Umsatzsteuer-Sonderprüfung: So bereitest du dich optimal vor
Ist dir Post vom Finanzamt ins Haus geflattert, die eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung in deinem Unternehmen ankündigt? Keine Sorge, mit der richtigen Vorbereitungen meisterst du diese Form der Betriebsprüfung problemlos. Wir zeigen dir in diesem Artikel, was eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist, wie sie abläuft und wie du dich optimal vorbereitest.
Was ist eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung?
Bei einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung handelt es sich um eine besondere Form der Außenprüfung, die sich auf die Umsatzsteuer beschränkt. Dabei wird nicht deine gesamte Buchhaltung geprüft, sondern lediglich einzelne Sachverhalte oder Zeiträume.
Das Finanzamt kontrolliert mit der Umsatzsteuer-Sonderprüfung, ob du deine Ausgaben richtig verbuchst und die Vorsteuer korrekt ziehst. Es sind die gleichen Rechtsvorschriften anzuwenden wie bei einer normalen Außenprüfung. Geregelt sind sie in den §§ 193–207 AO.
Übrigens ist eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung nicht dasselbe wie eine Umsatzsteuer-Nachschau nach § 144 BAO. Diese wird unangekündigt durch die Steuerfahndung durchgeführt, etwa wenn Hinweise auf eine Steuerhinterziehung vorliegen. Die Umsatzsteuer-Nachschau der Steuerfahndung kann nahtlos in eine normale Betriebsprüfung übergehen.
Wann wird eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung durchgeführt?
Im Gegensatz zur normalen Betriebsprüfung wird die Umsatzsteuer-Sonderprüfung nicht turnusmäßig durchgeführt. Stattdessen schaut die Finanzbehörde einfach dann bei dir vorbei, wenn sie einen konkreten Sachverhalt nachprüfen oder einfach kontrollieren will, ob deine Buchführung stimmt.
Bei manchen Unternehmen ist das sogar mehrere Male im Jahr der Fall. Und andere wiederum bekommen die Sonderprüfer zehn Jahre lang nicht zu Gesicht.
Dabei gibt es natürlich einige Kriterien, die das Finanzamt hellhörig werden lassen, sodass es dir eher mal einen Prüfer vorbeischickt. Welche das sind, schauen wir uns gleich im Detail an. Teilweise reicht es schon, Neugründer zu sein.
Oft werden bei dieser Außenprüfung nur einzelne Voranmeldungszeiträume geprüft. Dabei sind die Prüfer angehalten, das sehr zeitnah zu machen. In manchen Fällen kann sich eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung aber auch auf ein ganzes Kalenderjahr beziehen.
Wie lange dauert eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung?
Da sich die Betriebsprüfer bei einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung nur einzelne Sachverhalte ansehen, ist sie meist schnell erledigt. In kleineren und mittleren Betrieben reicht im Regelfall ein Tag dafür.
Umsatzsteuer-Sonderprüfung: Erstprüfung vs. Bedarfsprüfung
Bei der Umsatzsteuer-Sonderprüfung unterscheiden wir zwei Arten von Betriebsprüfungen – die Erstprüfung und die Bedarfsprüfung. Schauen wir uns einmal an, was das jeweils bedeutet.
Erstprüfung
Eine Erstprüfung dient dazu, bei eher jungen Unternehmen frühzeitig mögliche Fehler in der Buchführung aufzudecken, die zu fehlerhaften Umsatzsteuervoranmeldungen führen könnten. Außerdem kontrolliert der Sonderprüfer, ob du überhaupt eine unternehmerische Tätigkeit ausübst.
Bedarfsprüfung
Eine Bedarfsprüfung führt das Finanzamt durch, um deine Aufzeichnungen mit deinen tatsächlichen Umsätzen und Betriebsausgaben abzugleichen. Diese Prüfung findet – wie der Name schon verrät – „bei Bedarf“ statt, nämlich wenn das Finanzamt Auffälligkeiten festgestellt hat.
