Sammelbelege: So vereinfachen sie die Buchhaltung!
Jeder Beleg, so auch der Sammelbeleg, dient der Dokumentation eines entsprechenden Geschäftsvorfalls. Denn in der Buchhaltung muss es für jede Buchung stets auch einen passenden Beleg als Nachweis geben – beispielsweise, wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung vornimmt. Der Sammelbeleg bildet dabei das Gegenstück zum klassischen Einzelbeleg.
In diesem Ratgeber erfährst du, was genau einen Sammelbeleg ausmacht, was eine Sammelrechnung ist – und wie sich Sammel- und Einzelbeleg voneinander unterscheiden.
Was sind Sammelbelege?
Für jede Buchung bedarf es eines passenden Buchungsbelegs wie beispielsweise eines Fremdbelegs oder eines Eigenbelegs. So kann das Finanzamt beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung alle Geschäftsvorfalle lückenlos nachvollziehen. Dementsprechend gibt es in der Buchhaltung auch viele unterschiedliche Belegarten – darunter auch Sammelbelege. Sammelbelege reduzieren den Aufwand in der Buchhaltung, da sie mehrere gleichartige Geschäftsvorfälle in nur einem einzigen Beleg zusammenfassen.
Keine Lust zu lesen? Erhalte alle Infos ganz einfach auch durch unser YouTube Video zum Thema:
Sammelrechnung | so kannst du mehrere Rechnungen zusammenfassen!
Der Unterschied zwischen Sammelbeleg und Einzelbeleg
Der Unterschied zwischen beiden Belegarten erklärt sich schon aus den Begriffen selbst. Während ein Einzelbeleg nur einen einzelnen Geschäftsvorfall dokumentiert, erfasst ein Sammelbeleg hingegen gleich mehrere Geschäftsvorfälle. Zu den Sammelbelegen zählen zum Beispiel Kontoauszüge einer Bank oder Lohn- und Gehaltslisten.
Unterschied Sammelrechnung und Sammelbeleg
Grundsätzlich ist zwar jede Rechnung ein Beleg, doch nicht jeder Beleg ist auch eine Rechnung. So gibt es viele weitere Belegarten wie:
- Quittungen
- Kassenbelege
- Bewirtungsbelege
- Lohnlisten
- Gehaltslisten
- Eigenbelege wie Not- oder Ersatzbelege
- Bankauszüge
und viele weitere.
In diesem Sinne unterscheiden sich auch die Sammelrechnung und der Sammelbeleg. Mit einer Sammelrechnung kannst du in einer einzigen Rechnung gleich mehrere Kundenaufträge eines Kunden abrechnen. Die Sammelrechnung ist somit dann sinnvoll, wenn du von einem einzelnen Kunden fortlaufend immer wieder Aufträge erhältst – und diese in regelmäßigen Abständen gebündelt beziehungsweise „gesammelt“ abrechnen möchtest.
Einsatz, Sinn und Zweck von Sammelbelegen
Gibt es in der Buchhaltung mehrere gleichartige Geschäftsvorfälle wie es zum Beispiel bei Lohn- und Gehaltslisten der Fall ist, so können diese durch die Erstellung eines Sammelbelegs zusammengefasst werden.
Der Vorteil: Zeitersparnis! Denn dadurch kann viel Zeit bei der Abwicklung gespart werden. So werden beispielsweise mit einer Sammelrechnung deutlich weniger Buchungen für das Bank- und Kundenkonto erforderlich, als wenn jede Rechnung einzeln gebucht werden muss. Ähnlich verhält es sich bei Lohn- und Gehaltslisten: Hier können Überweisungen durch die Erfassung per Sammelbeleg in einem Durchgang erfolgen. Insbesondere bei Hunderten oder gar Tausenden von Mitarbeitern senkt dies den Aufwand merklich.
