Eingangsrechnung

Unternehmen müssen an ihre Kunden Rechnungen schreiben, die als Ausgangsrechnungen bezeichnet werden. Im Gegenzug dazu erhalten die Unternehmen Rechnungen von ihren Lieferanten und Dienstleistern, für Produkte und Leistungen, die sie beziehen. Diese Rechnungen gehen in das Unternehmen ein, sie werden als Eingangsrechnungen bezeichnet. Damit die Eingangsrechnungen von Unternehmen bezahlt werden können, müssen sie bestimmte Anforderungen erfüllen, sie müssen Mindestangaben enthalten.

Definition – Was ist eine Eingangsrechnung?

Eine Eingangsrechnung ist das Gegenteil einer Ausgangsrechnung, sie wird von Lieferanten und Dienstleistern an Unternehmen geschickt, um von den Unternehmen beglichen zu werden. Bei der Eingangsrechnung handelt es sich um eine Zahlungsanforderung. Die Eingangsrechnung folgt auf eine Warenlieferung oder Dienstleistung, in der Buchhaltung erhöht die Eingangsrechnung die Verbindlichkeiten, die auch als Kreditoren bezeichnet werden. Die Eingangsrechnung wird ausgeglichen, indem der Rechnungsbetrag überwiesen wird. Mit dem Ausgleich der Eingangsrechnung nehmen die Verbindlichkeiten wieder ab. Bevor die Eingangsrechnung bezahlt werden kann, muss sie geprüft werden. Eine Eingangsrechnung ist ein gesetzlicher Buchhaltungsbeleg.

Eingangsrechnung buchen & kontieren

Eine Eingangsrechnung gibt an, dass du gegenüber deinem Kunden eine Verbindlichkeit hast. Ein Beleg dafür ist deine Rechnung auf dem Papier oder deine elektronische Eingangsrechnung. Merke dir immer: keine Buchung ohne Beleg!
Dasselbe ist zu beachten, wenn du für deine Kunden eine Rechnung erstellst. Solange die Rechnung noch nicht beglichen wurde, belegt dir die Rechnung eine offene Forderung. Jede Eingangsrechnung erhöht deine Verbindlichkeiten und jede Ausgangsrechnung erhöht deine Forderungen.

Beispiel: Eingangsrechnung Buchungssatz

Du erhältst deine bestellten Waren und der Lieferant lässt dir die entsprechende Rechnung zu kommen. Es sind also zwei Konten angesprochen: Die Eingangsrechnung & deine Verbindlichkeiten.
Dein Buchungssatz lautet somit: Eingangsrechnung an Verbindlichkeiten.

Es ist aber auch möglich, dass deine Eingangsrechnung mehrere Konten betrifft. Normalerweise wird nämlich bei jeder Verbuchung der Eingangsrechnung auch dein Vorsteuerkonto berührt.

Die Eingangsrechnung mit Skonto verbuchen

Deine Geschäftspartner freuen sich, wenn du die Eingangsrechnung besonders schnell zahlst. Die schnelle Zahlung ist ihnen sogar einiges wert und sie räumen dir einen Skonto ein. Dein Geschäftspartner gewährt dir, für deine schnelle Bezahlung 3% Skonto vom Kaufpreis abzuziehen. Dieses Skonto musst du aber buchhalterisch erfassen. Dabei darfst du auch nicht die Vorsteuer vergessen. Du erhältst beispielsweise eine Eingangsrechnung über 1000€ für deine bestellten Waren. Der Buchungssatz lautet:

  • Aufwendungen für Waren 1000€
  • Vorsteuer 190€
  • an Verbindlichkeiten 1190€

Für deine schnelle Zahlung erhältst du einen Skonto von 3%. Der Buchungssatz heißt nun:

  • Verbindlichkeiten 1190€
  • an Skonto 30€
  • an Vorsteuer 5,70€
  • an Bank 1154,30€

Aufbewahrungsfrist – Eingangsrechnungen verwalten

Mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt die Aufbewahrungsfrist. Ganz egal ob Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung, Rechnungen müssen 10 Jahre archiviert werden. Wichtig hierbei ist, dass man die Rechnungen so archiviert, dass sie in 10 Jahren noch lesbar sind.

Tipp:

Mit einer GoBD-konformen Buchhaltungssoftware wie die Software sevDesk kannst du deine Eingangsrechnungen ganz einfach scannen, erfassen & digital archivieren. So findest du jederzeit deine Rechnungen wieder und du versinkst nicht im Papierchaos.

Sachlich und rechnerisch die Eingangsrechnung prüfen

Damit eine Eingangsrechnung bezahlt werden kann, muss sie geprüft werden, sie wird sachlich und rechnerisch geprüft. Zur sachlichen Prüfung gehört der Vergleich der Rechnung mit dem Lieferschein oder, wenn kein Lieferschein vorhanden ist, mit der gelieferten Ware. Wurde die Rechnung auf eine Dienstleistung ausgestellt, wird geprüft, ob die Dienstleistung ordnungsgemäß ausgeführt wurde. Zusätzlich wird die Eingangsrechnung rechnerisch geprüft. Ist die Eingangsrechnung sachlich und rechnerisch richtig, kann sie zur Zahlung freigegeben werden. Der Aussteller der Eingangsrechnung stellt dem Empfänger eine Zahlungsfrist, in der Regel vier Wochen oder 14 Tage. Der Aussteller der Eingangsrechnung kann dem Empfänger für die kurzfristige Bezahlung der Eingangsrechnung Skonto gewähren; in diesem Fall müssen Skontobetrag oder der Prozentsatz für Skonto auf der Rechnung ausgewiesen sein.

