem Unternehmen durch innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfte oder innergemeinschaftliche Warenlieferungen erbracht in Höhe von:

• 1. Monat: 6.000 Euro
• 2. Monat: 15.000 Euro
• 3. Monat: 7.000 Euro

In Summe sind das 6.000 + 15.000 + 7.000= 28.000 Euro. Somit ist die ZM-Meldung monatlich abzugeben.

Vierteljährliche Zusammenfassende Meldung

Die quartalsweise Abgabe der ZM ist möglich, wenn du innergemeinschaftliche Warenlieferungen oder Dreiecksgeschäfte von maximal 25.000 Euro im laufenden Quartal sowie in den letzten vier Quartalen realisiert hast.

Hier müsstest du also beispielweise deine ZM-Meldung für das 1. Quartal bis zum 30. April abgeben.

Wenn du im laufenden Quartal den Betrag von 25.000 Euro überschreitest, so bist du automatisch monatlich ZM-abgabepflichtig und musst bis zum Ende des Folgemonats, in welchem du den Grenzwert von 25.000 Euro überschritten hast, die Zusammenfassende Meldung abgeben. Die ZM-Meldung muss in diesem Fall sowohl den abgelaufenen Monat sowie, wenn vorhanden, auch die vorausgegangenen Monate aus dem Quartal umfassen. Danach musst du die ZM dann jeden Monat abgeben. Den Grenzwert musst du dabei selbst im Blick behalten. Eine gesonderte Info vom BMF gibt es dazu nicht.

Wichtig zu wissen: Bei innergemeinschaftlichen sonstigen Leistungen ist die Zusammenfassenden Meldung in der Regel immer quartalsweise abzugeben. Du kannst sie aber auch freiwillig monatlich übermitteln, wenn du z.B. eh monatlich Umsatzsteuervoranmeldungen einreichst. Eine Ausnahme gibt es jedoch: Musst du aufgrund deiner Lieferungen bereits monatlich eine ZM machen, muss die Meldung für deine

Beispiel zur vierteljährlichen Zusammenfassenden Meldung

Du erzielst regelmäßig Einkünfte durch Warenlieferungen in Form von Sitzpolstern an Unternehmen in anderen EU-Ländern. Die Warenlieferungen betragen im laufenden Quartal sowie in den letzten vier Kalendervierteljahren 18.000 Euro. In diesem Fall musst du deine ZM-Meldungen quartalsweise abgeben, nämlich bis zum 30.4., 31.7., 25.10. und 31.1.

Jährliche Zusammenfassende Meldung

In einigen Fällen reicht die jährliche Abgabe einer ZM-Meldung. Dies ist möglich bei Unternehmern, die folgende Kriterien erfüllen:

• Es besteht keine Pflicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen sowie entsprechender Umsatzsteuervorauszahlungen.
• Die innergemeinschaftlichen Warenlieferungen enthielten keine Neuwagenlieferungen an Abnehmer mit entsprechender Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Folgende Grenzen wurden im vergangenen Jahr nicht überschritten und werden im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht überschritten:

• Die Summe der innergemeinschaftlichen Warenlieferungen oder sonstigen Leistungen beträgt höchstens 100.000 Euro jährlich bzw.
• 25.000 Euro im Kalendervierteljahr

Beispiel zur jährlichen Zusammenfassenden Meldung

Du musst keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und auch keine Umsatzsteuervorauszahlungen leisten (z.B. weil deine Umsätze sehr niedrig sind).

Im Rahmen deiner selbstständigen Tätigkeit verkaufst du regelmäßig Holztische an Kunden in Österreich (Lieferung) und anderen Ländern der EU (innergemeinschaftliche Warenlieferung). Im letzten Jahr lagen deine Umsätze der innergemeinschaftlichen Warenlieferungen bei 5.000 Euro. Im laufenden Jahr rechnest du mit Warenlieferungen an EU-Kunden im Wert von höchstens 8.000 Euro. Damit liegst du in beiden Jahren unter der Grenze von 100.000 Euro für innergemeinschaftliche Warenlieferungen.

Steuerbefreiung trotz verspäteter Abgabe der ZM

Seit Januar 2020 ist es wichtig, die Zusammenfassende Meldung richtig und pünktlich einzureichen, um für Lieferungen zwischen EU-Ländern von der Steuerbefreiung zu profitieren. Machst du deine Meldung gar nicht, falsch, unvollständig oder gibst sie zu spät ab, musst du auf diese Lieferungen Umsatzsteuer bezahlen.

Wenn du als Unternehmer im Nachhinein feststellst, dass die von dir bereits eingereichte Zusammenfassende Meldung fehlerhaft oder nicht komplett war, so musst du diese binnen eines Monats (Monatsfrist) korrigieren. Die Monatsfrist beginnt ab da zu laufen, wo du deinen Fehler erkennst. Im Falle der fristgemäßen Korrektur gilt weiterhin die Steuerbefreiung.

