Café eröffnen – Schritt für Schritt zu deinem eigenen Café

Café eröffnen – deine Checkliste

Es ist hilfreich, wenn man etwas hat, an dem man sich orientieren kann – so wie diesen Leitfaden hier:

1. Schritt: Planung und Vorbereitung

An diesem Schritt wirst du keinesfalls vorbeikommen, denn die Planung und die Vorbereitung sind die fundamentalsten Punkte. Sie garantieren einen glatten Ablauf. So tauchen nicht plötzlich Probleme auf, an die du vorher nicht gedacht hast.

Bin ich für die Leitung eines Cafés und für die Selbstständigkeit gemacht?

Das sollte deine allererste Überlegung sein, die du anstellst, wenn du an die Planung und Vorbereitung gehst. Du solltest dir die Frage stellen, ob du die Voraussetzungen erfüllst, um einen Gastronomiebetrieb zu führen und auch, ob du mit dem Stress umgehen kannst. Gerade in der Anfangszeit des Betriebs wirst du vermutlich sehr viel Arbeit und gleichzeitig sehr wenig Schlaf haben. Im Bereich der Gastronomie ist es äußerst wichtig, erst einmal herauszufinden, ob du dazu gemacht bist oder nicht. Mittlerweile werden jährlich tausende Gewerbeabmeldungen verzeichnet.

Dabei ist ein Hauptgrund die Fehleinschätzung der Betreiber. Sie schätzen ihre fachlichen und ihre betriebswirtschaftlichen Fähigkeiten meist zu hoch ein und merken das erst, wenn es zu spät ist. Allein deswegen ist es zu empfehlen, dass du Wissenslücken im Vorfeld schließt und dich gründlich informierst. Auch Versicherungen sind in der Gastronomie unverzichtbar – informiere dich im Vorfeld ausgiebig über mögliche und nötige Versicherungen.

Meist laufen die eröffneten Cafés am Anfang nicht so wie geplant. Stelle dich schon vorher darauf ein und gerate deswegen nicht in Panik. Gezielte Werbemaßnahmen sollten dafür sorgen, dass du das Café auch schon am Anfang gut füllen kannst.

Überlege dir eine gute Geschäftsidee zur Eröffnung deines Cafés

Die Geschäftsidee trägt eine Menge dazu bei, wie das Café laufen wird. Es ist wichtig, sich eine Geschäftsidee zu überlegen, welche die angepeilte Kundengruppe gut erreicht und diese vor allem auch dazu bewegt, sich in dein Café zu setzen.

Sei kreativ und einzigartig auf dem Markt. Kurble deine grauen Zellen an, schaue dir die Cafés in deiner Umgebung an. Danach versuchst du zu überlegen was den Cafés noch fehlen könnte. Das verrätst du natürlich nicht den Betreibern, sondern nutzt es für dein eigenes Café. Denn das Ziel lautet einzigartig zu sein. Einzigartigkeit zieht Menschen an. Sie probieren gerne etwas Neues aus. Und wenn du ein einzigartiges Konzept hast, dann dürfte es kein Problem sein, neue und auch viele Kunden zu gewinnen.

Welche Zielgruppe möchtest du beeindrucken?

Gedanken über die angestrebte Zielgruppe solltest du dir auch machen. Es ist wichtig zu wissen, wen du überhaupt ansprechen möchtest. Bei der Einrichtung deines Cafés solltest du daher auch unbedingt deine Zielgruppe im Hinterkopf behalten. Vielleicht hast du sogar die Möglichkeit, bestimmte bauliche Elemente anzupassen, die optimal auf deine zukünftigen Besucher zugeschnitten sind.

Startkapital und laufende Kosten deines Cafés

Es dürfte jedem klar sein, dass ein vernünftiges Startkapital zur Verfügung stehen muss. Denn es ist – vor allem am Anfang – sehr kostenintensiv, ein neues Café zu eröffnen. Die Kosten für die erste Ausstattung und andere Anschaffungen hängen stark von deinem Konzept ab. Es ist immer etwas leichter, wenn du ein Café findest, das in etwa deinen Vorstellungen entspricht und du dieses übernehmen kannst. Das spart dir nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

Andernfalls können Kosten für Umbaukosten, eventuell anfallende Renovierungen und auch für die Anschaffung von Möbeln, anfallen. Möchtest du andere Raumaufteilungen, dann entstehen daraus auch noch weitere Behördengänge, um die Umbaumaßnahmen genehmigen zu lassen – das kann noch mehr Stress bedeuten.

