Die Top 9 Online-Tools – für effektiveres Arbeiten!
Das Internet bietet Selbstständigen heutzutage vielseitige Möglichkeiten zu Selbstorganisation. Start-Ups verlassen sich immer mehr auf Online-Tools, die den Arbeitsalltag erleichtern und effizienter gestalten. Diese steigern die Produktivität im Unternehmen, dienen der Übersichtlichkeit und erleichtern die Kommunikation und Selbstorganisation im Team. Außerdem haben Online-Tools den Vorteil, dass sie rund um die Uhr von jedem Ort aus verfügbar sind und dir so ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen.
Bei der großen Zahl an kostenlosen Apps und Software fällt es vielen Gründern jedoch schwer, die passenden Online Tools für ihr Unternehmen zu finden. Deshalb stellen wir dir heute unsere Top 9 Online-Tools vor, die wir bei sevdesk für unsere Unternehmensorganisation verwenden und erklären, wie wir uns damit organisieren. So bekommst du einen kleinen Einblick in unseren Arbeits-Workflow und kannst vielleicht das ein oder andere neue Tool für dein Unternehmen entdecken.
1. Diese Vorteile bieten Online-Tools
Online-Tools können deinen Arbeitsalltag erheblich erleichtern. Mit den richtigen Tools lassen sich Aufgaben effizient organisieren, im Team diskutieren und schneller erledigen. Wir haben die wichtigsten Vorteile von Online-Tools zusammengestellt, die positiv zu deiner Unternehmensorganisation beitragen.
Erleichterte Kommunikation im Team
„Teamwork“ ist einer der wichtigsten Begriffe in der modernen Arbeitswelt. Um die Arbeit im Team effektiv zu gestalten ist es hilfreich, moderne Arbeitsmethoden und Technologien einzusetzen. Dank Online-Tools können Teammitglieder heutzutage von überall auf der Welt unabhängig zusammenarbeiten. Immer mehr Menschen arbeiten im Home Office und haben trotzdem jederzeit die Möglichkeit, mit ihren Kollegen in Verbindung zu treten, um Aufgaben und Arbeitsfortschritte zu besprechen.
Modere Kommunikations-Tools sind im Begriff, die E-Mail als primäres Mittel der Unternehmenskommunikation zu ersetzen. Das hat beispielsweise den Vorteil, dass keine Nachrichten mehr verloren gehen und Gespräche auf die relevanten Kommunikationspartner beschränkt werden können, wodurch lästige Spam-Nachrichten ausbleiben. Das Erstellen von Gruppen ermöglicht, auf eine organisierte und effektive Art und Weise zusammen zu arbeiten – egal von welchem Standort aus.
Projekte besser organisieren
Es ist wesentlich einfacher, Projekte zu koordinieren, wenn man auf Online-Tools umsteigt. Wenn du deine Daten in einer Cloud sicherst, hast du jederzeit einen Überblick über alle Dokumente. Viele Online-Tools haben Tracking-Funktionen, die es den Teammitgliedern ermöglichen, die Entwicklung von Projekten zu verfolgen und Feedback zu geben – ein Treffen oder Anruf ist dazu nicht mehr nötig.
Du kannst jederzeit den aktuellen Stand eines Projektes prüfen, nachsehen, welche Aufgaben gerade in Arbeit sind, welche schon fertig bearbeitet sind und was noch zu tun ist. To-Do-Tools ersetzen unübersichtliche Notizzettel und Termine werden in den meisten Unternehmen bereits online organisiert.
Verfügbarkeit und Sicherheit
Egal, ob du Zuhause, unterwegs oder im Büro bist – mit Hilfe von Online-Tools hast du dein Unternehmen jederzeit im Blick. Wenn du eine Cloud verwendest, sind alle Dokumente an einem einzigen Ort gespeichert. Diese musst du nicht mehr auf einem USB-Stick oder anderen Speichermedien mitbringen und kannst sie deshalb auch nicht vergessen oder verlieren. Updates und Änderungen sind sofort sichtbar; es besteht also keine Notwendigkeit mehr, verschiedene Versionen eines Dokuments hin und her zu mailen.
