Betriebsprüfung in der Gastronomie: Das wird geprüft
Wenn sich in der Gastronomie die Betriebsprüfung ankündigt, rutscht Selbstständigen schon mal das Herz in die Hose. Zu oft hört man Schauergeschichten von Gastronomen, die wegen Unregelmäßigkeiten in ihrer Buchführung horrende Nachzahlungen leisten mussten.
Die Sorge ist jedoch unbegründet: Wenn du deine Buchhaltung ordentlich in Schuss hältst, hast du nichts zu befürchten. In diesem Beitrag zeigen wir dir, welche Sachverhalte die Finanzbehörde am häufigsten prüft und wie du dich optimal auf die Betriebsprüfung in der Gastronomie vorbereitest.
Was bei einer Betriebsprüfung in der Gastronomie passiert
Bei einer Betriebsprüfung werden – wie auch in anderen Branchen – alle steuerlich relevanten Vorgänge bzw. Sachverhalte im Unternehmen geprüft. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Steuern, etc. korrekt gemeldet und abgeführt werden.
Als Gastronom solltest du immer auf eine Außenprüfung nach § 147 Bundesabgabenordnung gefasst sein. In dieser Branche kommt sie nämlich besonders häufig vor. Das liegt daran, dass hier besonders viel mit Bargeld gezahlt wird, was es in der Theorie einfacher macht, Steuern zu hinterziehen.
Du hast beim Thema Betriebsprüfung als Gastronom noch einige Fragezeichen im Kopf? Die wichtigsten Fragen zum Ablauf klären wir im Folgenden:
- Wie oft muss ich in der Gastronomie mit einer Betriebsprüfung rechnen?
Eine Betriebsprüfung in der Gastronomie ist eigentlich nichts Besonderes. Im Allgemeinen kommt das Finanzamt alle drei bis fünf Jahre zu dir, teilweise sogar in deutlich kürzeren Abständen. Grund für diese häufigen Prüfungen ist aber nicht speziell deine Buchhaltung, sondern der hohe Bargeldumschlag in der Gastronomie. Die Branche gilt als Risikobranche. - Kommt die Steuerprüfung unangekündigt?
Im Regelfall bekommst du eine Prüfungsanordnung, die dich über die bevorstehende Betriebsprüfung informiert. Die Finanzbehörde teilt dir mindestens 1 Woche vorher einen Termin für die Prüfung mit. Unangekündigte Prüfungen können jedoch vorkommen, wenn der Steuerfahndung der Verdacht auf eine Steuerhinterziehung vorliegt, beispielsweise bei unregelmäßigen Steuerzahlungen, hohen Privatentnahmen, jahrelangen Verlusten oder starken Schwankungen in den Umsätzen. Ohne Vorankündigung kommt das Finanzamt außerdem bei einer Umsatzsteuernachschau oder einer Kassennachschau. - Warum bekomme ich überhaupt eine Betriebsprüfung?
Betriebsprüfungen sind in der Gastronomie ebenso wie in anderen Branchen eine ganz normale Kontrolle, die du nicht fürchten musst. Bei der Steuerprüfung kontrollieren die Experten, ob deine Buchhaltung und Kassenführung korrekt sind oder Fehler aufweisen. Wenn alles in Ordnung ist, gibt es keinen Grund zur Sorge. Eine schlampige oder lückenhafte Buchführung könnte allerdings mit einer Hinzuschätzung und einer Nachzahlung quittiert werden. Im schlimmsten Fall droht eine Anzeige wegen Steuerhinterziehung oder sogar der Entzug der Gaststättenerlaubnis – aber nur, wenn gravierende Mängel vorliegen oder im Wiederholungsfall.
Die wichtigsten Punkte zum Ablauf der Betriebsprüfung in der Gastronomie und anderen Branchen erfährst du auch schnell und einfach in unserem Video:
Betriebsprüfung in der Gastronomie: Das sind die Prüfungsschwerpunkte
Das Wichtigste zuerst: Dokumentiere immer alle Abweichungen vom Standard sorgfältig. Passt etwa der Wareneinsatz nicht zum Umsatz, solltest du die Gründe dafür in einer Aktennotiz festhalten (z. B. Verderb von gekauftem Fleisch wegen einer ungeplanten Betriebsschließung aufgrund Personalmangels).
Grundsätzlich können sich Betriebsprüfer alle Aspekte deiner Buch- und Kassenführung ansehen. Meist ruht der Fokus jedoch auf einigen Prüfungsschwerpunkten, bei denen es überdurchschnittlich oft zu Fehlern oder Unregelmäßigkeiten kommt. Hierzu gehören vor allem:
- Kassenbuch und Kassensystem
- Personal und Schwarzarbeit
- Wareneinsatz
- Privatnutzungen und Privateinkäufe
Diese vier Punkte schauen wir uns nun im Detail an.