Um die Kosten, für verschiedene Anschaffungen senken zu können, solltest du dich über Anbieter informieren, die Gebrauchtgeräte verkaufen. Bei allen neuen Anschaffungen, solltest du aber auch nicht die wiederkehrenden Kosten vergessen. Die monatlichen Kosten für

• Strom
• Wasser
• Telefon
• Internet
• Arbeitslohn

können ganz schön ins Geld gehen. Eine gute vorherige Aufstellung und Rücklagen sind hier nötig.

Preisgestaltung und Kosten Kalkulation

Als nächstes solltest du dich deinen Erträgen widmen. Wenn du ein Café eröffnest, werden die meisten Einnahmen aus dem Geld für Getränke entstehen. Gerade Kaffee ist eine gute Einnahmequelle, denn hier sind große Mengen und Margen möglich. Wie hoch du deine Preise aber nun ansetzen musst, ist eine Frage der Ausgaben – darauf solltest du auch deine Preise aufbauen.

In die Preisgestaltung fallen die Mehrwertsteuer und der von dir angestrebte Gewinn. Wenn du dir diese ganzen Punkte anschaust, merkst du, dass

• Warenkosten
• Gemeinkosten
• Personalkosten
• Gewinn
• Steuern

mit in die Preisgestaltung einfließen.

Standortsuche: Wo möchtest du dein Café gründen?

Sind die Vorüberlegungen abgeschlossen, dann ist der Standort wichtig. Auch hier musst du auf einige Sachen achten. Denn damit kannst du dich vor einem leeren Café ohne Besucher wappnen.

Warum eine Standortanalyse so wichtig ist:

Der richtige Standort ist für dich auf jeden Fall erfolgsentscheidend. Die Standortanalyse gibt dir einen ungefähren Überblick, wie viele Menschen an deinem Café den Tag über vorbeigehen. Auch die verschiedenen Altersgruppen können dadurch ersichtlich sein. Für die angestrebte Zielgruppe sollte dein Standort leicht zu erreichen sein. Auch Parkmöglichkeiten bringen ein zusätzliches Plus mit sich. Solltest du eine junge Zielgruppe beabsichtigen, dann sollte sich dein Standort zum Beispiel in der Nähe einer Universität befinden.

Wettbewerb berücksichtigen:

Auch auf die Konkurrenz solltest du unbedingt achten. Du musst schauen, ob sich schon Cafés in der unmittelbaren Umgebung befinden. Als Newcomer wird es dir schwer fallen viele Kunden zu erreichen, wenn sich bereits vier Cafés unmittelbar nebenan befinden und diese auch gut besucht sind. Eröffnest du dennoch, dann würdest du höchstwahrscheinlich nur Duck auf dich selbst ausüben und das kann man einem Unternehmensgründer nur eingeschränkt empfehlen.

Passende Räumlichkeiten finden:

Zusätzlich zur Lage gehören auch die Räumlichkeiten des Cafés. Es sollte, der Zielgruppe entsprechend, gut geschnitten sein und auch genügend Platz bieten. Gerade bei gutem Wetter sollte es die Möglichkeit geben, Sitzplätze im Freien zur Verfügung stellen zu können. Sollte es eine Terrasse geben und sollte diese auch schön gestaltet sein, dann kann sie schon von weitem einladend aussehen und Kunden anziehen. Darüber solltest du aber nicht vergessen, dass dein Café auch genügend Platz für die Inneneinrichtung und für die Toiletten haben muss.

