Pflichtangaben auf Rechnungen: Was muss eine Rechnung enthalten?
Stell dir vor, du hast gerade eine Lieferung oder Leistung an einen anderen Unternehmer erbracht. Doch bevor du dich entspannt zurücklehnen kannst, musst du innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung schreiben und diese an deinen Geschäftspartner schicken. Das klingt vielleicht etwas trocken, ist aber der entscheidende Schritt, um an dein Geld zu kommen und deine Buchhaltung korrekt zu halten. Und nicht zuletzt bist du gesetzlich sogar dazu verpflichtet. Aber wie muss so eine Rechnung eigentlich genau aussehen?
In diesem Artikel erfährst du, welche Pflichtangaben auf eine ordnungsgemäße Rechnung gehören, welche Rechnungsangaben optional sind und welche Sonderfälle und Hinweise du beachten musst. Außerdem gehen wir auf die Anforderungen bei E-Rechnungen, die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und die Folgen einer fehlerhaften Rechnung ein.
Du willst nicht den ganzen Text lesen? Im folgenden Video erklären wir dir in Kürze das wichtigste zu den Bestandteilen einer Rechnung:
Was sind die Pflichtangaben einer Rechnung?
Die erforderlichen Pflichtangaben einer Rechnung findest du in § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Eine ordnungsgemäße Rechnung über 250 Euro brutto muss folgende Angaben enthalten:
- den vollständigen Namen sowie die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens (Leistungserbringer)
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
- die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
- das Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum)
- eine fortlaufende Rechnungsnummer
- die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder den Umfang und die Art der erbrachten Leistung
- den Zeitpunkt der Warenlieferung oder Leistungserbringung, sofern er vom Rechnungsdatum abweicht (Leistungsdatum bzw. Leistungszeitpunkt oder -zeitraum)
- Der zu zahlende Betrag (Entgelt), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen oder einzelnen Steuerbefreiungen
- vereinbarte Preisnachlässe wie Skonti oder Rabatte
- den geltenden Steuersatz
- den Steuerbetrag
- ggf. Hinweis auf Steuerbefreiungen oder Steuerschuld des Leistungsempfängers.
In der Regel schreibst du immer “Rechnung” oben auf dein Dokument. Erstellt jedoch dein Kunde (also der Leistungsempfänger) die Rechnung für dich, musst du gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift” nutzen.
Übrigens: Die gleichen Pflichtangaben gelten auch, wenn du Eingangsrechnungen prüfst. Sie zu kennen, ist also ein absolutes Muss.
Um es dir noch einfacher zu machen, haben wir ein Beispiel für dich vorbereitet. Wo genau du die Pflichtangaben positionierst, ist dabei weitestgehend dir überlassen. Halte dich jedoch am besten an bekannte Muster, damit sich deine Kunden schnell zurechtfinden.
Daten zum Rechnungsersteller
Auf der Rechnung musst du den Namen, die Anschrift und optimalerweise auch die Rechtsform des Unternehmens, das die Leistung oder Lieferung erbringt, nennen. Diese Angaben dienen der eindeutigen Identifizierung des Leistungserbringers.
Daten zum Rechnungsempfänger
Die Rechnung muss zudem den vollständigen Namen und die Anschrift des Kunden enthalten. Dabei reicht die Adresse, an der der Kunde postalisch erreichbar ist. Diese Angabe hilft dir dabei, den Geschäftspartner eindeutig (rechtssicher) zu erfassen und Geschäftsvorgänge und Zahlungen genau zuzuordnen.
Steuernummer und USt.-ID
Eine der folgenden beiden Nummern musst du immer verwenden: Entweder die vom Finanzamt vergebene Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-ID. Die Steuernummer ist in der Regel eher verfügbar. Hast du diese jedoch (noch) nicht, kannst du alternativ auch die Umsatzsteueridentifikationsnummer nutzen, die auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben wird und vor allem bei innergemeinschaftlichen Lieferungen erforderlich ist.
