Eigenbeleg-Generator: Eigenbeleg online erstellen

So funktioniert der Eigenbeleg Generator

Du hast keinen Originalbeleg zu einer Betriebsausgabe bzw. einen Geschäftsvorfall (mehr)? Kein Problem! Mit unserem kostenlosen Eigenbeleg Generator erstellst du dir einen Ersatzbeleg ganz einfach online und kannst ihn als PDF herunterladen. So einfach geht's:

1. Gib eine Belegnummer an: Diese sollte unbedingt zum allgemeinem System deiner anderen Belege passen und fortlaufend sein.
2. Wähle das Ausstellungsdatum.
3. Fülle alle Angaben zum Zahlungsempfänger aus.
4. Gib den Gesamtbetrag (netto) an. Da du keine Vorsteuer abziehen darfst, musst du nicht unbedingt einen Brutto-Betrag angeben
5. Ergänze einen Grund für die Erstellung des Eigenbelegs.
6. Erstelle den Eigenbeleg: Du erhältst eine Mail und kannst ihn dort direkt herunterladen.

In nur wenigen Minuten hast du deinen fertigen Eigenbeleg in deinem Posteingang und kannst ihn direkt verbuchen und ablegen.

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Was du zum Eigenbeleg / Ersatzbeleg wissen solltest

In deinen Unternehmensfinanzen gilt: Keine Buchung ohne Beleg!

Wenn du keinen Originalbeleg hast, weil z.B. nie einer ausgestellt wurde oder du ihn verloren oder aus Versehen entsorgt hast, darfst du dir selbst einen sogenannten Eigenbeleg oder auch Ersatzbeleg ausstellen, um die Betriebsausgabe korrekt zu buchen.

Beachte dabei jedoch, dass dies nur eine Notlösung sein sollte. Erstellst du nur wenige Eigenbelege, bereitet das beim Finanzamt in der Regel kein Problem. Versuche aber, die Anzahl klein zu halten, um gar nicht erst für große Aufmerksamkeit zu sorgen. Im Zweifel musst du nämlich nachweisen können, dass dein Eigenbeleg notwendig war und dass alle Angaben korrekt sind.

Um das zu vermeiden, helfen zwei wichtige Tipps:

• Erinnere dich selbst und deine Mitarbeiter daher immer wieder daran, Belege ausstellen zu lassen bzw. mitzunehmen (z.B. bei Restaurantbesuchen, Parkgebühren oder an der Tankstelle)‍
• Sammle deine Belege an einem zentralen Ort und leg deine Quittungen, Rechnungen, etc. immer sofort dort ab. Oder noch besser: Digitalisiere deine Belege. So können sie gar nicht erst verloren gehen. 

Noch mehr zum Thema erfährst du in unserem Ratgeberartikel zum Eigenbeleg.

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Fragen und Antworten rund um das Thema Eigen- und Ersatzbelege

Für was brauche ich einen Eigenbeleg?

Einen Eigenbeleg bzw. Ersatzbeleg brauchst du immer dann, wenn du keinen Originalbeleg (mehr) hast. Denk daran: In der Buchhaltung gilt: Keine Buchung ohne Beleg.

Was ist der Unterschied zwischen Eigen- und Ersatzbeleg?

Der steuerrechtliche Begriff für den Eigenbeleg ist der Ersatzbeleg. Somit ist der Eigenbeleg das Gleiche wie der Ersatzbeleg.

Was sind die Gründe für einen Eigenbeleg?

Die bekanntesten Gründe sind wohl der Verlust eines Belegs oder die Nichtlesbarkeit durch Thermopapier. In vielen Gründen ist es jedoch ratsam, sich eine Kopie der Rechnung vom Händler ausstellen zu lassen.

Nicht quittiert werden unter anderem auch Trinkgelder, Parkgebühren, Garderobengebühren, Portoausgaben oder Fahrkarten.

Was muss auf einem Eigenbeleg stehen?

Ein Eigenbeleg ist nur als Notlösung zu verstehen. Dennoch gibt es einige Angaben, die dein Eigenbeleg auf jeden Fall enthalten sollte:

• Name und vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers
• Datum der Aufwendung
• Kosten – hier kann der Gesamtpreis oder der Einzelpreis pro Stück angegeben werden, der Umsatzsteuersatz muss nicht zwingend enthalten sein
• Grund für den Eigenbeleg, beispielsweise Verlust oder Diebstahl eines Original-Belegs, nicht quittiertes Trinkgeld oder Benutzung eines Automaten

Mehr Wissenswertes zum Thema erfährst du hier: "Eigenbeleg".

Berechtigt ein Eigenbeleg zum Vorsteuerabzug?

Gemäß § 15 UStG berechtigen Eigenbelege nicht zum Vorsteuerabzug. Aufgrund dieser gesetzlichen Vorschrift haben wir von dieser Eingabe abgesehen. Für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung gemäß § 14 UStG unerlässlich.

Sind Eigenbelege für die Gewinnermittlung relevant?

Ja, sind sie. Alle betrieblichen Ausgaben müssen laut Steuergesetz nachgewiesen werden. In Fällen, wobei kein Originalbeleg besteht, ist es demnach legitim, einen Eigen- bzw. Ersatzbeleg auszustellen.

Auch wenn Eigenbelege nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen, dürfen diese als Betriebsausgaben abgesetzt werden und senken damit deinen Gewinn.