Klassische Beispiele für einen Sammelbeleg
Zu den typischen Beispielen für Sammelbelege gehören unter anderem:
- die Lohn- und Gehaltsliste: Mit Lohn- und Gehaltslisten als Sammelbeleg wird die Auszahlung der Löhne beziehungsweise Gehälter zusammengefasst und ausgelöst. Da es sich um Listen handelt, enthält diese Form des Sammelbelegs naturgemäß nicht nur einen Empfängernamen, sondern zahlreiche – manchmal sogar mehrere Tausend. Somit erspart die Nutzung des Sammelbelegs viel Aufwand und Zeit.
- der Bankauszug: Konto- beziehungsweise Bankauszüge dokumentieren im Regelfall mehrere Geschäftsvorfälle wie Buchungen, Einzahlungen sowie Auszahlungen und vieles mehr. Somit stellen auch sie ein klassisches Beispiel für einen Sammelbeleg dar.
- die Sammelrechnung: Mit einer Sammelrechnung erfasst du beispielsweise alle an einen Kunden innerhalb eines Zeitraums wie einer Woche erbrachten Leistungen oder gelieferten Produkte – und stellst diese dem Kunden gesammelt in Rechnung. Daher ist auch die Sammelrechnung eine Art des Sammelbelegs. Mehr dazu erfährst du in unserem Beitrag zur Sammelrechnung.
Lade dir einfach kostenlos unser Sammelrechnung Muster als Word- oder Excel-Datei herunter. Diese berücksichtigt bereits die gesetzlichen Pflichtangaben. So kannst du mögliche Fehler vermeiden.
Sammelbeleg erstellen – darauf musst du achten
Wenn du einen Sammelbeleg wie beispielsweise eine Sammelrechnung erstellst, fasst du mehrere gleichartige Geschäftsvorfälle in einem Beleg zusammen. Dabei solltest du unbedingt darauf achten, dass:
- der Sammelbeleg wie beispielsweise die Sammelrechnung inhaltlich wie auch rechnerisch korrekt ist.
- der Sammelbeleg alle für die entsprechende Belegart vorgegebenen Pflichtangaben enthält.
Pflichtangaben von Sammelbelegen
Für jede Belegart gibt es konkrete Pflichtangaben, die unbedingt einzuhalten sind, wie beispielsweise die Belegnummer oder das Datum. Diese unterscheiden sich von Beleg zu Beleg. So gibt es zum Beispiel für eine Kleinbetragsrechnung andere Pflichtangaben als die Pflichtangaben für eine klassische Rechnung. Auch für den jeweiligen Sammelbeleg richten sich die konkreten Pflichtangaben somit nach der jeweiligen Belegart.
Eine Übersicht zu allen Arten findest du in unserem Ratgeber Belegarten.
Sammelbelege buchen
Wenn du einen Sammelbeleg wie beispielsweise eine Sammelrechnung erstellst, fasst du mehrere gleichartige Geschäftsvorfälle in einem Beleg zusammen. Die Buchung von Sammelbelegen erfolgt wiederum im Regelfall analog zur Buchung von Einzelbelegen. Konkret bedeutet dies, dass jeder Geschäftsvorfall einzeln gebucht wird.
- So werden bei Lohn- und Gehaltslisten beispielsweise die entsprechenden Lohn- und Gehaltszahlungen auch den entsprechenden einzelnen Mitarbeiterkonten zugeordnet.
- Auch die Buchung der in den Bankauszügen aufgeführten Zahlungsausgänge und -eingänge erfolgt entsprechend einzeln.
- Bei der Sammelrechnung wiederum bedarf es merklich weniger Buchungen für das Bank- und Kundenkonto, als wenn jede Rechnung einzeln gebucht werden müsste.
Aufbewahrungsfristen von Sammelbelegen
Für alle Arten von Geschäftsunterlagen gibt es konkrete Aufbewahrungsfristen und -pflichten. Diese betragen in der Regel 7 Jahre (§ 132 Bundesabgabenordnung und §§ 190-212 Unternehmensgesetzbuch) bzw. die verlängerte Aufbewahrungsfrist von 22 Jahren (nur für umsatzsteuerrechtlich buchhalterische Vorgänge im Zusammenhang mit Grundstücken lt. §§ 190, 212 UGB).
