So einfach erstellen Sie Datenreihen in Excel
In Microsoft Excel können Sie sich viel Schreibarbeit ersparen, wenn Sie wissen, wie man Datenreihen erstellt und automatisch ausfüllt. Mit den folgenden Funktionen können Sie nicht nur aufeinanderfolgende Zahlenreihen, Datumswerte und Uhrzeiten automatisch fortsetzen, sondern auch eigene Listen nach Ihren persönlichen Anforderungen erstellen. Somit ersparen Sie sich beispielsweise das mühsame Eintippen von sich wiederholenden Namenslisten. Wir erklären Ihnen die grundlegenden Schritte und geben Ihnen wertvolle Tipps rund um die automatischen Ausfüllfunktionen von Excel.
Zellen automatisch füllen
Die wohl einfachste Art, in Excel eine Liste ausfüllen zu lassen, ist die Eingabe von mindestens zwei Werten, die per Click&Drag mit der Maus über die gewünschte Zeile oder Spalte gezogen werden. Dazu geben sie beispielsweise zwei aufeinanderfolgende Zahlen in die Zellen ein. Nun ziehen Sie den Datumswert mit Hilfe des Ausfüllkästchens mit gedrückter Maustaste nach unten oder nach rechts – schon werden die nächsten Zellen mit den folgenden Zahlen automatisch gefüllt.
Datum, Uhrzeit und Text
Die beschriebene Vorgehensweise funktioniert auch bei Datumswerten und Uhrzeiten. Excel füllt auch hier die mit Hilfe des Ausfüllkästchens markierten Zellen mit den nachfolgenden Werten automatisch aus.
Es gibt außerdem einige praktische Tastenkombinationen, die in diesem Zusammenhang hilfreich sind. Wenn Sie die aktuelle Uhrzeit einfügen möchten, drücken Sie die Tastenkombination „STRG + :“.Das aktuelle Datum können Sie ganz einfach mit „STRG + .“ eingeben. Möchten Sie bei der Öffnung der Tabelle stets das aktuelle Datum in einer Zelle sehen, müssen Sie für diese Zelle die Formel =heute() eingeben und mit „Enter“ bestätigen. Mit der Formel =jetzt() erscheint beim Öffnen der Excel-Mappe immer das jeweilige aktuelle Datum und die Uhrzeit.
Die Autoausfüllfunktion können Sie übrigens auch für das Wiederholen von Texteinträgen verwenden. Dazu kopieren Sie die gewünschten Einträge, die ohne freie Spalten oder Zeilen zusammenstehen müssen, ebenfalls durch das Ausfüllkästchen.
Ein weiterer Trick ist das Doppelklicken auf das Ausfüllkästchen. Diese Aktion startet eine Analyse der markierten Zellen. Excel erstellt daraufhin eine passende Datenreihe nach unten, wobei eine nebenstehende Spalte als Orientierungspunkt für das Ende der Reihe verwendet wird.
Autoausfülloptionen
Wenn Sie eine Reihe gefüllt haben, taucht rechts unten das Symbol für die Autoausfülloptionen auf. Hier haben Sie weitere Möglichkeiten, die Zellen zu füllen. Wenn Sie beispielweise nur einen Startwert eingegeben haben, können Sie hier einstellen, ob der Wert kopiert wird oder ob die Reihe fortgesetzt werden soll.
Weitere Optionen
Da bei längeren und komplexeren Listen das Click&Drag-Verfahren ziemlich mühsam ist, können Sie die Datenreihe alternativ auch über den Pfad „Start/Füllbereich/Reihe“ erstellen. Hier haben Sie zudem weitere Einstellungsmöglichkeiten. Nachdem Sie einen Startwert in eine Zelle eingegeben haben, können Sie über das Fenster „Reihe“ den Endwert, den Typ der Reihe und das Inkrement angeben. Das Inkrement bezeichnet hierbei den Wert der schrittweisen Erhöhung innerhalb der Reihe. Dies funktioniert übrigens auch für das Dekrement, also für die schrittweise Verminderung der Werte.
Benutzerdefinierte Listen erstellen
Oft kommt es vor, dass nicht nur Zahlenreihen oder Datumswerte eingetragen werden müssen, sondern beispielsweise Listen von Namen, die Sie immer wieder benutzen. Das lästige Eintippen der ständig gleichen Namen können Sie sich jedoch ersparen. Neben den bereits vorgestellten Ausfülloptionen bietet Excel die Möglichkeit, benutzerdefinierte Listen zu erstellen. Wir geben Ihnen im Folgenden eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung von Listen, die sie nach ihren eigenen Anforderungen ausfüllen können.
Markieren Sie zunächst alle Zellen mit den Einträgen, die Sie in Ihre Liste aufnehmen wollen. Die Funktion für das Erstellen von benutzerdefinierten Listen finden Sie etwas versteckt unter dem Pfad „Datei/Optionen/Erweitert“. Scrollen Sie auf dieser Seite nach unten bis zum Reiter „Allgemein“. Dort finden Sie den Button „Benutzerdefinierte Listen bearbeiten“.
Über diesen öffnen Sie das Fenster „Benutzerdefinierte Listen“, das schon einige vorgefertigte Listen enthält, wie beispielsweise Abkürzungen der Monate oder Wochentage. Wollen Sie nun aber eine neue Liste mit den markierten Einträgen erstellen, drücken Sie auf „Importieren“. Anschließend erscheint im Feld „Benutzerdefinierte Listen“ ein neuer Eintrag für Ihre Liste. Unter Listeneinträge können Sie die Inhalte Ihrer Liste sehen. Beenden Sie den Eintrag für die neue Liste mit „OK“.
Soll die Liste nun automatisch ausgefüllt werden, geben Sie den ersten Eintrag in eine Zelle ein und ziehen Sie die Liste per Click&Drag mit Hilfe des Ausfüllkästchens wie oben beschrieben auf. Sie müssen also nur noch einen Namen eintippen, der Rest der Liste wird automatisch ergänzt. Das spart viel Tipparbeit und lohnt sich für alle Aufzählungen, die Sie häufiger benutzen.