Registrierkassa und automatisches Kassenbuch
Wer ausschließlich bzw. an einem fixen Betriebsstandort mit Bargeld arbeitet ist verpflichtet, eine Registrierkassa zu führen. Eine explizitere Regelung dazu gibt es seit Einführung der Registrierkassenverordnung 2016: Das Finanzamt kann jederzeit einen Finanzbeamten in deine Geschäftsräume schicken um deine Kassenführung anhand eines Kassensturzes, auch Kassennachschau genannt, zu überprüfen. Das Ziel ist klar: Mit einer unangekündigten Außenprüfung deiner Kassendaten vermeidet der Finanzbeamte, dass du deine Kassenaufzeichnungen in Vorbereitung der Kassennachschau in irgendeiner Weise manipulierst.
Die Registrierkasse erstellt automatisch einen Tages- und Monatsabschluss (sog. Nullbeleg mit einem QR-Code).
Die Abschlussbeträge müssen natürlich mit dem Bargeldbestand in der Kassa übereinstimmen.
Ein Unternehmen mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, das eine Ausnahme zum Führen einer Registrierkassa darstellt, muss ein manuelles Kassabuch führen. Auch hier sind Tages- und Monatsabschlüsse erforderlich und die Beträge darauf müssen mit dem Bargeldbestand übereinstimmen. Man nennt dies auch offene Ladenkasse, das heißt, du musst deine manuellen Kassenaufzeichnungen samt Eigenbelegen stets aktuell halten, sodass deine Kassenführung jederzeit einer Kassennachschau standhält. Willst du genau wissen, was eine offene Ladenkasse ist, dann hilft unser Ratgeberbeitrag zum Thema offene Ladenkasse weiter.
Kommt es beim Kassenbuch oder dem Kassensystem zu Unregelmäßigkeiten, könnte der Prüfer deine Buchhaltung ganz oder teilweise verwerfen. Dann müsstest du mit Zuschätzungen und entsprechenden Nachzahlungen rechnen.
Du kennst dich mit dem Thema noch nicht so richtig gut aus? In unseren Artikeln zum Kassenbuch lernst du alles, was wichtig ist.
Damit es bei einer Betriebsprüfung gar nicht erst zu Problemen kommt, solltest du dein Kassenbuch sehr sorgfältig führen. Das geht zum Beispiel mit einer entsprechenden Kassenbuch-Vorlage für Excel oder noch viel einfacher mit der sevdesk Buchhaltungssoftware mit integrierter Kassenbuch-Funktion.
Personal und Schwarzarbeit
Die Gastronomie ist eine der Branchen, in denen es am häufigsten zu Schwarzarbeit kommt. Typische Vergehen sind:
- schwarze Auszahlung von Überstunden
- schwarze Beschäftigung von Arbeitnehmern
- falsche Anmeldung von Minijobbern
- Mauscheleien mittels Kombination mehrerer Minijobs für eine einzelne Person
- fehlerhafte Abrechnung von steuerfreien Zuschlägen
Die Betriebsprüfer können etwa anhand von Richtwerten feststellen, wenn die Personalkosten nicht zum Umsatz oder Wareneinsatz passen. Ist der Wareneinsatz niedrig, sind normalerweise im Verhältnis die Personalkosten höher – diese Kennzahlen sollten möglichst mit gängigen Branchenvergleichen mithalten.
Sorge deshalb immer dafür, dass all deine Mitarbeiter korrekt angemeldet sind und die Abgaben richtig abgeführt werden.
Wareneinsatz
In der Gastronomie schlägt sich nicht immer der gesamte Wareneinsatz auch in den verkauften Produkten wieder. Denk dabei nur einmal an:
- Du lädst deine Gäste ein, weil sie sehr unzufrieden waren
- Du musst ein Essen aufgrund einer Beschwerde noch einmal neu zubereiten
- Du spendierst einen Aperitif aufs Haus
- Du verpflegst deine Mitarbeiter
- Waren verderben oder kommen anderweitig abhanden
Um Zuschätzungen zu vermeiden, gilt es, solche Situationen immer ordnungsgemäß zu dokumentieren. Lädst du einen langjährigen Stammgast auf ein Glas Sekt ein, solltest du den Grund dafür und im Idealfall auch den Namen des Gastes dokumentieren.
Privatnutzungen & Privateinkäufe
Ebenfalls typisch in Gastronomiebetrieben ist die nicht ganz korrekte Erfassung von privaten Verbräuchen oder die Verbuchung privater Ausgaben als Betriebsausgabe. Beispiele dafür sind der private Verzehr von Speisen oder Lebensmitteln aus den Kühlräumen des Betriebs oder die Erfassung des privat genutzten Küchengeräts als betriebliche Anschaffung.
