Rechnung schreiben für die Vermietung einer Ferienwohnung oder eines Zimmers: So berechnest du deine Aufwendungen

Pflichtangaben in der Rechnung für eine Ferienwohnung oder ein Zimmer

Als Gastgeberin oder Gastgeber einer Ferienwohnung oder eines Zimmers ist es sehr wichtig, dass deine Rechnungen korrekt aufgebaut sind. Deine Rechnungen für die Beherbergung sollten nicht nur schön gestaltet sein (was als Gastgeberin oder Gastgeber natürlich eine nette Beigabe ist), sondern vor allem alle wichtigen Informationen enthalten. Das Ganze soll deine Professionalität unterstreichen und für klare Verhältnisse mit deinen Gästen sorgen.

Ob Gastgeberinnen und Gastgeber von Ferienwohnungen oder Zimmern umsatzsteuerpflichtig sind, hängt von der Höhe des erzielten Umsatzes ab. Vermietungen  werden oft als Leistungen der Beherbergung angesehen und sind somit umsatzsteuerpflichtig. Langfristige Vermietungen betreffend Büros, Geschäftsräumlichkeiten, Sportplätze, Lagerplätze usw. werden dagegen als steuerfreie Vermietungsleistungen eingestuft.

Das Umsatzsteuergesetz schreibt genau vor, welche Rechnungsbestandteile und Pflichtangaben in deiner Rechnung enthalten sein müssen (§ 11 Abs. 1 Ziff. 6 UStG.)

• dein vollständiger Vor- und Nachname (optional auch die Firma)
• Name und Adresse deines Kunden
• deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• das Rechnungsdatum
• das Datum oder den Zeitraum der Leistungserbringung (der Zeitraum, in dem die Ferienwohnung oder Zimmer gemietet wurde)
• die Beschreibung der Dienstleistung und das entsprechende Honorar (evtl. auch Zusatzleistungen)
• Netto-, Brutto- und Gesamtbetrag der Rechnung
• Höhe und Steuersatz der angefallenen Umsatzsteuer (Umsatzsteuersatz)

Wenn du als nebenberufliche Gastgeberin oder nebenberuflicher Gastgeber einer Ferienwohnung oder eines Zimmers eine Rechnung schreiben möchtest, kannst du je nach Umsatz die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Dies musst du bereits bei der ersten Rechnung berücksichtigen, ein späterer Wechsel ist nur unter bestimmten Voraussetzungen und mit bürokratischem Aufwand möglich.

Für die Steuerbefreiung darfst du als Kleinunternehmerin bzw. Kleinunternehmer einen bestimmten Jahresumsatz oder Gewinn nicht überschreiten. Wenn du diese Grenzen einhältst, brauchst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer auszuweisen und gibst einfach den Nettobetrag an. Mehr dazu erfährst du weiter unten.

Optionale Angaben für deine Rechnung für Ferienwohnungen oder Zimmer

Neben den obligatorischen Angaben für deine Rechnung als Gastgeberin oder Gastgeber einer Ferienwohnung oder eines Zimmers, wie Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag, kannst du als Selbstständige bzw. Selbstständiger oder als Einzelunternehmen zusätzlich einige freiwillige Angaben machen. Dazu zählen:

• Zahlungsziel
• Kundennummer
• Bankverbindung
• Kontaktdaten (z. B. für eine Kontaktaufnahme per Telefon oder E-Mail)

Natürlich kannst du als Gastgeberin bzw. Gastgeber einer Ferienwohnung oder eines Zimmers auch zusätzliche Informationen wie Hinweise auf Social Media oder aktuelle Angebote in deine Rechnung aufnehmen. Auch der Zeitpunkt der Buchung kann für Kundinnen und Kunden eine nützliche Information sein.

E-Rechnungspflicht für Ferienwohnungen oder Zimmer

In Österreich gilt eine E-Rechnungspflicht derzeit nur für B2G, also alle Lieferungen und Leistungen an den Bund oder Stellen der öffentlichen Verwaltung verpflichtend. Für alle Unternehmer (auch Kleinunternehmer), die in Österreich ansässig und im B2B-Bereich tätig sind, gibt es die Verpflichtung zur E-Rechnungsausstellung nicht. Derzeit gilt eine E-Rechnung nur, wenn der Empfänger diese Art der Rechnungsausstellung zustimmt (auch stillschweigend akzeptiert).

Zur Information: 
Bei der E-Rechnung handelt es sich um ein Rechnungsformat, mit dem Rechnungen elektronisch übermittelt, empfangen und verarbeitet werden können. Dabei steht vor allem die Konformität mit der EU-Norm EN 16931 im Vordergrund. Das verschafft nicht nur dem Rechnungssteller, sondern auch dem Rechnungsempfänger enorme Vorteile in der Buchhaltung.

Das Besondere an der E-Rechnung ist das strukturierte Format, durch das die automatisierte Verarbeitung ermöglicht wird. Die gängigsten anerkannten Formate sind ZUGFeRD oder XRechnung. 

