Abschlagsrechnung in Österreich: Alles, was du wissen musst
Bei großen Aufträgen kann es sinnvoll sein, nicht erst ganz zuletzt eine Gesamtrechnung mit einer hohen Summe zu erstellen. Stattdessen ist die Rechnungsstellung über Abschläge möglich. Über mehrere Abschlagsrechnungen werden Teilleistungen als Vorschuss abgerechnet, am Ende folgt dann eine Schlussrechnung. Was genau die Abschlagsrechnung ist und was es dabei zu beachten gilt, erklärt dir dieser Artikel.
Keine Lust zu lesen? In diesem nachfolgenden Video erfährst du ebenfalls alles wichtige zum Thema Abschlagsrechnungen:
Das ist eine Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung wird für einen Teilbetrag einer noch nicht gelieferten Ware oder einer noch nicht erbrachten Leistung als Vorauszahlung erstellt. Beispielsweise bei einer Bauleistung, da der Wert der Ware sehr hoch ist und sich die Erbringung der Leistung über einen langen Zeitraum erstreckt. Die Abschlagsrechnung kann auch Anzahlungsrechnung oder Akontorechnung genannt werden.
Abschlagsrechnungen haben für das Unternehmen, aber auch für Leistungsempfänger und Leistungsempfängerinnen Vorteile: Es kann in mehreren Teilbeträgen bezahlt werden und das Unternehmen, das die Leistung erbringt, bekommt durch Teilzahlungen schneller Geld und muss Waren oder Dienstleistungen nicht für einen langen Zeitraum vorfinanzieren.
Eine Abschlagszahlung ist keine Teilrechnung, auch wenn diese fälschlicherweise oft als Synonym genutzt wird. Während mit einer Teilrechnung bestimmte Teilleistungen bezahlt und abgenommen werden, orientiert sich eine Abschlagszahlung zwar ebenso an erfolgten Leistungen, ist aber als Vorschuss zu sehen. Am Ende werden die Abschlagsrechnungen - also die entsprechenden bereits vom Kunden bezahlten Abschläge - dann in einer Schlussrechnung aufgeführt und der verbleibende Restbetrag wird ausgewiesen.
Unterschied Abschlagsrechnung und Anzahlungsrechnung
Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, wie hoch die einzelnen Abschlagsrechnungen sein dürfen oder wie viele Zahlungen vorgenommen werden können. Generell gilt:
- Art und Höhe der Abschlagsrechnung wird meist zwischen dem Unternehmen und den Kunden vereinbart.
- Die Fälligkeit der Abschlagsrechnung liegt meistens bei 30 Tagen. Doch bei einem länger andauernden Vertrag wie der Lieferung von Strom können die Rechnungen auch nach kürzerer Zeit fällig werden.
Zweck: Diese Gewerbe schreiben eine Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung kann für viele Zwecke erstellt werden:
- Abschlagsrechnungen im Bauunternehmen, da sich ein Bauvorhaben oft über einen langen Zeitraum erstreckt.
- Bei der Herstellung sehr teurer Waren, beispielsweise von Anlagen
- Für länger andauernde Sachleistungen, beispielsweise für die monatlichen Zahlungen bei der Lieferung von Strom oder Gas.
Pflichtangaben: Das muss auf einer Abschlagsrechnung stehen
Eine Abschlagsrechnung muss grundsätzlich so aufgebaut sein wie eine herkömmliche Rechnung. Sie muss folgende Pflichtangaben enthalten:
- Kennzeichnung als Abschlagrechnung
- Name und Anschrift des Leistungserbringers bzw. der Leistungserbringerin (sowie - falls vorhanden - UiD (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
- Steuernummer des Leistungserbringers bzw. der Leistungserbringerin
- Name und Anschrift des Kunden oder der Kundin
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Bezeichnung der Leistung und deren Umfang
- Lieferungszeitpunkt bzw. Zeitpunkt, wann die Leistung erbracht wird
- Wert der Leistung als Nettobetrag
- Auf die Leistung angewendeter Steuersatz, den Steuerbetrag und den Bruttobetrag
- Bankverbindung des Leistungserbringers bzw. der Leistungserbringerin
- Falls die Befreiung von der Umsatzsteuer zutrifft: Gründe für die Befreiung (Angabe laut UStG)
Tipp: Kostenloses Abschlagsrechnung-Muster nutzen und Zeit sparen
Du kannst zukünftig auch einfach ein leicht ausfüllbares Muster für deine Abschlagsrechnung verwenden. Hierauf sind bereits alle nötigen Pflichtangaben angegeben und du sparst dir somit Zeit bei der Erstellung:
Häufige Fehler bei einer Abschlagsrechnung
Bei Abschlagsrechnungen kommt es immer wieder zu Fehlern. Das hier sind die drei typischsten Fehler:
- Zentrale Pflichtangaben gelten auch für Abschlagsrechnungen. Vergisst du eine Pflichtangabe wie die Rechnungsnummer, dann gilt die Rechnung als nicht korrekt ausgestellt.
- Die Abschlagsrechnung wird fälschlich als Teilrechnung bezeichnet.
- In der Schlussrechnung werden Anzahlungen nicht korrekt berücksichtigt. Für die Endrechnung ist es aber wichtig, alle Abschläge und Teilzahlungen aufzuführen, um in der Gesamtrechnung den Restbetrag ausweisen zu können.
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Wann du eine Abschlagsrechnung schreiben musst
Das Allgemeine Bürgerliche Gesetzbuch (ABGB) sieht bei Werkverträgen keine Abschlags- rechnungen vor. Dies ist den Vertragspartnern überlassen. Jedoch empfiehlt sich die Erstellung von Abschlagsrechnungen, da ansonsten die Vergütung erst bei der Abnahme erfolgen würde.
Generell werden Abschlagsrechnungen eher individuell vereinbart. Es gibt keine Pflicht, sie zu schreiben.
