Spesen in Österreich
Du kennst das bestimmt: Geschäftsreisen können ebenso ereignisreich sein wie teuer. Schnell summieren sich die Ausgaben für Hotel, Fahrt und Co. und nach der Reise steht die Frage im Raum: Wie werden Spesen erstattet und in welcher Höhe? Wir erklären, wie Spesen abgerechnet werden, wie feste Spesenpauschalen in Österreich die Reisekostenabrechnung erleichtern und welche Spesensätze bei welcher Reisedauer im Inland gelten.
Verpflegungskosten und Spesen in Österreich
Fassen wir für den Start zusammen, was Spesen sind und welche Pauschalen du kennen solltest:
Auf Dienstreisen anfallende Ausgaben wie für Essen und Trinken sind Teil von Reisekosten, die Angestellte oft vorstrecken. Aber auch als Selbstständiger hast du diese Ausgaben, wenn du beruflich unterwegs bist. Diese Kosten werden Spesen oder Verpflegungsmehraufwand genannt. Die Betonung liegt hier auf dem Mehr an Ausgaben im Vergleich zu dem, was Reisende sonst zahlen würden, wenn sie nicht auf Dienstreise sind und an ihrer ersten Tätigkeitsstätte arbeiten.
Neben der Kategorie Verpflegungskosten für Essen und Getränke gibt es:
- Übernachtungskosten
- Fahrtkosten
- Reisenebenkosten
Feste Spesensätze für eine einfachere Spesenabrechnung
Die Abrechnung nach der Reise kann schnell kompliziert werden durch die unterschiedlichsten Belege, Quittungen und Rechnungen. Die Lösung: Feste Spesensätze.
Diese Reisekostenpauschalen ersparen Unternehmen und Arbeitnehmern viel Zeit und Nerven. Denn statt jede Ausgabe einzeln in der Reisekostenabrechnung aufführen und per Quittung dokumentieren zu müssen, greifst du auf den Spesensatz bzw. pauschalen Tagessatz in Österreich zurück – ganz unabhängig von tatsächlich angefallenen Kosten.
Gut zu wissen:
Den steuerfreien Spesensatz für Taggelder legen nicht Unternehmen und Arbeitgeber fest, sondern das Bundesfinanzministerium für Finanzen. Die letzte Erhöhung brachte dabei jeweils 2,20 pro Stunde. Diese werden aber erst ab der 4. Stunde – hier dann auch für die vorangegangenen 3 Stunden – berechnet. Unter 4 Stunden am Reisetag stehen keine Tagesgelder zu.
Diese Tagessätze schauen wir uns jetzt genauer an.
Verpflegungskostenersatz bei Dienstreisen ab 4 bis 11 Stunden
Die stündliche Berechnung des Taggeldes gilt für deine reisenden Teammitglieder wie auch für dich als Selbstständigen, wenn du auf deiner Geschäftsreise mindestens vier bis 11 Stunden unterwegs bist. Du wendest ihn in deiner Reisekostenabrechnung vor allem für den Anreise- und Abreisetag an, wenn du mehrere Tage auf Dienstreise bist.
Verpflegungskostenersatz bei Dienstreisen ab 12 Stunden
Das volle Tagegeld von 26,40 Euro gilt bei einer Abwesenheit von mehr als 12 Stunden sowie mehrtägigen Dienstreisen für jeden vollen Tag, den du auf Dienstreise im In- oder Ausland bist.
Aufgepasst:
Die Berechnung der Stunden und entsprechenden Pauschbeträge bezieht sich jeweils auf einen Kalendertag. Für den Bezug der großen Pauschale musst du also tatsächlich von 0 bis 24 Uhr pro Kalendertag beruflich auswärts unterwegs sein.
Heißt:
Du kannst die Stunden von zwei Tagen nicht addieren.
So weit, so gut, oder? Dann lass uns jetzt schauen, welche Pauschbeträge konkret hinter der Verpflegungspauschale stecken.
Aktuelle Spesensätze 2024 für Österreich
Die Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen für Auswärtstätigkeiten in Österreich sind lange unverändert geblieben. Für 2024 gelten aktuell folgende einheitliche Tagessätze für Spesen.
Diese vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) festgelegte Verpflegungspauschale kann steuerfrei erstattet werden.
Übrigens:
Der Spesensatz für die steuerfreie Übernachtungspauschale für Dienstreisen liegt bei 15 Euro. Sie kann anstelle der tatsächlichen Übernachtungskosten angewandt werden. Günstiger ist jedoch eine Übernachtungsrechnung, da diese meist höher als die Nächtigungspauschale ausfällt und vollständig steuerfrei ist.
