Gutschrift verbuchen in Österreich: Alles, was du dazu wissen musst
Gutschrift, Rechnungskorrektur, Stornorechnung – ist das nicht eigentlich alles das Gleiche? Nicht ganz! Auch wenn es im Sprachgebrauch manchmal den Anschein hat, ist dem nicht so. Der Unterschied liegt darin, wer die Rechnung schreibt. Bei einer Gutschrift macht dies ausnahmsweise der Leistungsempfänger, nicht der Leistungserbringer. Im Zweifel macht es für dich also Sinn, nachzufragen, was für eine “Gutschrift” gerade gemeint ist.
In diesem Ratgeberartikel erklären wir dir, was eine Gutschrift ist, was sie von einer Korrekturrechnung oder Stornorechnung unterscheidet und was du bei der Erstellung beachten solltest. Darüber hinaus lernst du, welche Pflichtangaben darauf erscheinen müssen und wie du eine Gutschrift verbuchen kannst.
Das gilt als Gutschrift
Bei der Abrechnungsgutschrift handelt es sich um eine besondere Form der Rechnungsstellung. Anders als sonst stellt hier der Leistungsempfänger oder die Leistungsempfängerin die Rechnung für einen Leistungserbringer oder eine Leistungserbringerin aus – und zwar mit einem positiven Betrag.
Dies unterscheidet die Abrechnungsgutschrift unter anderem auch von einer Rechnungskorrektur oder Stornorechnung. Bereits geleistete Zahlungen erhältst du zurück, bevor die erneute Rechnungsstellung folgt. Mit der Gutschrift als besondere Form der Rechnungsstellung haben aber weder eine Korrektur- noch eine Stornorechnung etwas zu tun, auch wenn die Begriffe im Sprachgebrauch manchmal synonym verwendet werden. Auch die Bankgutschrift ist in diesem Fall nicht gemeint. Eine Bankgutschrift steht ganz einfach für die Verbuchung eines eingehenden Betrages auf dem Konto.
Hier sind die entscheidenden Unterschiede zwischen Gutschrift und Stornorechnung aufgelistet:
Diese Regeln musst du bei Gutschriften beachten
Die Regeln, die es im Gutschriftverfahren zu beachten gilt, stellen wir dir auf einen Blick vor:
- Der Leistungserbringer bzw. die Leistungserbringerin erhält die Gutschrift als Einnahme vom Leistungsempfänger bzw. der Leistungsempfängerin (§ 11 Abs. 7 Umsatzsteuergesetz (UStG).
- Der Leistungsempfänger oder die Leistungsempfängerin stellt die Rechnung aus.
- Die Gutschrift weist einen positiven Betrag aus.
Das muss auf der Gutschrift stehen
Die Abrechnungsgutschrift ist aus steuerrechtlicher Sicht eine Rechnung. Daher muss eine Gutschrift nach § 11 Umsatzsteuergesetz (UStG) alle Pflichtangaben enthalten, die der Gesetzgeber hierfür vorsieht, unter anderem:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers bzw. der Unternehmerin und des Leistungsempfängers bzw. der Leistungsempfängerin
- Steuernummer des Leistungserbringers bzw. der Leistungserbringerin
- Rechnungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer
- Angaben über die Art und den Umfang der Leistung oder Lieferung
- Angaben über den Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung
- besondere Vereinbarungen zur Zahlung (Zeitpunkt) oder Entgeltminderung und die Höhe des Steuersatzes, der in der Rechnung enthalten ist
- Hinweis auf die Pflicht zur Aufbewahrung der Rechnung/Gutschrift, sofern diese steuerpflichtige Leistungen beinhaltet
Wichtig ist beim Gutschriftsverfahren, dass die Gutschrift als solche gekennzeichnetwird. Am einfachsten erfolgt dies, indem du als Bezeichnung tatsächlich „Gutschrift“wählst.