Angabe Rechnung
Das Dokument muss klar als „Rechnung“ erkennbar sein. Alternativ ist auch die Bezeichnung „Gutschrift“ möglich, wenn der Leistungsempfänger die Abrechnung übernimmt. Die Bezeichnung schafft Klarheit über den Charakter des Dokuments und ist notwendig für die ordnungsgemäße Verbuchung.
Rechnungsdatum
Jede Rechnung muss ein Ausstellungsdatum enthalten, also das Datum, an dem du die Rechnung erstellt hast. Dieses ist unabhängig vom Zeitpunkt der Leistungserbringung. Es bildet die zeitliche Grundlage für Fristen, beispielsweise beim Vorsteuerabzug.
Rechnungsnummer
Außerdem musst du eine einmalige, eindeutige und fortlaufende Nummer angeben. Diese Rechnungsnummer darf Ziffern, Buchstaben oder Kombinationen daraus enthalten, wie zum Beispiel RE-2025-020. Außerdem kannst du beliebig viele Nummernkreise (Abfolgen von Zahlen oder Buchstaben) verwenden, zum Beispiel getrennt nach Jahren, Filialen, Kunden oder Geschäftsbereichen. Hinweis: Die Nummern müssen zwar fortlaufend, aber nicht lückenlos sein. Bei Dauerleistungen muss nur bei Neuabschluss eine neue Rechnungsnummer vergeben werden
Leistungsdatum
Das Datum der Lieferung oder Leistung musst du separat aufführen, auch wenn es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Dabei reicht die Angabe des Kalendermonats. Alternativ kannst du auf ein konkretes Datum (z. B. Lieferscheindatum) verweisen, sofern auf der Rechnung ausdrücklich steht, dass dieses dem Leistungsdatum entspricht. Ist der Leistungszeitpunkt noch nicht genau bekannt (z. B. bei Anzahlungen), kannst du auf die Angabe verzichten, allerdings musst du dann vermerken, dass es sich um eine noch nicht erbrachte Leistung handelt.
Rechnungspositionen
Du musst alle gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen so beschreiben, dass sie eindeutig identifizierbar sind. Je präziser die Beschreibung, desto besser. Pauschale Bezeichnungen wie „Büromaterial“ oder „Tabakwaren“ sind auf Rechnungen zwar zulässig, du solltest jedoch möglichst konkret angeben, worum es sich handelt, um Rückfragen zu vermeiden.
Umsatzsteuer
Der auf die Rechnung angewendete Steuersatz muss eindeutig genannt werden, in der Regel sind das 19 % oder 7 %. Wenn mehrere Steuersätze gelten, musst du sie getrennt voneinander ausweisen. Bei steuerfreien Umsätzen genügt ein kurzer Hinweis auf den jeweiligen Befreiungsgrund.
Rechnungsbetrag
Der Rechnungsbetrag muss klar aufgeschlüsselt sein, und zwar in
- Nettobetrag: Betrag ohne Umsatzsteuer
- Steuerbetrag: Betrag, der auf die Umsatzsteuer entfällt
- Bruttobetrag: Gesamtsumme inkl. Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer, die der Kunde bezahlen muss.
Entgeltminderungen
Wenn du Rabatte oder Skonti gewährst, musst du diese ebenfalls auf der Rechnung ausweisen. Bei einem Skonto braucht es einen Hinweis auf den möglichen Abzug bei Zahlung bis zu einem bestimmten Datum. Bei Rabatten musst du hingegen keine Angaben machen, für Transparenz und Nachvollziehbarkeit ist dies jedoch sinnvoll. Steht zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung die Höhe der Entgeltminderung nicht fest, genügt ein pauschaler Hinweis auf eine bestehende Vereinbarung, etwa “laut Rahmenvertrag” oder “gemäß Rabattvereinbarung”. Diese Vereinbarungen müssen jedoch schriftlich dokumentiert und auf Anfrage vorgelegt werden.