Die Sicherheit ist ein weiterer wichtiger Aspekt, wenn es um Online-Tools geht. Selbst wenn du deinen Laptop, dein Tablet oder Smartphone verlierst, sind alle Dokumente noch online verfügbar. Wenn du ein Dokument versehentlich gelöscht hast, kannst du es in der Regel wiederherstellen.
Zeit sparen
Alle genannten Aspekte reduzieren Zeit und sorgen so für eine effizientere Arbeitsweise. Lange Anfahrtswege bleiben Teammitgliedern erspart, Unterbrechungen während der Arbeit durch Besprechungen des aktuellen Projektstandes werden zum Großteil überflüssig. Mitarbeiter erhalten schneller Feedback und können direkt darauf eingehen. Du kannst Nachrichten schneller verfassen und beantworten. Du kannst Projekte besser planen, aufteilen und bearbeiten. Man kann also zusammenfassend sagen, dass du durch den richtigen Einsatz von Online-Tools sehr viel Zeit einsparen kannst, die deiner eigentlichen Arbeit zu Gute kommt.
2. Unsere Top 9 Online-Tools
Auch wir von sevdesk haben einige Online-Tools für uns entdeckt, die unsere Unternehmensorganisation erleichtern. Im Folgenden möchten wir dir eine Auswahl an Tools vorstellen, die uns überzeugt haben und die wir regelmäßig benutzen.
Hier ein Überblick:
1. Slack
Slack stellt für uns das optimale Tool zur Teamkommunikation dar. Über Slack diskutieren wir über aktuelle Projekte, geschäftsrelevante Themen, Ideen, Neuigkeiten und Termine, tauschen Dokumente und Links aus.
Das praktische Kommunikations-Tool wurde von Stewart Butterfield, dem Gründer des Fotodienstes Flickr, entwickelt und gewinnt in letzter Zeit immer mehr an Beliebtheit. Slack verspricht Firmen jeder Größe, sämtliche geschäftsrelevante Diskussionen an einem einzigen Ort online durchzuführen. In Slack lassen sich zahlreiche Apps integrieren, wie beispielsweise Trello und Google Drive. Slack zeigt alle Benachrichtigungen aus den integrierten Apps in einem einheitlichen Aktivitäten-Stream an. Somit können alle Diskussionen aus unterschiedlichen Apps an einem zentralen Ort stattfinden.
Besonders nützlich sind die sogenannten Channels. Hier haben wir von sevdesk verschiedene Themenbereiche festgelegt, wie beispielsweise „Marketing“, „Good Ideas“ und „Good Tools“. Die Channels stellen Diskussionsforen dar, in denen jedes Mitglied Ideen und Links posten kann, sowie Updates und Neuigkeiten zum Thema verbreiten kann. Du kannst beliebig viele Teammitglieder zu den Channels hinzufügen – so werden nur die erreicht, die das Thema auch wirklich betrifft. Mit dem „@“-Zeichen kannst du einzelne Teammitglieder ansprechen, die per Mail eine Benachrichtigung über die Verlinkung erhalten.
Außerdem ist es möglich, private Gruppen zu erstellen. Das macht vor allem Sinn, um einzelne Projekte zu besprechen. Auch hier hat man wieder die Möglichkeit, nur die Teammitglieder hinzuzufügen, die sich mit dem Projekt beschäftigen. Dokumente können in Gruppen oder privaten Gesprächen ganz einfach per Drag & Drop ausgetauscht werden.
Für vergessliche Menschen ist Slack hervorragend geeignet: Man kann das komplette Nachrichten-Archiv ganz einfach nach Schlüsselbegriffen durchsuchen und so auch ältere Nachrichten wiederfinden. Die Suchergebnisse kann man nach Datum oder Relevanz sortieren. Allgemein ist Slack sehr übersichtlich und selbsterklärend aufgebaut. In einer Sidebar sind alle Teammitglieder aufgelistet, sowie Channels und private Gruppen. Rechts davon befindet sich das jeweilige Gespräch, das in einem fortlaufenden Stream nach Datum sortiert angezeigt wird.
Wir können Slack nur weiterempfehlen. Es ist wirklich ein praktisches und simples Kommunikations-Tool, das eigentlich jedes Unternehmen benötigt.
2. Trello
To-Do-Listen gehören der Vergangenheit an – stattdessen nehmen moderne Organisations-Tools wie Trello ihren Platz ein. Trello eignet sich perfekt dazu, sämtliche Aufgaben im Unternehmen zu notieren und einer oder mehreren Personen zuzuordnen. Dadurch erleichtert Trello sowohl die Teamarbeit im Unternehmen als auch die Selbstorganisation.
