Bewirtungsbeleg

Geschäftsessen sind zur Pflege von Geschäftsbeziehungen mit Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten von immenser Bedeutung. Hier werden Kontakte aufgebaut, Aufträge verhandelt, Konditionen ausgehandelt und Projekte geplant. Bei einem gepflegten Geschäftsessen in einem guten Restaurant finden all diese Verhandlungen in angenehmer Atmosphäre statt. Welches Restaurant für das Geschäftsessen gewählt wird, hängt vom Anlass und von den Partnern ab. Es kommt entscheidend darauf an, mit wem das Geschäftsessen stattfindet. Die Kosten, die für das Geschäftsessen anfallen, sind steuerlich absetzbar. Voraussetzung dafür ist jedoch ein Bewirtungsbeleg. Er muss richtig und vollständig ausgefüllt werden, damit er vom Finanzamt akzeptiert wird. Von den Bewirtungskosten können bis zu 70 Prozent steuerlich abgesetzt werden.

Wichtig bei der Bewirtung

Bei einem Geschäftsessen kommt es nicht nur darauf an, dass der Bewirtungsbeleg korrekt ausgefüllt wird. Wichtig ist auch, dass die für die Bewirtung anfallenden Kosten in einem vernünftigen Verhältnis zum Anlass stehen. Nur dann können sie steuerlich geltend gemacht werden. Sind die Kosten für den Anlass unangemessen, kann es bei Betriebsprüfungen zu Problemen kommen. Die korrekte Abrechnung der Kosten für das Geschäftsessen wird durch das Finanzamt geprüft. Mit dem Bewirtungsbeleg werden die Aufwendungen für die Bewirtung abgerechnet.

Der Anlass für das Geschäftsessen muss auf dem Bewirtungsbeleg korrekt angegeben werden. Es muss deutlich kenntlich gemacht  werden, ob Kunden oder Mitarbeiter bewirtet wurden. Bei der Bewirtung von Kunden muss beim Geschäftsessen mindestens eine Person aus einem anderen Unternehmen anwesend sein, während bei einer Mitarbeiterbewirtung nur Mitarbeiter des eigenen Unternehmens anwesend sein dürfen. Die Unterscheidung zwischen Kunden- und Mitarbeiterbewirtung ist wichtig, um zu wissen in welcher Höhe die Kosten steuerlich geltend gemacht werden können.

Bewirtungsbeleg bei Geschäftsessen

Bei einer Mitarbeiterbewirtung können die Kosten zu 100 Prozent steuerlich abgesetzt werden, bei der Kundenbewirtung sind nur 70 Prozent der Kosten steuerlich absetzbar. Voraussetzung für die steuerliche Absetzbarkeit ist, dass die Bewirtung in einem Restaurant stattfindet. Bei der Bewirtung von Mitarbeitern beim Unternehmer zu Hause trägt der Unternehmer alle Kosten selbst.

Wie muss ein Bewirtungsbeleg richtig ausgefüllt werden?

Das Finanzamt erkennt den Bewirtungsbeleg nur an, wenn er ordnungsgemäß ausgefüllt ist. Es reicht nicht aus, nur eine Quittung des Restaurants beim Finanzamt vorzulegen. Wie sieht ein Bewirtungsbeleg aus? Ein Bewirtungsbeleg wird häufig auf die Rechnung des Restaurants ausgestellt. Dazu wird die Rückseite verwendet, auf der sich ein entsprechender Vordruck befindet. Verfügt die Rechnung nicht über einen solchen Vordruck auf der Rückseite, kann ein separater Bewirtungsbeleg ausgefüllt werden. An diesen wird die Rechnung des Restaurants geheftet. In Onlineshops oder in Schreibwarengeschäften können Vordrucke für Bewirtungsbelege in verschiedenen Formaten gekauft werden. Auf jeden Bewirtungsbeleg gehören

  • Ort der Bewirtung
  • Datum der Bewirtung
  • bewirtende Person
  • Namen und Firma der bewirteten Personen
  • Anlass der Bewirtung
  • für die Bewirtung angefallene Kosten
  • Trinkgeld.

Der Bewirtungsbeleg ist vom Bewirtenden zu unterschreiben. Gesetzlich werden normale Rechnungen mit einem Betrag von mehr als 150 Euro und Kleinbetragsrechnungen mit weniger als 150 Euro unterschieden.

Bewirtungsbeleg: Erforderliche Angaben des Restaurants

Zumeist wissen die Betreiber eines Restaurants, welche Angaben für einen vollständigen Bewirtungsbeleg erforderlich sind. Bei einem Betrag über 150 Euro muss der Restaurantbetreiber den Namen des Bewirtenden auf den Beleg schreiben. Bei Kleinbetragsrechnungen ist das nicht erforderlich. Vergisst der Restaurantbetreiber diese Angabe, muss der Bewirtende ihn daran erinnern. Als Angaben des Restaurants gehören auf den Bewirtungsbeleg

  • Name und Anschrift des Restaurants
  • Bewirtungsdatum
  • Angaben über die verzehrten Speisen und Getränke
  • Preise für die einzelnen Speisen und Getränke.

Liegt der Rechnungsbetrag des Bewirtungsbelegs einschließlich Umsatzsteuer über der Grenze 150 Euro, müssen auf dem Bewirtungsbeleg Name und Anschrift des Gastgebers, Empfänger der Rechnung, Steuernummer des Restaurants und Rechnungsnummer angegeben werden. Unabhängig von der Rechnungssumme gehören auf jeden Bewirtungsbeleg:

  • Nettobetrag
  • Umsatzsteuersatz
  • Bruttobetrag.

Er unterscheidet sich also hinsichtlich der Pflichtangaben nicht grundlegend von einer “gewöhnlichen” Rechnung.

Bewirtungsbelege richtig abrechnen

Wie werden Bewirtungskosten verbucht? In den meisten Fällen werden die Bewirtungsbelege über die Kasse des Unternehmens abgerechnet. Dazu müssen sie im Kassenbuch erfasst und mit einer laufenden Nummer versehen werden. Im Kassenbuch werden Nummer, Datum, Nettobetrag und Umsatzsteuer erfasst. Die Bewirtungsbelege werden aufbewahrt,  dazu müssen sie mit den anderen Kassenbelegen abgelegt werden. Wie bei allen Kassenbelegen für ein Unternehmen beträgt die Aufbewahrungsfrist von Bewirtungsbelegen zehn Jahre. Eine digitale Speicherung ist ebenfalls ohne Weiteres möglich. Es muss nur sichergestellt sein, dass der Beleg innerhalb der Aufbewahrungsfrist stets lesbar ist.