Konsequenzen bei verspäteter Abgabe der ZM

Wenn du deine Zusammenfassende Meldung verspätet abgibst, so gilt dies als ordnungswidrig und die zuständige Finanzbehörde schickt dir ein entsprechendes Schreiben mit Aufforderung zur Abgabe innerhalb einer bestimmten Frist (Festsetzungsfrist).

Bei Versäumnis, der Aufforderung innerhalb der Festsetzungsfrist nachzukommen, musst du mit einem Verspätungszuschlag in Höhe von bis zu 1% der Bemessungsgrundlage (höchstens 2.200 Euro) rechnen.

Kommst du der Aufforderung durch die Steuerbehörde dann weiterhin nicht nach, so kann auch noch ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 Euro dazukommen. Darum, dein Versäumnis nachzuholen, kommst du dennoch nicht herum, denn hier kann die Finanzbehörde neben Verspätungszuschlag und Zwangsgeld auch für ein Erzwingen der Zusammenfassenden Meldung sorgen.

Grenze und Auswirkung auf die Abgabefrist der ZM

Wenn du die Grenze in Höhe von 25.000 Euro für das laufende Kalendervierteljahr sowie die vier vorangegangenen Quartale plötzlich überschreitest, so musst du dies bereits bis zum Ende des Folgemonats melden – ansonsten gilt es als verspätete Abgabe der Zusammenfassenden Meldung. Die Meldung im Folgemonat ist auch dann erforderlich, wenn du deine ZM bis jetzt beispielsweise nur einmal pro Kalendervierteljahr abgeben musstest.

Die Zusammenfassende Meldung, die du im Folgemonat abgeben musst, kann auch für die vorherigen Monate des Quartals nötig sein. Das ist der Fall, wenn das Quartal schon vor dem Monat des Überschreitens der Grenze begonnen hat. Du kannst dann entweder eine einzige Meldung für das ganze Quartal machen oder für jeden betroffenen Monat eine separate Meldung. (Siehe dazu § 21 Abs. 2 UStG und Abschn. 18a.2 Abs. 2 UStAE).

Ab diesem Zeitpunkt musst du deine Zusammenfassende Meldung immer monatlich abgeben, sonst gefährdest du die Steuerbefreiung. Unterschreitest du die Grenze zu einem späteren Zeitpunkt wieder, so kannst du bei der zuständigen Steuerbehörde erneut eine kalendervierteljährliche Abgabe beantragen. Mehr dazu, welche Angaben in die Zusammenfassende Meldung gehören, erfährst du in der Ausfüllhilfe für die ZM.

Hier ein kleines Beispiel zum Überschreiten der Grenze:

Du verkaufst regelmäßig Büromaterialien wie Schreibblöcke oder Kugelschreiber an Geschäftskunden (Leistungsempfänger) mit Sitz in Italien und somit innerhalb des Gemeinschaftsgebiets. Die Summe deiner damit verbundenen Umsätze beläuft sich im August auf 27.000 Euro – die Grenze von 25.000 Euro wurde somit von dir überschritten. Daher musst du deine ZM nun nicht mehr wie bisher zum 31. Oktober, sondern schon bis 30. September abgeben – ansonsten gilt es als verspätete Abgabe und die Steuerbefreiung entfällt für dich im schlimmsten Fall.

Außerdem musst du eine Zusammenfassende Meldung für Juli abgeben, da dieser Monat zum selben Quartal gehört. Ab diesem Zeitpunkt bist du automatisch dazu verpflichtet, deine Zusammenfassenden Meldungen künftig monatlich abzugeben – also die ZM für den September bis spätestens 31. Oktober, die ZM für Oktober bis spätestens 30. November und so weiter.

Zusammenfassung

Wenn du Waren oder Dienstleistungen innerhalb der EU verkaufst, ist es wichtig, dass du deine Zusammenfassende Meldung fristgerechteinreichst. Die Abgabefrist endet grundsätzlich am Ende des Folgemonats nach Ablauf der Meldeperiode, die monatlich, vierteljährlich oder jährlich sein kann. Sie weicht damit von der dir vielleicht schon bekannten Umsatzsteuervoranmeldung ab.

Eine Fristversäumnis kann schwerwiegende Folgen haben:Umsatzsteuerpflicht für innergemeinschaftliche Lieferungen und Sanktionen wie Verspätungszuschläge, Bußgelder und Zwangsgelder drohen. Eine entsprechende Erinnerung im Kalender macht da durchaus Sinn.

Häufig gestellte Fragen zur verspäteten Abgabe der Zusammenfassenden Meldung