Die übersichtlichen Boards und Karten lassen sich für die gesamte Projektplanung nutzen. Dabei können den einzelnen Boards beliebig viele Karten zugewiesen werden. Jede dieser Karten enthält eine Aufgabe und kann mit Texten, Anhängen, Deadlines, Tags und Checklisten versehen werden und mit Kommentaren oder Bewertungen ergänzt werden, sodass man über einzelne Aufgaben direkt in Trello kommunizieren kann. Ein besonders gelungenes Feature ist die Drag & Drop-Funktion, mit der man Karten ganz einfach per Mausklick verschieben kann.
Wir bei sevdesk haben die Boards nach Themenbereichen wie „Marketing“ und „Webseite“ aufgeteilt. Wenn du auf eines dieser Boards klickst, werden sämtliche Karten aufgelistet, die sich mit dem jeweiligen Thema beschäftigen. Der Status der Karten ist in Spalten aufgeteilt, die wiederrum nach Monaten sortiert sind.
Wenn eine Aufgabe in Planung ist, landet sie in der Spalte „planned“. Wenn diese bearbeitet wird, zieht man sie per Drag & Drop in die Spalte „in progress“ und bei erfolgreichem Abschluss wird sie in die Spalte „done“ abgelegt. So sieht man auf einen Blick, welche Aufgaben in diesem Monat noch erledigt werden müssen und welche bereits abgeschlossen sind.
Legt man eine neue Karte an, können dieser beliebig viele Personen zugewiesen werden, die per Mail über die neue Aufgabe benachrichtigt werden können. Alle Neuigkeiten für Aufgaben, in denen man markiert wurde, können durch Klick auf die „Alarmglocke“ rechts oben eingesehen werden. Trello verfügt außerdem über praktische Such- und Filterfunktionen – so findet man Karten besonders schnell wieder.
Alles in allem stellt Trello für uns ein hilfreiches Tool zur Unternehmensorganisation dar, dessen Design überzeugt. Es ist einfach und verständlich aufgebaut und eignet sich für jeden, der seinem Zettel-Chaos ein Ende bereiten möchte.
3. OwnCloud
Cloud Computing, also wörtlich das „Rechnen mit der Wolke“, ist dabei, das Universum der modernen Informationstechnologie nachhaltig zu verändern. Clouds ermöglichen es, dass Programme und Daten nicht mehr lokal auf dem eigenen Betriebssystem abgelegt, sondern auf einem Server gespeichert werden und über das Internet verfügbar sind.
Heute kommt kaum ein Computer oder Smartphone ohne einen Cloud-Dienst aus. Doch bei vielen weckt die Cloud auch Misstrauen – schließlich möchte man ungern alle persönlichen Daten einem einzigen Unternehmen überlassen. Wir bei sevdesk haben uns deshalb für den Cloud-Dienst „ownCloud“ entschieden, auf dem wir sämtliche Unternehmensdaten speichern. Im Unterschied zu Dropbox, iCloud und Co. werden bei ownCloud alle Inhalte direkt auf dem eigenen Webspace oder Server abgelegt – so behält man immer die Kontrolle über seine Daten. Zusätzlich zum Platz auf dem eigenen Server können externe Speicher wie Dropbox oder Google Drive eingebunden werden.
ownCloud eignet sich perfekt dazu, die eigene Cloud mit anderen Nutzern zu teilen und diesen festgelegten Speicherplatz einzuräumen. Du kannst Dokumente ganz einfach einzelnen Usern oder Benutzergruppen zur Verfügung stellen. Für mehr Sicherheit kannst du auch Passwörter festlegen.
Die Oberfläche von ownCloud ist übersichtlich und unkompliziert gestaltet. In der Sidebar werden alle verfügbaren Ordner angezeigt, die mit Dateien, Musik, Kontaktdaten, Bildern und vielem mehr gefüllt werden können. Auch die Online-Verwaltung gestaltet sich einfach: Direkt über die Weboberfläche lassen sich Textdateien bearbeiten und PDF-Dokumente und Grafiken ohne zusätzliche Software im Webbrowser darstellen.
ownCloud eignet sich ideal für die Arbeit im Team, da du Dokumente von überall aus öffnen und bearbeiten kannst. Man benötigt keine externen Speichermedien wie USB-Sticks mehr, da alle Inhalte überall verfügbar sind. Es ist nicht mehr notwendig, verschiedene Versionen einer Datei hin und her zu mailen. So kann man beispielsweise viel schneller Feedback geben.