• XRechnung ist komplett XML-basiert und entspricht den EU-Richtlinien für elektronische Rechnungen. Es ist etwas technisch und durch die Code-ähnliche Struktur schwer lesbar. Jedoch ist sie sehr effizient für den automatisierten Datenaustausch. ‍
• ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Das bedeutet, es kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. So kannst du die Rechnung wie gewohnt lesen, aber die Daten können auch maschinell ausgelesen werden. 

In der Wahl des Formats bist du dabei vollkommen frei, sofern alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. 

Was du bei der Rechnungsstellung für Ferienwohnungen oder Zimmer beachten solltest

Eigentlich kann bei der Rechnungserstellung für eine Beherbergung nicht viel schiefgehen, wenn du eine gute Rechnungsvorlage oder ein gutes Rechnungsprogramm verwendest. Beachte aber trotzdem diese Tipps:

• Bei der Verwendung eines Rechnungsformulars ist darauf zu achten, dass dieses dem Erscheinungsbild des Unternehmens entspricht (Logo, Farben usw.).
• Du bist nicht verpflichtet, deine Rechnungen per Post zu verschicken – der Versand per E-Mail ist aus rechtlicher Sicht ausreichend.
• Weil sie für deinen Jahresabschluss relevant sind, musst du alle Rechnungen sieben Jahre lang aufbewahren. Am besten digitalisierst du deine Rechnungen und legst sie geordnet ab – und zwar so, dass du auch dann noch darauf zugreifen kannst, wenn du dir einen neuen Computer oder Laptop kaufst. Mit einer Buchhaltungssoftware für Ferienwohnungen, wie zum Beispiel sevdesk, kannst du deine Rechnungen erstellen und direkt online speichern oder rechtssicher archivieren.
• Verschicke im Falle eines Zahlungsverzuges schnellstmöglich eine Zahlungserinnerung und/oder Mahnung zu dem Gesamtbetrag
• Bist du umsatzsteuerpflichtig, dann achte darauf, dass du deine Umsatzsteuer immer korrekt ausweist und entsprechend abführst. Sonst gibt es schnell Ärger mit dem Finanzamt.

Kostenlose Rechnungsvorlage für Ferienwohnungen

Eine Rechnungsvorlage ist eine gute Möglichkeit zur schnellen Erstellung von Rechnungen, insbesondere für Einsteigerinnen und Einsteiger. Die Grundstruktur steht und die wichtigsten Elemente sind bereits integriert. Lade dir die Rechnungsvorlage für Gastgeberin oder Gastgeber einer Ferienwohnung von sevdesk jetzt kostenlos herunter, editiere sie und schon kannst du deine Rechnung als Gastgeberin oder Gastgeber einer Ferienwohnung ausdrucken.

Aber Vorsicht: Die Adressdaten, die Angaben zur Bankverbindung und zur Steuernummer, die Rechnungsnummer, die Leistungs- und Rechnungsdaten sowie die Leistungen, Preise und den Gesamtbetrag musst du hier von Hand eintragen. Dabei darfst du keine Fehler machen, sonst ist die Rechnung unter Umständen nicht gesetzeskonform.

Viele selbstständige Gastgeberinnen und Gastgeber von Ferienwohnungen nutzen deshalb ein professionelles Rechnungsprogramm. Ob zum Beispiel sevdesk das Richtige für dich ist, kannst du in unserer kostenlosen und unverbindlichen Testphase herausfinden – 2 Wochen lang!

Tipp für unentschlossene Gastgeberinnen und Gastgeber von Ferienwohnungen:

Nutze für deine erste Rechnung unseren kostenlosen Rechnungsgenerator und spare somit Zeit und Nerven. Deine Rechnung inkl. aller Angaben ist in nur wenigen Minuten fertig und steht dir als PDF-Dokument zum Download bereit.

Aber Achtung: Mir dem Rechnungsgenerator erstellte Rechnungen sind nicht automatisch GoBD-konform. Dafür musst du noch einige weiter Punkte berücksichtigen, so zum Beispiel die ordnungsmäßige Archivierung deiner Rechnungen.

Zum Rechnungsgenerator

→

→

So schreibst du eine Rechnung für Ferienwohnungen oder Zimmer als Kleinunternehmer

Wenn du als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer die Kleinunternehmerregelung nach § 6 Abs. 1 Ziff. 28 UStG in Anspruch nimmst, musst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Ein Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer ist jedoch bei der Rechnungsstellung Pflicht, damit es keine Probleme mit dem Finanzamt gibt. Das kann zum Beispiel so aussehen: „Der Rechnungsbetrag enthält gemäß § 6 Abs. 1 Ziff. 28 keine Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung)“. Inhaltlich spielt es für die Rechnung keine Rolle, ob du ein Kleingewerbe betreibst oder selbstständig tätig bist.