Toilettenpflicht beachten:

Überlegst du dir, ob du auch alkoholische Getränke anbietest, dann achte unbedingt auf die Toilettenpflicht. Werden solche Getränke ausgeschenkt, dann besteht grundsätzlich eine solche Pflicht.
Ansonsten ist die Toilettenpflicht Ländersache. Sind welche vorhanden, dann müssen sie auch nach Geschlechtern getrennt sein. Bist du nicht von der Pflicht betroffen, dann musst du vor dem Café ein Schild anbringen, welches aussagt, dass es keine Toiletten gibt.

Erstelle einen Businessplan für dein Café

Hast du erst einmal deine Geschäftsidee gefunden, dann solltest du diese auf Papier bringen und schriftlich festhalten. Die Erstellung eines Businessplans ermöglicht dir, deine Geschäftsidee richtig zu prüfen und du hast die komplette Idee vor deinen Augen. Hier formulierst du dein Gründungskonzept aus und konkretisierst dein Vorhaben. Auch die wichtigsten Fragen, was die Zielgruppe und das Alleinstellungsmerkmal angeht. Für Gespräche mit Kreditgebern und zukünftigen Geschäftspartnern bist du damit übrigens auch bestens vorbereitet.

Online findest du zahlreiche Vorlagen für einen Businessplan.

2. Schritt: Umsetzung und Eröffnung

Du brauchst nicht unbedingt eine Ausbildung in der Gastronomie, um dein eigenes Café zu eröffnen. Erfahrungen in diesem Bereich sind allerdings empfehlenswert. Nicht nur der Gastronomiebereich ist ausschlaggebend, auch der Umgang mit Finanzen und Personal ist gefragt. Auch wenn du keine richtige Ausbildung benötigst, musst du vorab rechtliche Dinge erledigen. So benötigst du eine Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz und eine Unterrichtung bei der Industrie- und Handelskammer zum Thema lebensmittelrechtliche Vorschriften und Hygiene.

Die Finanzierung deines Cafés sichern

Für den wahrscheinlichen Fall, dass du nicht genügend Eigenkapital besitzt ist es wichtig, eine Finanzierung zu bekommen. Hier spielt der Businessplan, den du bereits erstellt hast, eine große Rolle. Er wird dir helfen, leichter eine Finanzierung zu erhalten. Du hast die Wahl zwischen privaten oder städtischen Kreditgebern. Bevor du dich für einen entscheidest, empfiehlt es sich, alle möglichen Finanzierungen zu vergleichen. Dein Finanzplan sollte folgende Dinge enthalten:

• finanzielle Aufwendungen
• eine konkrete Schätzung der laufenden Kosten
• die Kosten der Ausstattung

Hole dir alle benötigten Genehmigungen ein und beachte mögliche Auflagen

Diesen Teil solltest du unbedingt beachten, um mögliche Probleme in Zukunft zu vermeiden.

Diese Behördengänge stehen an:

Zunächst ist es wichtig, dass du bei deiner zuständigen Behörde ein Gewerbe anmeldest. Die Gebühren für eine solche Anmeldung können von Ort zu Ort variieren und liegen bei ca. 40€. Neben dem Gewerbe kann es sein, dass du ebenfalls eine sogenannte Ausschankgenehmigung benötigst. Das natürlich nur dann, wenn du planst, in deinem Café auch Alkohol anzubieten. Hier können die Kosten schon stärker schwanken – der Preis liegt zwischen 50€ und 400€, je nach Region.

Regelungen für Cafés mit Außengastronomie:

Auch für die Außengastronomie gibt es extra Regelungen, die du beachten solltest. Hierfür werden eine erweiterte Gaststättenerlaubnis und eine Sondernutzungserlaubnis benötigt. Die genannte Sondernutzungserlaubnis ist jährlich neu zu beantragen. Gebühren für die Beantragungen fallen ebenfalls an. Die Kosten können wieder variieren und auch etwas höher liegen. Die Sondernutzungserlaubnis kostet einmalig mehrere hundert Euro und zusätzlich müssen monatliche Aufwendungen entrichtet werden. Diese Regelungen sind bindend – du solltest daher genügen Zeit einplanen, um diese Gänge erledigen zu können.

Übrigens: Wenn du auch noch Musik laufen lassen möchtest, dann musst du noch beachten, dass du dich bei der GEMA anmelden musst.

