Die Arbeitszeit halbiert: Wie Energieeffizienz-Berater SEnerCon mit Agicap und
sevDesk seine Effizienz in der Finanzverwaltung steigert
Die SEnerCon (SigmaEnergyConsulting) GmbH ist ein traditionelles
Familienunternehmen in zweiter Generation. Die Geschäftsführer Immanuel und
Maximilian Hengstenberg haben die SEnerCon aus der Hand ihres Vaters und
Gründers Johannes Hengstenberg übernommen. Seit 1992 berät die SEnerCon
Hausbesitzer und Mieter bei der Senkung des Heizenergie- und Stromverbrauchs.
Heute gehören über 100.000 Privatkunden und 40 Großkunden und mit der
gemeinnützigen Klimaschutzberatung co2online gGmbH eine erfolgreiche
Tochtergesellschaft zum Portfolio. Der nächste große Schritt in der
Effizienzsteigerung des Unternehmens war die Digitalisierung des Finanzwesens,
die erfolgreich mit der Buchhaltungssoftware sevDesk und der
Cashflow-Management-Software Agicap gelang.
Aus der analogen "Dinosaurierzeit” in die digitale Neuzeit
Eine der wichtigsten strategischen Aufgaben war es für CEO Immanuel
Hengstenberg, die Digitalisierung seines Familienunternehmens voranzutreiben.
Dafür war es wichtig, seine Mitarbeiter:innen mitzunehmen, den alten Trampelpfad
zu verlassen und den vorhandenen Workflow, der zwar funktionierte, mit einer viel
transparenteren und schnelleren Lösung zu ersetzen: “Wir kommen aus der
Dinosaurierzeit und wollten die Digitalisierung, den game-change, haben”, so der
Geschäftsführer des klassischen und doch innovativen Ingenieurbüros, das auf 30
Mitarbeiter:innen gewachsen ist und weiter wächst und auf einen Umsatz von 2
Millionen Euro im Jahr blickt. Die Tochter co2online ist mit 60 Mitarbeiter:innen sogar
noch größer.
Excel als “gesundheitliche Belastung”
Die Wahl zur Nutzung von Agicap für die tagesaktuelle und antizipierende
Cashflow-Planung im Unternehmen fiel, als man der notwendig obsessiven Kontrolle
der Finanzsituation allein mit immer komplexer werdenden Excel-Tabellen nicht mehr
Herr wurde. Gerade wenn man als ein Unternehmen auf eine zugesicherte
Bundesförderung für Energieberatung manchmal schon bis zu 5 Monate warten
muss, dann ist der Liquiditätsengpass nicht fern. “Es war eine unkontrollierbare
Situation”, so Immanuel Hengstenberg, “Wir sind mit Excel-Tabellen dabei oft
untergegangen, das Rechnungswesen hat nicht funktioniert, weil jemand im Urlaub
war, oder sich einfache Excel-Flüchtigkeitsfehler eingeschlichen haben.” Die
Aktualität und Sauberkeit der Daten ist aber gerade im Projektgeschäft wichtig, um
die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit zu treffen. Da musste auch jeder
offene Posten ernst genommen werden.
Der Geschäftsführer von SEnerCon nutzt Agicap auch dazu, im aktuellen Wachstum
des Unternehmens die richtige Zeit für Investitionen, vor allem in mehr Personal
abzuwägen. Und ein besonderer Bonus ist die Kostenersparnis bei der
administrativen Arbeit durch Agicap und sevDesk: “Wir hatten das klassische
Alles-wird-auf-Zettel-geklebt-und-unterschieben und Belege in Papierform werden
zum Steuerberater geschickt”, so Immanuel Hengstenberg über die Zeit der
analogen Arbeit. Vor allem die Arbeit mit programmierten Excel-Vorlagen bezeichnet
der CEO heute rückblickend als eine “gesundheitliche Belastung”, weil die
Fehleranfälligkeit durch nicht funktionierende Verknüpfungen, falsche
Summenformeln und Eingabepatzer in Excel höchst frustrierend war.
Automatisierung und Transparenz
Nach der Implementierung von Agicap suchte Immanuel Hengstenberg nach einer
digitalen Lösung für das Rechnungswesen, das mit der Cashflow-Planung in Agicap
kompatibel war. Seine Wahl fiel auf den Marktführer sevDesk, da ihm dort die
Features besonders gefielen und die praktische API-Schnittstelle zusagte. Hierüber
konnte die SEnerCon die automatisierte Erstellung von Energieausweisen auf
Anfrage von Kunden über ihre Website einfach mit einer automatischen Erstellung
von Rechnungen für die Dienstleistung über SevDesk verbinden.
Durch die Kombination von sevDesk und Agicap zur Rechnungsverwaltung und
Cashflow-Planung konnte Immanuel Hengstenberg bei SEnerCon nach eigenen
Angaben den Arbeitsaufwand für diese Prozesse im Unternehmen halbieren. Was
früher sehr umständlich war, die Erstellung einer einzelnen Rechnung und die
Cashflow-Überwachung, ist jetzt mit einem Klick gemacht. Für die Zukunft freut sich
Hengstenberg auf weitere Vereinfachungen und Optimierungen im Workflow aus der
Produktentwicklung von Agicap und SevDesk. Je weniger manuelle Eingaben und
automatisierte Prozesse, desto besser für den Energieeffizienz-Berater.
Mehr über Agicap erfährst du hier.
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