Mögliche Gründe für eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung können etwa sein:
- Du hast ungewöhnlich hohe Vorsteuerbeträge in deiner Umsatzsteuervoranmeldung angegeben (z. B. wegen einer höheren Investition).
- Du unterhältst Geschäftsbeziehungen zu Geschäftspartnern, bei denen das Finanzamt Unregelmäßigkeiten festgestellt hat (z. B. Verbindungen zu Scheinfirmen).
- Es sind Rechnungen mit formalen Mängeln aufgetaucht.
- Im Rahmen der Neugründung sind erhebliche Vorsteuerüberschüsse angefallen.
- Du hast in deiner Umsatzsteuervoranmeldung innergemeinschaftliche Erwerbe ausgewiesen (z. B. Abgleich der Angaben in deiner Jahreserklärung für die Umsatzsteuer mit Meldungen aus anderen Ländern).
- Du hast ein Grundstück veräußert oder aus dem Betrieb entnommen.
- Du hast für bestimmte Umsätze Steuerbefreiungen in Anspruch genommen.
- Du wendest mehrere Steuersätze an (z. B. in der Gastronomie).
- Du nutzt den Vorsteuerabzug beim Kauf von Fahrzeugen
- Du hast hohe Differenzen zwischen deinen Voranmeldungen und der Umsatzsteuer-Jahreserklärung
Du siehst schon: Eine Sonderprüfung bedeutet nicht automatisch, dass du auch etwas falsch gemacht hast. Oft will das Finanzamt nur Erklärungen und Belege, um die Richtigkeit deiner Geschäftsvorfälle nachvollziehen zu können.
Umsatzsteuer-Sonderprüfung bei Existenzgründern
Bei Existenzgründern kommt es ebenfalls häufiger zu einer Umsatzsteuerprüfung. Dabei sehen sich die Prüfer etwa diese Sachverhalte an:
- Liegt eine unternehmerische Tätigkeit vor?
- Welche Investitionen sind im Rahmen der Gründung angefallen?
- Ist es erforderlich, Vorsteuern aufzuteilen?
- Nutzt du die Soll- oder Istversteuerung?
- Hast du für den Vorsteuerabzug Pauschalen genutzt?
- Hast du für deine Rechnungen den richtigen Steuersatz?
- Wurden Steuerbefreiungen korrekt angewendet?
Mit der Umsatzsteuerprüfung stellt die Finanzbehörde sicher, dass etwaige Fehler möglichst früh auffallen – und nicht erst bei der Erklärung der Jahresumsatzsteuer oder gar bei einer regulären Betriebsprüfung
Ablauf der Umsatzsteuer-Sonderprüfung
Wenn du schon vorher weißt, wie die Umsatzsteuerprüfung abläuft, kannst du dich in Ruhe darauf vorbereiten. Mit diesen Schritten solltest du rechnen:
- Prüfungsanordnung: Die Prüfungsanordnung nach §§ 147 und 148 BAO ( Bundesabgabenordnung) bekommst du mindestens eine Woche vor dem Termin – oft meldet sich der Sonderprüfer schon vorher telefonisch, um den Termin zu vereinbaren. Die Prüfungsanordnung verrät dir mehr über Zeit und Ort der Betriebsprüfung sowie die zu prüfenden Sachverhalte.
- Prüfungsort: Normalerweise findet die Betriebsprüfung in deinen Betriebsräumen statt. Auf Antrag kann sie aber auch zu deinem Steuerberater oder in die Räume der Finanzbehörde verlegt werden (§ 141 Abs. 1 Satz 2 BAO).
- Ankunft: Am Tag der Sonderprüfung muss sich der Prüfer unaufgefordert ausweisen und seinen Dienstausweis zeigen.
- Gespräch: Um die Prüfung zu beschleunigen, kannst du dem Prüfer einen Überblick zu deinem Unternehmen geben.
- Betriebsprüfung: Nun erfolgt die Prüfung der vorgelegten Unterlagen. Zusätzlich kann der Prüfer eine Betriebsbesichtigung vornehmen und sich beispielsweise angeschaffte Investitionsgüter ansehen.