Finalisiere dein gastronomisches Angebot und die Einrichtung

Nach den ganzen Anmeldungen und Anträgen kommt es jetzt auf deine Kreativität an. Übernimmst du ein bereits existierendes Café, dann fällt es dir sicher etwas leichter, dein Café einzurichten und zu dekorieren.

Was muss dein Café in Hinblick auf deine Zielgruppe mit sich bringen?

Hier sind deiner Kreativität keine Grenzen gesetzt. Du kannst besondere Angebote mit einbringen, die auf deine Zielgruppe abstellen. Wie wäre es hier mit einer Kaffee-Flatrate, oder mit einem kleinen Buffet zum Mittag?

Was würde dein Café-Konzept vervollständigen?

Gerade die kleinen Dinge können deine Kunden zufrieden stellen. Hier kannst du Brettspiele im Café anbieten, vielleicht eine Jukebox oder auch andere Dinge. Ganz wichtig: Die Konkurrenz sollte das noch nicht haben. Mach dir also vorab ausreichend Gedanken darüber und hol dir Inspiration (beispielsweise im Netz).

Welchen Mehrwert & Alleinstellungsmerkmal bietest du deinen Kunden?

Du könntest dein Café für private Feiern anbieten oder du stellst auch mal eigene, kleine Events auf die Beine. Du könntest Mottoparties oder auch einfach normale Partys anbieten, die andere Café und Bars nicht haben. Andere Möglichkeit: Autorenlesungen oder Musikveranstaltungen wie „Open Mic“.

Was zeichnet dein Angebot aus?

Gibt es bei dir nur Backwaren zum Kaffee oder du stellst ein kleines Buffet für mittags auf die Beine? Gerade in einem Café ist ein Frühstücksbrunch ebenfalls zu empfehlen. Bring etwas Abwechslung in den Tag und variiere bei der Karte und bei den Angeboten.

Wie schaffst du eine Atmosphäre, in der sich deine Kunden wohlfühlen?

Pflanzen und Dekoration spielen ebenfalls eine große Rolle, wenn sich deine Gäste bei dir wohlfühlen sollen. Dein Café muss passend zu deiner Zielgruppe eingerichtet sein und sie auch zum Kaffee trinken einladen.

Denke auch über zusätzliche Einnahmequellen nach

Denke über den Verkauf von eingepackten Getränken nach. Kaffee zum Mitnehmen und dazu noch ein Stück Kuchen ist eine tolle Option für Gäste, die nicht so viel Zeit haben.

Name & Logo – Gib deinem Café eine Identität

Der Name und das Logo deines Cafés dürfen keineswegs zu kurz kommen. Der Name eines Cafés ist dein erstes Aushängeschild. Dafür solltest du dir genügend Zeit nehmen. Denn wenn der Name erst einmal festgelegt und ausgewählt ist, dann bleibt er auch dort. Auch rechtliche Dinge sind dabei zu beachten. Es wird zwischen dem Namen der Firma und dem Namen des Betriebes unterschieden. Der Name sollte unbedingt auch zu deinem Konzept passen und nicht willkürlich ausgesucht werden. Gesetzliche Auflagen, wie Einhaltung des Markenrechts, Unterlassung irreführender Angaben und Sicherstellung des Prioritätsgrundsatzes musst du ebenfalls beachten, wenn du einen Namen für dein Café kreierst.

Damit nicht nur ein Name zu lesen ist, wäre es auch gut, mit einem Logo auf dein Café aufmerksam zu machen. Das Logo sollte einfach gehalten werden, damit es auch auf Visitenkarten zu erkennen ist. Solltest du es dir nicht selbst zutrauen, ein Logo zu erstellen, dann kannst du jederzeit auf Firmen zurückgreifen, die darauf spezialisiert sind.

Café eröffnen und Mitarbeiter finden

Mit den richtigen Mitarbeitern kann die Arbeit gleich viel entspannter und auch leichter sein. Es ist nicht immer einfach, die richtigen Mitarbeiter zu finden – möglich ist es aber dennoch.
Du musst selbst entscheiden, welcher Typ Mensch am besten zu dir und deinem Café passt. Es bringt oft nichts, wenn du ein Café für jüngere Menschen eröffnest, aber jemanden einstellt, der lieber mit älteren Menschen zusammenarbeitet und dann unfreundlich zu deinen Gästen wird. Führe also ausführliche Bewerbungsgespräche und lasse dir bei deiner Entscheidung etwas Zeit, damit du am Ende nichts bereuen musst.