  1. Sachliche Prüfung: Vergleich der Eingangsrechnung mit dem Lieferschein, Vergleich der Eingangsrechnung mit der gelieferten Ware.
  2. Rechnerische Prüfung: Überprüfung der Beträge auf Rechenfehler.
  3. Rechtliche Prüfung: Überprüfung, ob alle Pflichtangaben gemäß §§14, 14a UStG enhalten sind sowie Prüfung, ob weitere rechtliche Aspekte(Verrechnung mit anderen Forderungen, Verjährung, etc.) beachtet wurden.


Was in einer Eingangsrechnung enthalten sein muss

Die Eingangsrechnung muss bestimmte Angaben enthalten, damit sie bezahlt werden kann und zum Vorsteuerabzug berechtigt. Ist eine Eingangsrechnung fehlerhaft, kann sie nicht durch den Rechnungsempfänger, sondern nur durch den Aussteller korrigiert werden. Der Rechnungsempfänger muss die Rechnung an den Aussteller zurücksenden und ihn darum bitten, die Eingangsrechnung zu korrigieren. Im Umsatzsteuergesetz ist geregelt, welche Pflichtangaben in einer Eingangsrechnung enthalten sein müssen. In einer Eingangsrechnung müssen folgende Angaben enthalten sein:

  • Name und Anschrift des Ausstellers
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
  • Anzahl und Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der erbrachten Leistung
  • Netto-Rechnungsbetrag
  • Mehrwertsteuer
  • Bruttobetrag
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Bankverbindung des Rechnungsstellers

Zusätzlich kann in der Eingangsrechnung die Zahlungsfrist aufgeführt werden. Ist die Bezahlung der Rechnung mit Skonto möglich, muss der Rechnungsaussteller das in der Eingangsrechnung angeben. Er muss den prozentualen Betrag des Skontos angeben. Die Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden, aus steuerlichen Gründen muss sie fortlaufend sein.

Tipp:

Mithilfe einer Checkliste kannst du bei jeder Rechnung prüfen, ob alle Pflichtangaben enthalten sind.

Die Eingangsrechnung als Abschlagsrechnung

Bei großen Projekten, beispielsweise bei der Erbringung von Bauleistungen, kann die Eingangsrechnung als Abschlagsrechnung ausgestellt werden, sie wird dann als Abschlagsrechnung gekennzeichnet. Diese Abschlagsrechnung wird erstellt, wenn ein Teil der Leistung erbracht wurde. In der Abschlagsrechnung muss der Gesamtbetrag der bereits erbrachten Leistung aufgeführt werden; wurden bereits Abschlagsrechnungen bezahlt, wird aufgeführt, welchen Betrag der Kunde bereits bezahlt hat. Wurde die gesamte Leistung erbracht, erhält der Kunde eine Schlussrechnung.

Eingangsrechnung berechnen

Fehlende Eingangsrechnung?

Als Unternehmer ist man dazu verpflichtet, Ausgangsrechnungen ordnungsgemäß zu erstellen. Umgekehrt hast du als Unternehmer das Recht, ebenfalls eine ordnungsgemäße Eingangsrechnung zu erhalten. Aus diesem Grund sollte jede Eingangsrechnung geprüft werden, inwieweit alle erforderlichen Angaben enthalten sind. Ansonsten kann es aufgrund fehlender Pflichtangaben zu Konflikten mit dem Finanzamt kommen, da eine einzige fehlende Pflichtangabe schon zu einer Erhöhung der Umsatzsteuerlast führen kann.

Bedeutung der Eingangsrechnung für die Buchhaltung

In der Buchhaltung hat die Eingangsrechnung eine große Bedeutung, aus der Eingangsrechnung muss ersichtlich sein, welches Konto berührt wird. Wichtig ist daher, dass angegeben wird, um welche Art von Waren oder Dienstleistungen es sich handelt. Eine Eingangsrechnung kann mehrere Konten berühren. Die Eingangsrechnung wird in einem Rechnungseingangsjournal erfasst, zusätzlich wird sie auf dem betroffenen Konto verbucht. In der Bilanz werden Eingangsrechnungen als Verbindlichkeiten oder Kreditoren erfasst. Die Mehrwertsteuer, in der Buchhaltung als Vorsteuer bezeichnet, wird auf einem besonderen Konto ausgewiesen, dem Vorsteuerkonto, das ist für den Vorsteuerabzug von Bedeutung.

Alisha Meier

Um seine Zielgruppe im Internet zu begeistern muss man kreativ sein. Alisha besitzt diese Kreativität und weiß als Content Marketerin bei sevDesk, welche Inhalte im Netz funktionieren. Im Blog beschäftigt sie sich mit sämtlichen Kreativthemen und versucht Selbstständige zu inspirieren.