Spesen im Ausland: Berechnung und Pauschalen 2024
Ob für den Messebesuch nach Basel, für Vertragsverhandlungen nach New York oder für eine alles entscheidende Kooperation nach Paris – Dienstreisen im Ausland können vielseitigste Gründe haben. Für alle aber gilt: Bei Auslandstagen summieren sich die Kosten und schnell steht die Frage der Spesenabrechnung im Raum. Wer zahlt Spesen im Ausland? In welcher Höhe? Bei welchen Fristen? Und wie ist das eigentlich bei Selbstständigen? Wir klären auf.
Spesen bei Geschäftsreisen ins Ausland
Spesen gehören zu den üblichen Reisekosten. Durch den Imbiss auf der Messe, das Mittagessen im Restaurant oder den Coffee to go am Flughafen entsteht auf einer Dienstreise ein „Mehr“ im Vergleich zu den üblichen Kosten. Diesen „Verpflegungsmehraufwand“ bzw. Spesen legen reisende Mitarbeiter im Rahmen ihrer Geschäftsreise aus. Üblicherweise werden sie nach den Auslandstagen vom Arbeitgeber erstattet.
Zu Spesen werden im eigentlichen Sinn die Mehrkosten für Verpflegung gezählt. Im weiteren Sinn werden aber auch Ausgaben für
- Übernachtung
- Fahrtkosten
- Sonstiges
dazu genommen. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf Spesen, die durch Ausgaben für Verpflegung durch Essen und Getränke entstehen.
Schauen wir uns jetzt an, wie du den Verpflegungsmehraufwand ermittelst und wie du diese Spesen im Ausland als Arbeitgeber oder für dich selbst als Selbstständigen abrechnest.
So berechnest du den Verpflegungsmehraufwand im Ausland
Wie für Spesen in Österreich gibt es für Dienstreisen im Ausland zwei Pauschalbeträge:
- die kleine Verpflegungspauschale bei einer Abwesenheit ab vier Stunden sowie für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Geschäftsreisen je 1/12 pro Stunde des Auslandssatzes z.B. 5 h sind 5/12 des Auslandssatzes oder 9 Stunden sind 9/12 des Auslandssatzes
- die große Verpflegungspauschale ab 12 Stunden bzw. pro vollem Kalendertag Auslandsaufenthalt
Als abwesend im Sinne einer Dienstreise gilt ein Mitarbeiter übrigens ab dem Moment, wenn er seine erste Tätigkeitsstelle für berufliche Zwecke verlässt.
Da die Pauschalbeträge für Spesen international stark variieren können, kommt schnell die Frage auf: Welcher Spesensatz zählt denn, wenn ich auf meiner Geschäftsreise mehrere Länder bereise?
Die Antwort: Es gilt der Pauschalbetrag des Ortes, an dem du zuletzt tätig warst.
Hier ein Beispiel: Du hast an einem Tag beruflich Geschäftspartner in der Schweiz und Deutschland getroffen. Der letzte Termin war in Berlin. Dann berechnest du die Tagespauschale aus Deutschland.
So rechnest du Spesen ab
Den Verpflegungsmehraufwand regelt das Einkommensteuergesetz (§ 4Ziff. 7). Danach gilt:
Entsteht deinen Mitarbeitern auf Dienstreisen im In- oder Ausland Verpflegungsmehraufwand, können sie sich diesen von dir als ihrem Arbeitgeber erstatten lassen. Das läuft das im Rahmen einer Spesenabrechnung. Dazu verpflichtet bist du allerdings nicht.
Damit sie ihre Ausgaben wiederbekommen, auch wenn du als Chef sie nicht übernimmst, können sie alternativ ihre Spesen für Auslandstage in der Arbeitnehmerveranlagung (Ziff 721) geltend machen.
Abrechnung nach tatsächlichen Kosten oder Pauschalen
Für die Erstattung der Spesen für Essen und Trinken bei Ausland-Reisen werden feste Spesensätze angewendet. Das bedeutet eine Abrechnung nach pauschalen Euro-Beträgen statt nach den tatsächlich angefallenen Kosten.
Die Pauschalbeträge erleichtern nicht nur den Prozess der Abrechnung, sondern können auch steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden.
Die Rahmenbedingungen für die Spesenabrechnung liegen damit auf dem Tisch. Möchtest du noch einmal ganz genau wissen, wie du bei der Spesenabrechnung Schritt für Schritt richtig vorgehst, lies gern mehr in unseren Ratgeberartikel zur Spesenabrechnung.
Aktuelle Spesensätze im Ausland 2024
Da die Spesensätze je nach Land und auch regional sehr abweichen können, haben wir für euch eine Tabelle mit allen Informationen angelegt. Lass uns das jetzt genauer ansehen:
Die verbindlichen und steuerfreien Verpflegungspauschalen sind in der sogenannten Spesentabelle des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) festgehalten. Die vollständige Liste des BMF findest du hier. Unser Auszug der für das Jahr 2024 festgesetzten Spesensätze zeigt beispielhaft, wie große und kleine Spesensätze von Land zu Land und regional variieren können. Die Berechnung erfolgt ab 4 – 11 h jeweils 1/12 pro Stunde, danach ab 12h den vollen Tagessatz:
Verpflegungspauschale bei mehrtägigen Auslandsreisen
Wie steht es aber genau um die Spesensätze für die Abrechnung, wenn sich die Dienstreise deiner Mitarbeiter über mehrere Tage erstreckt, sie womöglich mehrere Länder besuchen und dabei Spesen in Österreich sowie der Schweiz entstehen?
