Handelt es sich um eine bestellbezogene Rechnung, kannst du alle aufgelisteten Positionen der Rechnung abrechnen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob du eine oder mehrere Positionen als Teillieferung erhalten hast. Alle Teillieferungen können summiert und in einer Buchung zusammen abgeschlossen werden.
Handelt es sich um eine wareneingangsbezogene Rechnung, musst du jeden einzelnen Wareneingang separat abrechnen. Prüfst du eine Rechnung ohne Bestellbezug, kann diese direkt auf folgende Konten gebucht werden:
- Anlagekonto
- Materialkonto
- Sachkonto
Rechnungsprüfung Schritt für Schritt
Im Prinzip kannst du jede erstellte Rechnung vor der Rechnungsfreigabe in vier Schritten prüfen:
Schritt 1:
Als Erstes kontrollierst du, ob die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und ob die Pflichtangaben vorhanden sind. Diesen Schritt nennt man auch formale Prüfung. Dazu gehört auch der Hinweis, ob ggf. eine Steuerbefreiung nach § 6 UStG (Kleinunternehmerregelung) vorliegt.
Schritt 2:
Danach erfolgt die sachliche Prüfung. Prüfe hier, ob die Leistungen korrekt und ohne Mängel erbracht wurden. Außerdem gleichst du hier die Positionen der Rechnung mit denen auf dem Lieferschein ab. Des Weiteren musst du die richtige Angabe der Einzelpreise und den daraus entstandenen Gesamtbetrag prüfen. Dazu gehört auch, ob der korrekte Steuerbetrag und Steuersatz erhoben wurden.
Schritt 3:
Als Nächstes kommt die Subprüfung. Sind andere Personen zur Absprache und Klärung einer Rechnung mit einzubinden, solltest du mit diesen Personen Rücksprache halten. Denn so können Differenzen und bestehende Fragen direkt geklärt werden.
Schritt 4:
Zum Schluss erfolgt die Rechnungsfreigabe. Hierbei ist es sinnvoll, eine zweite Person hinzuzuziehen, die dann die Freigabe übernimmt.