Das Marketing für dein Café

Mache auf dich aufmerksam

Natürlich wirst du mit der Zeit deine Stammkunden haben. Die allein werden es allerdings nicht schaffen, dir gute und auch hohe Einnahmen zu bringen. Daher sind noch andere Dinge notwendig, die dir helfen können, dein Café am Leben zu halten.

Klassisches Marketing:

Am Anfang würden sich hier die altbewährten Flyer anbieten, diese kannst du vor der Eröffnung verteilen. Auch Werbeanzeigen in Zeitschriften, in Stadtführern oder in bestimmten Gutscheinheften können dir schnell neue Kunden bringen.

Pressearbeit:

Dafür benötigst du oft etwas Selbstbewusstsein. Kontaktiere Journalisten und erzähle ihnen von deiner Eröffnung. Suche die Journalisten aus, die auch Texte in diesem Bereich schreiben. Lokale Journalisten sind hierbei zu empfehlen. Du darfst dich nicht entmutigen lassen, wenn sie nicht gleich darauf anspringen. Bleib hartnäckig, aber werde dabei nicht aufdringlich. Solltest du eine Eröffnungsfeier planen, dann versende Einladungen an diese Journalisten. Vielleicht berichten sie nach der gelungenen Eröffnung von deinem Café.

Treue- und Rabattaktionen

Diese Aktionen sind einfach und gleichzeitig wirkungsvoll. Gib deinen Kunden Karten mit, mit denen sie einen Rabatt, zum Beispiel beim zehnten Einkauf, bekommen. So kannst du es schaffen, dass sie immer wieder zurückkehren.

Auch Kundenkarten wären eine Möglichkeit – die Kunden können sie mit Geld aufladen und damit dann bei dir im Café bezahlen. So brauchen die Gäste nicht immer darauf zu achten, dass sie auch das richtige Kleingeld dabei haben und sparen sich so immer etwas Arbeit.

Messen & Märkte

Auf Messen hast du die Möglichkeit, kleine Stände aufzustellen, bei denen du deine Artikel verkaufst. Gerade wenn du eigene Kreationen hast, empfiehlt es sich, diese auf Messen an den Mann und die Frau zu bringen.

Online-Marketing

Die Welt der sozialen Netzwerke bietet dir hervorragende Möglichkeiten, um Werbung zu schalten. Du kannst verschiedene Kampagnen erstellen, die genau auf deine Zielgruppe ausgerichtet sind. So gelangt die Werbung auch direkt zu deinen potenziellen Kunden. Eine andere Möglichkeit: Du kannst verschiedene Verlosungen anbieten, um so neuen Kundenzulauf zu schaffen.

Bist du mit deinem Café in sozialen Netzwerken unterwegs, musst du dich auch auf Kommunikationen und Feedback gefasst machen. Das kann sowohl positiv als auch negativ ausfallen. Sei darauf gefasst und reagiere keinesfalls über. Denk immer daran, dass am anderen Bildschirm jemand sitzt, der dir potenziell Geld bescheren könnte.

Sichere dich und dein Café ab

Zum Schluss solltest du unbedingt eine Betriebshaftpflichtversicherung abschließen. Diese Versicherung deckt Sach- und Personenschäden Dritter ab und erspart dir unnötigen Stress. Um deine Einrichtung zu schützen, benötigst du dann noch eine Inhaltsversicherung.
Du kannst viele Versicherungen vergleichen, denn es gibt einige auf dem Markt und jede bietet etwas Anderes an. Das Vergleichen kann sich also sehr lohnen.

Tausche deine Erfahrungen mit anderen Gründern aus

Es kann dir immer wieder sehr helfen, wenn du dich mit anderen Gründern austauschst. Du kannst dir so Tipps besorgen, wo du günstig Möbel und Küchengeräte herbekommst, wie man sein Gewerbe eröffnet oder auch wie man einen richtigen Finanzplan aufstellt. Genauso kannst du auch anderen Gründern helfen, wenn sie einmal nicht weiter wissen und du in diesem Bereich schon deine Erfahrungen gemacht hast.