Kürzungen der Spesenpauschale bei Reisen im Inland
Kommen wir nun zu Einschränkungen, die du kennen solltest:
Die Tagespauschale erhalten Dienstreisende ausschließlich dann steuerlich angerechnet, wenn sie ihre Verpflegung tatsächlich selbst ausgelegt haben. Das heißt beispielsweise:
- das Frühstück auf dem Flughafen,
- das Mittagessen vor dem Meeting in einem Bistro oder auch
- das Abendessen abends im Hotel
haben sie aus der eigenen Tasche gezahlt.
Übernehmen andere die Mahlzeiten, wird ein fixer Betrag, egal um welche Mahlzeit es sich handelt, von den Spesen abgezogen. Dies sind jeweils 13,20 pro Mahlzeit. Bei zwei bezahlten Mahlzeiten steht damit keine Tagespauschale mehr zu.
Beispiel:
Stell dir vor, du bist als Arbeitgeber mit einem Angestellten auf Dienstreise und ihr seid mehr als 24 Stunden unterwegs. Du zahlst für ihn das Mittagessen. Dann fallen 13,20 Euro der Tagespauschale weg. Außerdem übernimmst du auch die Kosten fürs Frühstück. Die Pauschale wird also noch einmal um 13,20 Euro gemindert.
Das heißt konkret für die Spesenabrechnung deines Mitarbeiters:
- Kürzung um 13,20 Euro für das Frühstück und
- um 13,20 Euro für das Mittagessen.
Dein Mitarbeiter kann also kein Tagesgeld mehr ansetzen.
Spesensätze für Österreich abrechnen
Die Dienstreise und damit Auswärtstätigkeit deines Mitarbeiters sind beendet und der Reisende ist zurück an seiner eigentlichen Tätigkeitsstätte. Da er die für seine Reise zutreffenden Verpflegungspauschalen kennt, macht er sich an die Spesenabrechnung. Doch wie läuft das dann genau mit der Abrechnung von Spesen in Österreich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
Der Verpflegungsmehraufwand ist im Einkommensteuergesetz (b) geregelt. Wir fassen das Wichtigste für dich zusammen:
- Sind Arbeitnehmer auf Geschäftsreisen und haben sie Ausgaben für Verpflegungsmehraufwand, können sie sich ihre Auslagen vom Arbeitgeber erstatten lassen.
- Trägst du mit deinem Unternehmen die Kosten und zahlst ihnen Verpflegungspauschalen, bekommen deine Angestellten diese Spesensätze steuerfrei erstattet. Und auch du als Arbeitgeber wiederum kannst diese Ausgaben absetzen.
Wie dein Angestellter die Spesenabrechnung richtig ausfüllt und Schritt für Schritt vorgeht, haben wir dir in unserem Ratgeberartikel zur Spesenabrechnung zusammengefasst.
Wichtig ist hier zu wissen:
Arbeitgeber sind per Gesetz nach Maßgeblichkeit dazu verpflichtet, Spesen zu erstatten.
Heißt das, dass Arbeitnehmer auf ihren Auslagen sitzenbleiben, wenn ihr Chef keine Spesen erstattet? Nein. Angestellte können die Spesen in ihrer Steuererklärung (Arbeitnehmerveranlagung) angeben und erhalten so indirekt ihre Auslagen wieder.
Spesen für Selbstständige und Unternehmen?
Als Selbstständiger, Freiberufler und Unternehmer kannst du die Spesenpauschalen für Verpflegungsmehraufwand von dir und deinen Mitarbeitern als Betriebsausgaben abrechnen und von der Steuer absetzen. Sie fließen dann mit ein in deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) oder in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
Gut zu wissen:
Die Reisekostenpauschalen für Essen und Trinken im Ausland unterscheiden sich teils stark von denen im deutschen Inland. Mehr Informationen für Auslandsreisende und eine Spesen-Tabelle haben wir im Artikel Spesen im Ausland für dich bereitgestellt.
Zusammenfassung: Spesen in Österreich
Spesen, auch als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet, entstehen auf Dienstreisen durch zusätzliche Ausgaben für Essen und Trinken. In Österreich gibt es dafür feste Spesensätze, die die Abrechnung erleichtern und steuerfrei erstattet werden können.
Ab einer Abwesenheit von vier Stunden stehen Reisenden Taggelder zu, die sich je nach Dauer der Dienstreise staffeln. Bei einer Abwesenheit von über 12 Stunden beträgt das Tagegeld 26,40 Euro. Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber bezahlt, reduzieren sich diese Pauschalen. Selbstständige und Unternehmen können die Spesen als Betriebsausgaben absetzen. Für eine einfache Spesenabrechnung bietet sich die Verwendung einer Vorlage an, die alle notwendigen Angaben berücksichtigt.
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