Für uns ist ownCloud extrem nützlich, da uns einfach alle Daten an einem einzigen Ort zur Verfügung stehen – egal auf welchem Gerät und wo man sich gerade befindet. Deshalb können wir ownCloud nur weiterempfehlen.
4. Confluence
Confluence ist eine Wiki-Software, die vom australischen Unternehmen Atlassian entwickelt wurde und hauptsächlich für die Kommunikation und den Wissensaustausch im Unternehmen verwendet wird. Das Online-Tool Confluence stellt sozusagen ein Online-Lexikon dar, dessen Inhalte du nicht nur online lesen, sondern auch direkt im Webbrowser bearbeiten kannst.
In Confluence kannst du diverse Kategorien und Unterseiten anlegen, deren Inhalte du ganz einfach ändern oder ergänzen kannst. So kann das Wissen im Unternehmen ständig ausgetauscht und erweitert werden. Das „Lexikon“ kannst du problemlos durchsuchen und Personen kannst du auch hier mit einem „@“ markieren und per E-Mail benachrichtigen.
Wir bei sevdesk haben unser Wiki in verschiedene Kategorien eingeteilt, wie zum Beispiel „Marketing & PR“, „Research & Development“, „Sales & Support“ usw.. Diese Kategorien sind wiederrum in Unterkategorien aufgeteilt, die wir mit diversen internen Informationen gefüllt haben und fortlaufend aktualisieren. Beispielweise findet man in der Unterkategorie „Inbound Marketing“ Checklisten für die Erstellung von Blogbeiträgen sowie Ergebnisse zu Umfragen des gewünschten Inhalts und andere marketingrelevante Analysen. Für unser Team stellt Confluence eine extrem nützliche Wissensdatenbank dar, die wir fortlaufend erweitern.
5. Doodle
Manchmal kann das Finden eines Termins in einer Gruppe länger dauern, als der Termin selbst – dieses Problem kennt wahrscheinlich jeder. Das Online-Tool Doodle schafft Abhilfe. Doodle ist der Klassiker für die Terminfindung im Team und dürfte den meisten schon bekannt sein.
Egal, ob ein Event, ein Ausflug, ein Meeting oder einfach ein gemeinsames Mittagessen ansteht: Mit Doodle lässt sich so ziemlich alles abstimmen. Das Prinzip von Doodle ist ganz einfach: Man wählt ein Thema, macht Terminvorschläge und erstellt in wenigen Minuten die fertige Umfrage. Teilnehmer kann man einfach per E-Mail einladen – schon steht die Terminumfrage. Um einen Termin abzustimmen, ist keine Registrierung der Teilnehmer nötig.
Wir von sevdesk nutzen Doodle immer, wenn eine gemeinsame Aktion ansteht, sodass wir einerseits einen passenden Termin finden können und andererseits wissen, wie viele Teammitglieder erscheinen werden. Doodle ist auf jeden Fall ein sehr praktisches Tool, das extrem viel Zeit spart, wenn es um die Terminfindung geht.
6. MindMeister
MindMeister ist ein sehr nützliches, einfaches Tool, wenn es um die Ideenfindung geht. Die Web-App macht Brainstorming mit Hilfe einer virtuellen Mindmap leichter und effizienter. Das Prinzip der Mindmap, also das Visualisieren von Ideen und Begriffsfeldern zu einem Thema, dürfte wohl jedem bekannt sein. Der Vorteil von MindMeister gegenüber der guten alten Mindmap auf dem Papier ist unter anderem, dass man gemeinsam als Team von verschiedenen Standpunkten aus an einer Mindmap arbeiten kann. MindMeister ist also besonders praktisch, wenn man gerade nicht die Möglichkeit hat, sich vor Ort zu treffen.