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Ergänzende Hinweise auf Rechnungen
Erhebst du für deine erbrachte Leistung oder für die gelieferte Ware keine Steuer, musst du ausdrücklich darauf hinweisen, dass eine Steuerbefreiung gilt. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, Ware in ein EU-Drittland lieferst oder dort eine Dienstleistung erbringst (Reverse Charge).
Sowohl auf die Kleinunternehmerregelung als auch auf das Reverse-Charge-Verfahren kommen wir aber später noch einmal im Detail zu sprechen.
Stellst du im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung für eine umsatzsteuerpflichtige Werklieferung oder eine sonstige Leistung an eine Privatperson, muss sie einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht enthalten. Ein klassisches Beispiel wäre, wenn du als Dachdecker nach einem Sturm Reparaturen an einem Dach durchgeführt hast und anschließend eine Rechnung an den Eigenheimbesitzer ausstellst.
Für bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 28 UStG, wie beispielsweise für Kreditvermittlung, Vermietung und Verpachtung, etc. entfällt die Verpflichtung zur Rechnungsstellung.
Eine korrekt ausgestellte Rechnung ist auch die Grundlage dafür, dass dein Kunde die Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen kann.
Optionale Rechnungsangaben
Eine Rechnung kann neben den ganzen verpflichtenden Angaben nach § 14 UStG auch optionale Rechnungsangaben enthalten. Dazu gehören zum Beispiel:
- ein Zahlungsziel
- deine Bankverbindung
- eine Anrede und Grußformel
- ein Dank für die Bestellung
- ein Hinweis auf Aktionen und Rabatte
- eine Abschiedsformel
- eine Unterschrift
- eine Bitte um Weiterempfehlung
- ein Hinweis auf die Zahlung
Das Hinzufügen eines Zahlungsziels hat den Vorteil, dass dein Kunde bei einer Nicht-Bezahlung direkt im Zahlungsverzug ist, ohne dass du eine Mahnung schicken musst.
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Sonderfälle bei Pflichtangaben
In einigen Fällen wirst du von dem Standard, den du gerade kennengelernt hast, abweichen (müssen). Im Folgenden erklären wir dir daher, worauf du bei den jeweiligen Sonderfällen achten solltest.
Vereinfachte Pflichtangaben bei Kleinbetragsrechnungen
Erbringst du eine Lieferung oder Leistung im Wert von maximal 250 Euro brutto, musst du zwar eine Rechnung schreiben, es gelten dafür jedoch vereinfachte Regeln. Das reduziert den administrativen Aufwand für dich und vereinfacht den Geschäftsvorgang.
Die Behandlung von sogenannten Kleinbetragsrechnungen ist in § 33 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) geregelt. Sie müssen lediglich folgende Mindestangaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des Lieferanten / Leistungserbringers
- Ausstellungsdatum
- Art und Menge der gelieferten Ware / Art und Umfang der Dienstleistung
- Rechnungsbetrag: Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag
- Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf eine eventuelle Steuerbefreiung
Bei einer Rechnung über einen Kleinbetrag sind folgende Angaben hingegen nicht erforderlich:
- der Name des Leistungsempfängers
- die Steuernummer des Rechnungsstellers
- eine fortlaufende Rechnungsnummer
- der Leistungszeitraum
Du kannst auch einfach ein kostenloses Kleinbetragsrechnungs-Muster verwenden, um sicherzustellen, dass die richtigen Pflichtangaben enthalten sind.
Abweichende Pflichtangaben bei Kleinunternehmerrechnungen
Neben der gerade genannten Kleinbetragsrechnung gibt es noch einen weiteren Sonderfall, den wir nun etwas ausführlicher besprechen: die Rechnung eines Kleinunternehmers.