Eine Gutschrift selbst zu erstellen ist natürlich mit einem zeitlichen Aufwand verbunden. Einfacher und schneller geht das Ganze, indem du eine kostenlose Gutschrift Vorlage verwendest, welche du individuell anpassen kannst:
Für diese Zwecke ist eine Gutschrift sinnvoll
Das Gutschriftverfahren findet häufig dann Anwendung, wenn du über einen Dritten Leistungen erbringst und dieser Dritte diese Leistungen dann mit seinem Kunden oder seiner Kundin abrechnet.
So verbuchst du eine Gutschrift
Eine Abrechnungsgutschrift wird in der Regel wie eine normale Rechnung verbucht:
- Der Leistungserbringer bzw. die Leistungserbringerin bucht das Honorar an „Erlöse“und „Umsatzsteuer“. Bei einem Honorar von 120 Euro buchst du 100 Euro an Erlöse, 20 Euro an Umsatzsteuer.
- Die Leistungsempfängerin bzw. der Leistungsempfänger bucht die Abrechnungsgutschrift an „Fremdleistungen Vorsteuer“ und „abziehbare Vorsteuer“. Es werden 100 Euro an „Fremdleistungen Vorsteuer“ und 20 Euro an „abziehbare Vorsteuer“ gebucht. Falls der Steuersatz nicht 20 %, sondern 13 % oder 10% beträgt, müsste das Honorar entsprechend der des Steuersatzes angepasst und als Vorsteuer oder Umsatzsteuer gebucht werden. Somit wären dies bei 13 % Steuer 113 Euro und bei 10 % Steuer 110 Euro).
Mehr Infos zur Buchung einer Gutschrift erhältst du außerdem in diesem Video:
Diese Fehler entstehen bei der Verbuchung einer Gutschrift
Ein Fehler, der auch bei „normalen“ Rechnungen schnell passiert, sind fehlende Pflichtangaben nach UStG. Wenn also Rechnungsnummer, Steuersatz oder Ausstellungsdatum beim Gutschriftsverfahren fehlen, dann kann die Abrechnungsgutschrift umsatzsteuerrechtlich nicht korrekt verbucht werden.
Ganz wichtig ist auch, dass du das Wort „Gutschrift“ im Dokument nicht vergisst und einen positiven Rechnungsbetrag ausweist. Für Leistungserbringerinnen oder Leistungserbringer ist es von großer Bedeutung, dass ihre Steuernummer in der Gutschrift angegeben ist. Auch dies ist ein Fehler, der gern passiert, wenn Leistungsempfänger bzw. Leistungsempfängerinnen eine Rechnung ausstellen, aber das Eintragen der Steuernummer vergessen.
Ob vergessene Pflichtangaben wie Ausstellungsdatum oder Rechnungsnummer oder ein fehlender Hinweis auf die Gutschrift: Ein Gutschriftverfahren birgt Fallstricke. Mit einem Online-Rechnungsprogramm wie sevdesk kannst du ganz einfach rechtskonforme Gutschriften erfassen und zudem Fehler vermeiden, da das Rechnungsdesign und die Rechnungsvorlagen bereits alle notwendigen Pflichtangaben über Platzhalter integrieren. Auch eine Korrekturrechnung oder eine Stornorechnung kannst du mit sevdesk einfach und rechtssicher erstellen. Rechnungen schreiben wird so endlich viel einfacher!
Gutschrift und Vorsteuerabzug – das musst du wissen
Für das Umsatzsteuerrecht stellt eine Gutschrift keinen Sonderfall dar. Wenn du eine Gutschrift ausstellst, dann kannst du die enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Vorsteuerabzug geltend machen. Wichtig ist jedoch, dass die Gutschrift alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben enthält und korrekt verbucht werden kann.
Gutschrift für Kleinunternehmer – geht das?
Ja, auch Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer können Gutschriften erhalten. Entscheidend ist, dass die Abrechnungsgutschrift in diesem Fall keine Umsatzsteuer und keinen Steuersatz ausweisen darf. Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer dürfen eine Gutschrift mit ausgewiesener Mehrwertsteuer nicht annehmen und sollten in diesem Fall unbedingt der Gutschrift mit Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung entsprechend § 6 Abs. 1 UStG widersprechen. Damit verliert die Gutschrift ihre Gültigkeit und muss neu ausgestellt werden.