- Kontrollmitteilungen: Sonderprüfer erstellen häufig Kontrollmitteilungen. Diese können andere Finanzämter abrufen, um Informationen zu anderen Steuerpflichtigen zu gewinnen.
- Abschluss: Trifft der Prüfer eine Prüfungsfeststellung, ändert sich die Behandlung des Vorsteuerabzugs. Entsprechend kann es zu Nachzahlungen (in Ausnahmefällen auch Erstattungen) der Jahresumsatzsteuer kommen. Es gibt dann eine Schlussbesprechung, um die Details zu klären. Ist das nicht der Fall, bekommst du lediglich einen Prüfbericht.
Darauf achtet der Prüfer bei der Umsatzsteuer-Sonderprüfung
Du weißt nun also schon mal, wie alles abläuft. Aber was genau will der Prüfer eigentlich wissen? Im Regelfall hat er für die Umsatzsteuerprüfung ein Prüfungsraster oder eine Checkliste, die als Orientierung dienen. Dazu gehören beispielsweise diese Kriterien:
- ob deine Buchhaltung aktuell ist oder Buchungsrückstände vorhanden sind
- ob deine Belege geordnet und übersichtlich abgelegt sind
- ob die gebuchten Belege Buchungsdetails (z. B. Vorkontierung) enthalten
- ob Belege alle Pflichtangaben enthalten
- wie du die Privatnutzung des betrieblichen Telefons oder von Fahrzeugen verbuchst
- ob die Umsätze und der Wareneingang in einem sinnvollen Verhältnis zueinander stehen
- ob alle Wareneingänge und -ausgänge ordentlich dokumentiert sind
- ob es Buchungen ohne Beleg gibt
Diese Liste ist nicht abschließend. Was sich die Prüfer bei einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung ansehen, richtet sich vor allem nach dem Grund der Prüfung.
Tipps zur Vorbereitung der Umsatzsteuer-Sonderprüfung
Beginne deine Vorbereitungen am besten damit, die vom Finanzamt geforderten Unterlagen zusammenzustellen (z. B. Belege, Voranmeldungen, Jahreserklärungen). Abhängig von den Vorgaben in der Prüfungsanordnung musst du sie eventuell auch elektronisch zur Verfügung stellen. Damit du die Prüfung entspannt über die Bühne bringen kannst, solltest du dich außerdem mit unseren Tipps vorbereiten:
- Geh all deine Ein- und Ausgangsrechnungen durch, ob alle Pflichtangaben enthalten und die Vorsteuerbeträge richtig ausgewiesen sind.
- Stelle sicher, dass deine Buchhaltung auf dem aktuellen Stand ist.
- Achte darauf, dass zu jeder Buchung ein Beleg vorliegt.
- Halte die geforderten Unterlagen ordentlich sortiert und geordnet bereit.
- Dokumentiere auf den Belegen, wie du sie verbucht hast.
- Wenn du Steuerbefreiungen nutzt, dokumentiere die Gründe dafür.
Solltest du dabei merken, dass etwas fehlt oder fehlerhaft ist, teile das dem Prüfer am besten direkt zu Beginn der Sonderprüfung mit. Am Ende wird er es sonst ja eh entdecken. Und ein paar kleine Fehler werden oft auch nicht gleich zu hohen Nachzahlungen führen.
Erfasse deine Buchungen und Belege am besten immer fortlaufend und zeitnah – so hast du noch alle Hintergründe im Kopf. Nutze dafür die sevdesk Buchhaltungssoftware, denn sie nimmt dir dank Automatisierung viel Arbeit ab.
Zusammenfassung: Umsatzsteuer-Sonderprüfung
Durch zu viel abgezogene Vorsteuer geht den Finanzbehörden jedes Jahr viel Geld verloren. Deshalb stellen sie mittels Umsatzsteuer-Sonderprüfungen sicher, dass in den Voranmeldungen keine Fehler beim Vorsteuerabzug passieren. Fallen etwa in der Voranmeldung überdurchschnittlich hohe Vorsteuerbeträge auf, sehen die Betriebsprüfer gerne etwas genauer hin. Wenn du dich gut vorbereitest, hast du aber nichts zu befürchten.