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG für dich in Anspruch nimmst, darfst du in deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Dadurch entfallen für dich die Angaben zum Steuerausweis. Außerdem bist du verpflichtet, deiner Rechnung einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung hinzuzufügen, um Zahlungsverzögerungen und Beanstandungen deiner Rechnungen aufgrund eines fehlenden Steuerausweises zu vermeiden. Dieser könnte lauten: „Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.“
Allerdings haben diese beiden Aspekte keinen Einfluss auf die restlichen Angaben. Du musst auch weiterhin:
- den vollständigen Namen und die Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers
- die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- das Ausstellungsdatum der Rechnung
- eine fortlaufende Rechnungsnummer
- die Menge und Bezeichnung der Lieferung bzw. den Umfang und die Art der Leistung
- den Lieferzeitpunkt
- das Entgelt sowie
- Entgeltminderungen
in deiner Rechnung aufführen. Die vereinfachte Rechnungslegung bei Rechnungsbeträgen unter 250 Euro gilt natürlich auch hier.
Damit du den Überblick über die Unterschiede bei den notwendigen Pflichtangaben dieser drei Rechnungsarten behältst, haben wir dir im folgenden einen kurzen Überblick zusammengestellt:
Weitere Sonderfälle
Es gibt darüber hinaus auch noch ein paar weitere Sonderfälle, bei denen du deine Rechnungsangaben um ein paar Formulierungen und Bestandteile ergänzen musst. Dazu gehören:
- das Reverse-Charge-Verfahren: Hierbei musst du auf deiner Rechnung auf die Umkehr der Steuerschuld mit folgender Formulierung hinweisen: “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”. Vergisst du diesen Zusatz, bist automatisch du für das Abführen der Umsatzsteuer verantwortlich, selbst, wenn es anders vereinbart war und der Rechnungs- und Leistungsempfänger die Umsatzsteuer nach den geltenden Regeln seines Landes an seine Finanzbehörde abführen müsste.
- innergemeinschaftliche Lieferungen neuer Fahrzeuge: In einer entsprechenden Rechnung musst du Angaben über die Größe des Fahrzeuges, die Neuigkeit und die bisherige Nutzungsdauer machen.
- die Differenzbesteuerung: Wendest du die Differenzbesteuerung an, musst du die Anwendung der Sonderregelung kenntlich machen, z. B. durch folgende Aussagen: „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ oder „Kunstgegenstände/Sonderregelung“.
- Exporte in Drittländer: Da Lieferungen in Drittländer (Nicht-EU-Länder) in der Regel umsatzsteuerfrei sind, führst du in deiner Rechnung keine Umsatzsteuer auf und vermerkst die Ausfuhr über einen Hinweis. Allerdings solltest du dich vorab immer über die aktuellen Regelungen im Zielland erkundigen.
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Was ändert sich mit der E-Rechnungspflicht bei den Pflichtangaben
Die meisten Rechnungen werden bisher in Papierform oder als PDF erstellt und per Post bzw. E-Mail an den Rechnungsempfänger geschickt. Du kannst deine Rechnungen jedoch auch mit einem Rechnungsprogramm in elektronischer Form als strukturiertes elektronisches Datenformat (E‑Rechnung) übermitteln.
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde im Januar 2025 die elektronische Rechnung im B2B-Umfeld zur Pflicht und ersetzt damit Papier- bzw. PDF-Rechnungen. Die E‑Rechnung muss in einem maschinell lesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD übermittelt werden.
Dabei musst du neben den Angaben einer regulären Rechnung zusätzliche Pflichtangaben machen. Hinzu kommt, dass die Rechnungsangaben in einem strukturierten Format vorliegen müssen, um die automatische Verarbeitung zu ermöglichen, Unternehmensprozesse zu beschleunigen und Papier zu sparen. Mehr zu den beiden Formaten erfährst du in unserem Vergleichsartikel XRechnung vs. ZUGFeRD - die wichtigsten Unterschiede im Überblick.