Schreiben einer Rechnung als Privatperson ohne Gewerbe

Solange du nur gelegentlich eine Ferienwohnung oder Zimmer (mit oder ohne Zusatzleistungen) vermietest, ist die Anmeldung eines Gewerbes und die Ausstellung von Rechnungen für gewerbliche Zwecke nicht erforderlich. In diesem Fall reicht es aus, wenn du eine Quittung über den Betrag ausstellst, den du erhalten hast. Mehr als ein paar hundert Euro im Jahr darfst du als Privatperson ohne Gewerbe allerdings nicht verdienen.

Sonderfall: die Kleinbetragsrechnung bei Ferienwohnung oder Zimmer

Du kannst eine sogenannte Kleinbetragsrechnung ausstellen, wenn der Rechnungsbetrag 400 Euro brutto nicht übersteigt. Diese hat weniger Pflichtangaben und muss neben deinem Namen und deiner Anschrift lediglich das Ausstellungsdatum der Rechnung oder Quittung, die Leistungsbezeichnung und den Entgeltbetrag enthalten. Darüber hinaus ist die Angabe des angewandten Steuersatzes bzw. der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung erforderlich.

Häufig gemachte Fehler bei der Rechnungserstellung für Ferienwohnungen oder Zimmer

Um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, sind folgende Fehler bei der Abrechnung einer Ferienunterkunft zu vermeiden:

• vergessene Pflichtangaben (z. B. Ausstellungsdatum)
• doppelt vergebene Rechnungsnummern
• Schreibfehler bei der Kundenanschrift
• Rechenfehler bei der Berechnung der Miete und des Steuerbetrags
• falsch ausgewiesene Umsatzsteuer
• fehlender Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, wenn du ein Kleingewerbe betreibst

Gerade bei gewerblichen Leistungsempfängerinnen und Leistungsempfängern, die ihre Kosten steuerlich absetzen möchten, ist es wichtig, die Rechnungen richtig auszustellen. Sonst kann es Probleme geben. Wenn du doch mal einen Fehler in einer Rechnung gemacht hast, kannst du eine Korrekturrechnung erstellen. Die Korrekturrechnung dient dazu, die Fehler zu berichtigen und rechtlich korrekte und genaue Buchführungsunterlagen zu gewährleisten.

Rechnung für Ferienwohnungen oder Zimmer mit Rechnungsprogramm erstellen und versenden

Gastgeberinnen und Gastgeber von Ferienwohnungen oder Zimmern profitieren davon, ein professionelles Rechnungsprogramm statt einer einfachen Musterrechnung zu verwenden. Das verschafft dir folgende Vorteile:

• einfache und schnelle Rechnungserstellung
• Rechtssicherheit durch Einhaltung aller Pflichtangaben
• einfache Erstellung wiederkehrender Rechnungen
• übersichtliche Rechnungsverwaltung
• individuelles Rechnungslayout mit deinem Logo und Design
• simpler Rechnungsversand per E-Mail direkt aus der Software heraus

Die sevdesk Rechnungs- und Buchhaltungssoftware kann sogar noch mehr und nimmt dir so im Alltag viel Arbeit ab. Binde dein Bankkonto online an und gleiche die Zahlungen noch effizienter ab. Verschicke Zahlungserinnerungen direkt aus dem Programm heraus, erstelle in wenigen Minuten deine Angebote und reiche deine Umsatzsteuervoranmeldungen auf Knopfdruck ein, falls du umsatzsteuerpflichtig bist.

Teste sevdesk mit allen Funktionen jetzt ganz einfach: kostenlos und unverbindlich, 14 Tage lang. So vermeidest du Experimente bei deiner Buchhaltung – egal, ob du als Gastgeberin oder Gastgeber einer Ferienwohnung erst angefangen hast, oder erfahren bist – und hast endlich wieder mehr Zeit für dein eigentliches Business.

Weitere Beispiele für Rechnungen schreiben

Wenn du keine Ferienwohnung vermietest, aber trotzdem einen Tipp für die Rechnungsstellung benötigst, stehen dir bei sevdesk verschiedene Beispiele für andere Berufe und Dienstleistungen zur Verfügung.

Zusammenfassung zum Thema Rechnung schreiben für die Ferienwohnung oder Zimmer

Als Gastgeber einer Ferienwohnung oder Zimmer ist es wichtig, dass deine Rechnungen korrekt und professionell gestaltet sind. Neben Pflichtangaben wie Name, Anschrift, Rechnungsnummer und Leistungszeitraum solltest du darauf achten, ob du umsatzsteuerpflichtig bist oder die Kleinunternehmerregelung nutzen kannst.

Ein Zahlungsziel und zusätzliche Angaben wie Bankverbindung und Kontaktdaten sind ebenfalls empfehlenswert. Bewahre alle Rechnungen mindestens sieben Jahre lang auf, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Die Nutzung einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk erleichtert die Erstellung und Verwaltung deiner Rechnungen erheblich und sorgt für Rechtssicherheit.