Ähnliches gilt auch für Firmenwagen, die zu deinem Betrieb gehören: Nutzt du diese auch privat, musst du sie entsprechend versteuern. Ansonsten solltest du die rein geschäftliche Nutzung nachweisen können. Das geht bei einem Kleinwagen sicher etwas schwieriger als bei einem Transport – erst recht, wenn du nicht noch ein Privatauto hast.
Auch hier können die Betriebsprüfer Unregelmäßigkeiten anhand von Erfahrungswerten feststellen. Dokumentiere also alles fein säuberlich.
Checkliste für Gastronomen: So bereitest du dich auf eine Betriebsprüfung vor
In der Prüfungsanordnung teilt dir das Finanzamt bereits mit, welche Unterlagen du als Besteuerungsgrundlage für die Außenprüfung vorbereiten musst (§ 148 Abs. 3 Bundesabgabenordnung). Dazu gehören unter anderem folgende Unterlagen:
- Dokumentation des Wareneinkaufs
- Lohnkonten
- Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz
- Speisekarten aus dem betreffenden Prüfzeitraum
- Rezepturen zu den angebotenen Gerichten
- Buchhaltungsunterlagen
- Kassenbuch sowie Anleitungen und Dokumentation des Kassensystems
Deine Betriebsprüfung in der Gastronomie kannst du locker meistern, wenn du dich gut vorbereitest. Unsere wichtigsten Tipps dazu:
- Der Prüfer nutzen die sogenannte IDEA-Software, um deine elektronisch bereitgestellten Daten auf ihre Plausibilität hin zu überprüfen. Sprich mit deinem Steuerberater – oft hat er ebenfalls Zugriff auf diese Software und können deine Besteuerungsgrundlage schon vorab prüfen.
- Checke, ob dein Kassenbuch allen Anforderungen entspricht. Erfasse alle Geschäftsvorfälle immer sofort und dokumentiere Änderungen (z. B. Preisänderungen, Sonderaktionen, Schwund) detailliert.
- Nutze ein GoBD-konformes Kassensystem, das der Kassensicherungsverordnung entspricht.
- Dokumentiere Bewirtungen und andere Zuwendungen für deine Mitarbeiter.
- Änderst du Artikel in deiner Buchführung, solltest du diese nicht überschreiben, sondern neu anlegen.
- Führe eine ordentliche Lagerverwaltung. Hier kannst du auch Schwund oder Verluste erfassen.
- Bewahre die Z-Abschläge eines jeden Tages und idealerweise auch die Monats-Z-Abschläge auf. Sie sind dein wichtigster Nachweis über die ordnungsmäßige Kassenführung.
Mit der Buchhaltungssoftware von sevdesk kannst du all eine Einnahmen und Ausgaben digital erfassen und archivieren. So hältst du die Vorgaben des Finanzamts gleich viel leichter ein.
Schätzungsmethoden bei der Betriebsprüfung in der Gastronomie
Zweifelt das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit deiner Buchhaltung an, hat es eine Schätzungsbefugnis. Das bedeutet, dass der Prüfer deine Buchführung ganz oder teilweise verwerfen und anhand geeigneter Schätzungsmethoden eine Hinzuschätzung vornehmen darf. Dazu gehören beispielsweise:
- Richtwerte als Schätzgrundlage
- Geldverkehrsrechnung
- Nachkalkulation
- mathematische Schätzmethoden
Bei Betriebsprüfungen in der Gastronomie wird die Schätzungsbefugnis häufig durch die 30/70-Methode ausgeübt. Dabei geht man von dem Richtwert aus, dass sich der Umsatz auf etwa 30 Prozent Getränke und 70 Prozent Speisen aufteilt.
Prüfe am besten schon vor der Betriebsprüfung, ob dieses Verhältnis bei dir ansatzweise eingehalten ist. Wenn nicht, solltest du dir eine entsprechende Begründung zurechtlegen, um zu hohe Hinzuschätzungen zu vermeiden.
Zusammenfassung zur Außenprüfung in der Gastronomie
Die Gastronomie gilt für die Finanzbehörden als Risikobranche. Deshalb musst du hier öfter mit Betriebsprüfungen rechnen als in anderen Branchen. Dennoch gibt es keinen Grund, davor Angst zu haben. Die Prüfer sind auch nur Menschen, die dir nichts Böses wollen. Du bekommst mit ihnen keine Probleme, wenn du deine Aufzeichnungen genau führst, deine Buchhaltung im Griff hast und Änderungen (z. B. Rabattaktionen oder Preisänderungen) immer sauber dokumentierst.