Bei mehrtägigen Geschäftsreisen in verschiedenen Ländern gelten Besonderheiten für die Spesenpauschalen im Ausland:
- Anreise vom Inland ins Ausland oder vom Ausland ins Inland ohne Tätigkeit:
Es gilt der entsprechende Pauschbetrag des Ortes, den du vor 24 Uhr Ortszeit erreichst. - Abreise vom Ausland ins Inland oder vom Inland ins Ausland:
Entscheidend ist der Spesensatz des letzten Tätigkeitsortes. - Zwischentage ohne An- und Abreise:
In der Regel gilt die Spesenpauschale des Ortes, an dem du vor 24 Uhr Ortszeit angekommen bist.
Lass uns das noch einmal an einem Beispiel ansehen:
Wie du die Reisekostenpauschale bei dienstlichen Auslandstagen grundsätzlich berechnest, weißt du nun. Es gibt aber auch Einschränkungen, die du kennen solltest.
Verpflegungspauschale bei langen Auslandsaufenthalten
Was wir dir für die Geschäftsreisen deiner Mitarbeiter unbedingt noch mitgeben wollen und was viele Arbeitgeber und reisende Angestellte nicht wissen: Unter bestimmten Voraussetzungen liegt keine Steuerfreiheit. Dieser entsteht:
- Bei durchgehender und regelmäßiger Tätigkeit am gleichen Einsatzort nach den ersten 5 Tagen ODER
- Bei unregelmäßig wiederkehrender Tätigkeit am gleichen Einsatzort nach den ersten 15 Tagen
Dann verfällt der Anspruch auf Spesenzahlung und Pauschalbeträge.
Ausnahmen davon sind Außendiensttätigkeiten, Fahrdiensttätigkeiten (wie Taxi, Transport, Zustelldienste …), Baustellen- und Montagetätigkeiten außerhalb des eig. Werkgeländes, Arbeitskräfteüberlassung und vorübergehende Tätigkeit an einem Einsatzort einer anderen politischen Gemeinde.
Kürzungen der Spesenpauschale bei Reisen ins Ausland
Was rund um die Spesenabrechnung außerdem wichtig ist: Angestellte haben nur dann Anspruch auf das volle Spesengeld, wenn sie die Verpflegung komplett selbst tragen. Wenn nicht, wird der Spesensatz gekürzt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Arbeitgeber das Frühstück im Hotel übernimmt oder Geschäftspartner die Rechnung für das gemeinsame Abendessen zahlen. Folgende Kürzungen musst du dann berücksichtigen:
- 13,20 pro bezahltem Essen
- Ab 2 bezahlten Essen pro Tag steht kein Taggeld mehr zu
Kürzung von Spesen bei Sachbezugswert
Auch Sachbezüge können zu einer Kürzung führen. Das ist dann der Fall, wenn du als Arbeitgeber unentgeltlich Mahlzeiten stellst, die auf der Dienstreise in Anspruch genommen wurden.
Typisches Beispiel: Verpflegung über die Kantine in einem Auslandssitz deines Unternehmens. Die Mahlzeit, die durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird (Mahlzeitengestellung), wird dann nämlich grundsätzlich als geldwerter Vorteil eingestuft.
Was heißt das für die Spesenabrechnung? Diese Mahlzeit ist als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen und die Sachbezugswerte des jeweiligen Jahres sind anzusetzen.
Die Sachbezugswerte für Verpflegung für 2024 siehst du in dieser Tabelle:
Richtlinien für Spesen bei Auslandsreisen
Da es zu Spesenabrechnung häufiger Missverständnisse gibt, wollen wir erneut betonen:
Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, die vom Bundesfinanzministerium festgelegten Pauschbeträge für Auslandsreisen zu zahlen. Tatsächlich liegt es bei dir als Arbeitgeber, nach Maßgabe den Verpflegungsmehraufwand zu erstatten.
Dazu ein Tipp:
Mach für dein Team in unternehmenseigenen Reiserichtlinien transparent, welche Auslagen und Pauschalen du nach Auslandsreisen zahlst und welche Fristen für die Einreichung der Abrechnung von Spesen gelten. Idealerweise kennen deine Mitarbeiter diese Richtlinien bereits vor Vertragsunterzeichnung – spätestens aber vor der Reiseplanung. So beugst du Verunsicherungen vor und die Spesenabrechnung verläuft reibungslos und schnell.
Auslands-Spesen bei Selbständigen
Auch als Selbstständiger und Freiberufler kannst du deine Auslands-Spesen in Deutschland, Frankreich & Co. abrechnen. Dafür setzt du deine Verpflegungspauschale und deine weiteren Kosten einfach als Betriebsausgabe an. Bei den Übernachtungskosten musst du dabei die tatsächlichen Kosten ansetzen.
Unser Tipp:
Hebe für das Finanzamt stets alle Spesenbelege wie Taxiquittungen, Buchungsbestätigungen, Parkhausbelege, Zugtickets und Bewirtungsbelege auf. Auch wenn du in Pauschalen abrechnest, ist gut möglich, dass du sie vorweisen musst.
Zusammenfassung: Spesen im Ausland
Sind deine Mitarbeiter auf Auslandsreisen, haben sie unterwegs Kosten wie für Verpflegung, die sie oft aus eigener Tasche auslegen. In der Regel übernehmen Arbeitgeber diese Ausgaben. Für die Erstattung von Ausgaben für Essen und Trinken werden festgelegte Pauschbeträge, auch Verpflegungspauschale, herangezogen.
Für die Übernahme von Übernachtungskosten können wahlweise Pauschalen (Übernachtungspauschale) abgerechnet werden oder tatsächlich anfallende Kosten. Die steuerfreien internationalen Spesensätze veröffentlicht jährlich das Bundesfinanzministerium (BMF).