Arbeitest du mit öffentlichen Einrichtungen sowie anderen Unternehmen und musst deshalb E‑Rechnungen schreiben, musst du zudem die folgenden Pflichtangaben machen:
- Leitweg-ID (nur bei Rechnungen an Behörden)
- Bankverbindung
- Zahlungsbedingungen
- E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
- Lieferantennummer (wenn übermittelt)
- Bestellnummer (wenn übermittelt)
Bei der Übermittlung einer elektronischen Rechnung spielen zusätzliche Angaben und Sicherungsmechanismen eine wichtige Rolle. Neben den üblichen Pflichtangaben müssen auch besondere Anforderungen zur Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhaltes und Lesbarkeit der Rechnung erfüllt werden
Häufige Fehler bei unvollständigen Rechnungen
Du hast die Leistung erbracht, der Kunde ist zufrieden und du setzt dich an die Rechnungsstellung. Leider schleichen sich genau hier schnell kleine Fehler ein, die später große Folgen haben können (dazu gleich mehr). Damit dir das nicht passiert, findest du hier eine Übersicht typischer Stolperfallen bei der Rechnungsstellung:
- Fehlende Pflichtangaben
- Falsche oder unvollständige Pflichtangaben
- Doppelte Rechnungsnummern
- Unberechtigter Steuerausweis
- Falsch gewählter Steuersatz
- Fehlerhafter Steuerbetrag
Tipp: Mit einem digitalen Rechnungsprogramm wie sevdesk kannst du viele dieser Fehler automatisch vermeiden.
Folgen einer fehlerhaften Rechnung
Fehlen auf einer Rechnung wichtige Pflichtangaben oder wurden falsche Angaben gemacht, kann dies zu ernsthaften Problemen führen, da die Rechnung möglicherweise nicht steuerlich anerkannt wird. Damit ist der Vorsteuerabzug für den Empfänger gefährdet und dir droht eine höhere Umsatzsteuerzahlung. In solchen Fällen kann eine schnelle Korrektur der Rechnung notwendig sein, um Nachforderungen zu vermeiden und den Empfänger zufriedenzustellen. Was du diesbezüglich beachten musst, erfährst du in unserem Artikel “Rechnungskorrektur”.
Weitere Pflichtangaben laut HGB
Im Handelsgesetzbuch werden Rechnungen als Geschäftsbriefe behandelt, wenn sie an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Das gilt jedoch nur für Gewerbetreibende mit Handelsregistereintrag. Gehörst du dazu, brauchst hier auch folgende Angaben:
- Angaben zur Rechtsform
- Sitz der Gesellschaft
- Registergericht
- Nummer der Eintragung im Handelsregister
- Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder, Vorsitzender des Aufsichtsrates
Je nach Rechtsform variieren die wichtigen Daten etwas:
Aufbewahrung von Rechnungen
Laut den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung von Büchern und steuerrelevanter Dokumente (GoBD) hast du nach § 14 Abs. 1 UStG eine Kopie aller Rechnungen, die du selbst geschrieben hast, und alle Eingangsrechnungen, die du erhalten hast, aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 8 Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Stellst du Privatpersonen Rechnungen für Grundstücksarbeiten aus, müssen diese deine Rechnungen für zwei Jahre aufbewahren. Den entsprechenden Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht solltest du in deiner Rechnung vermerken.
Zusammenfassung
Wenn du deinen Kunden eine Rechnung stellst, musst du bestimmte Pflichtangaben machen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Für Rechnungen mit Beträgen unter 250 Euro gelten dafür jedoch vereinfachte Regeln. In besonderen Fällen, wie bei der Kleinunternehmerregelung oder dem Reverse-Charge-Verfahren, musst du zusätzliche Hinweise auf der Rechnung vermerken. Außerdem solltest du beachten, dass bei E-Rechnungen neben den regulären Pflichtangaben zusätzliche Angaben verpflichtend sind.