Welchen Gewinn & Umsatz kannst du bei der Eröffnung eines kleinen Cafés erwarten?

Welchen Gewinn und welchen Umsatz du erwirtschaften wirst, hängt natürlich immer von dir und deinem Café ab. Führst du also ein eher kleines Café und benötigst keine Mitarbeiter oder hast keine hohen Strom- und Wasserkosten, dann ist der übrig bleibende Gewinn natürlich höher, als in einem Café, in dem du Mitarbeiter benötigst und die laufenden Kosten viel höher sind. Nicht nur diese Faktoren spielen eine Rolle, sondern auch deine Zielgruppe, dein Angebot und auch die Lage deines Cafés. Je nach dem, wie sorgfältig du bei der Vorbereitung und Planung warst, fallen deine Einnahmen auch aus.

Probleme & Risiken beim Café eröffnen – Das sollte dir bewusst sein

Dein Businessplan sollte auch die Risiken erfassen und entsprechende Maßnahmen zum Gegensteuern festlegen. Probleme und Risiken können hier von mangelnden betriebswirtschaftlichen Kenntnissen bis hin zur fehlerhaften Einstellung und Arbeitsverträgen reichen. Du musst also etwas weiter nachdenken und erfassen, welche deiner Schwächen dazu führen könnten, dass es nicht ganz so läuft, wie es geplant war.

Ein Café übernehmen – eine einfache Alternative?

Es ist möglich, dass du ein bereits bestehendes Café übernimmst und das kann zu einer großen Erleichterung führen. Hast du ein Café gefunden, das deinen Vorstellungen entspricht, dann brauchst du auch nicht mehr viel an den Räumlichkeiten zu machen. Wenn die Möbel und die Raumaufteilung stimmen, dann sparst du dir schon einiges an Aufwand. Ein weiterer Vorteil ist ein bereits bestehender Kundenstamm.

Café-Neueröffnung

Die Neueröffnung kann unter Umständen sehr anstrengend sein. Wie oben bereits beschrieben, sind viele Behördengänge, hohe Ausgaben und viel Organisation gefragt. All diese Dinge zu besorgen und zu beantragen kann sehr lange dauern und auch für eine Menge Frust und Stress sorgen. Solange du dir aber einen detaillierten Plan zusammenstellst und alles gut durchplanst, sollte es hier zu keinen Komplikationen kommen und du kannst dein neues Café zeitnah eröffnen.

Zusätzliche Tipps: Tools & Vorlagen zur Eröffnung & Leitung deines Cafés

Es sind verschiedene Tools erhältlich, die dir das Leben rund um die Eröffnung deines Cafés erleichtern können. Du kannst alle Gründungsschritte abarbeiten und auch deine Finanzen mit solchen Tools planen.

Steuern & Buchhaltung sorgen bei dir für Bauchschmerzen?

Wenn du deine Probleme mit den Steuern und mit der Buchhaltung hast, dann gibt es eine Lösung für dich. Mit einer Buchhaltungssoftware kannst du deine Buchhaltung ganz einfach selbst erledigen – auch wenn du keine Vorkenntnisse in dem Bereich hast. Du kannst Rechnungen einfach abfotografieren und sie per App hochladen. Das meiste ist hier bereits automatisiert und deshalb besonders anwenderfreundlich. Nicht nur die Buchhaltung ist möglich, auch das Schreiben von Rechnungen und das Erledigen von Steuern ist mit einem Buchhaltungsprogramm ganz einfach zu erledigen.

Weitere Tools und Gadgets

Für alle möglichen Schritte sind mittlerweile Programme und Tools erhältlich. Manche etwas günstiger, manche etwas teurer. Die Entscheidung liegt bei dir. Oftmals wird die Software kostenlos zum Testen angeboten. So kannst du dir einen Überblick verschaffen und dich dann entscheiden, welches Programm und welches Gadget du nutzen möchtest.