VIDEO FOLGT
Die Mindmaps in MindMeister lassen sich visuell anprechend gestalten, farbige Verknüpfungen und Medien sind schnell eingefügt. Die fertige Mind Map lässt sich anschließend als PDF- oder JPG-Datei exportieren. Auf MindMeister kannst du sowohl private als auch öffentliche Mindmaps erstellen. Die kostenlose Nutzung beschränkt sich aber leider auf drei Mindmaps. Wenn du mehr Features nutzen möchtest, brauchst du die kostenpflichtige Version.
7. Toggl
Bei Toggl handelt es sich um ein modernes Zeitmanagement-Tool. Dank der Time-Tracking-Funktionen hast du immer im Blick, wieviel Zeit du mit bestimmten Aktivitäten oder Aufgaben verbringst. Toggl kann dir dabei helfen, sowohl dein privates als auch dein geschäftliches Zeitmanagement zu verbessern.
Über Toggl kann man beispielsweise die Zeit aller Aktivitäten zu einem bestimmten Projekt einsehen und dementsprechend entscheiden, ob man in Zukunft mehr oder weniger Zeit für bestimmte Aktivitäten investieren möchte. Die „Reports“ zeigen dir an, wieviel Zeit du in den letzten Tagen, Wochen oder Monaten mit welchen Dingen verbracht hast.
Toggl bietet eine Reihe an praktischen Tools, wie beispielsweise das Erstellen von Diagrammen, das Exportieren von Tabellen oder das Versenden von professionellen Berichten per Mail. Besonders praktisch: Toggl lässt sich auch für die Teamarbeit einsetzen. Man kann eine unbegrenzte Anzahl an Projekten und Teams anlegen. So kann man die Zeit für einzelne Projekte viel einfacher überprüfen und anpassen. Toggl überzeugt nicht nur durch viele innovative Funktionen, sondern auch durch ein ansprechendes, individuell anpassbares Design und ist damit unser Favorit, wenn es um Zeitmanagement-Tools geht.
8. Clickup
Clickup ist ein Aufgaben- und Projektmanagement Tool, das die Arbeitsorganisation in Unternehmen erleichtert und die Produktivität im Team steigert. Gerade für global agierende Unternehmen ist Clickup ein nützliches Werkzeug, da es die Koordination von ortsunabhängigem Arbeiten in verschiedenen Teams unterstützt.
Aufgaben können mit diesem Tool klar definiert werden. Das heißt neben dem Festlegen von Prioriäten und Deadlines können auch Verantwortlichkeiten zugewiesen werden. Arbeitsergebnisse, die während des Aufgabenprozesses erzielt werden, können jederzeit dokumentiert oder kommentiert werden.
Um die einzelnen Aufgaben in einem größeren Gesamtzusammenhang zu betrachten, dienen Projekte. Verschiedene Aufgaben werden verschiedenen Projekten zugeordnet. Dadurch entsteht eine klare Visualisierung und Zuordnung für komplexere Sachverhalte. Gerade Führungskräfte mit mehreren Mitarbeitern unter sich verlieren dadurch das Wesentliche nicht aus den Augen.
Um wiederkehrende oder ähnliche Projekte nicht immer wieder von Neuem erstellen zu müssen, lässt sich bei Clickup auf Vorlagen zurückgreifen. Clickup unterstützt dich und dein Unternehmen Routinen zu entwickeln und damit langfristig Zeit und Geld zu sparen.
Alles in allem ergänzt Clickup die Funktionalitäten von Tools wie Trello und Wunderlist in puncto Aufgabenmanagement um die Projektkomponente. Ist dein Unternehmen gerade kräftig am wachsen (mehr Mitarbeiter, mehr Kunden etc.), kann dir Clickup helfen den Überblick zu bewahren.
9. Google Drive
Im modernen Büroalltag sind Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Präsentationsprogramme nicht mehr wegzudenken. Ein Umstand, den sich Online-Riese Google bereits vor einigen Jahren zunutze gemacht hat.
Google Drive ist der Filehosting-Dienst des Unternehmens und erlaubt neben dem Speichern von Dokumenten in einer Cloud vorallem das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Mit Google Docs, Sheets, Slides und Forms als Teil von Google Drive hat man ein nützliches Online-Pendant zu Microsoft Office. Und das völlig kostenlos.
Die Benutzeroberfläche ist dabei ebenso intuitiv wie die des Markführers Microsoft. Wer bereits mit anderen Office-Programmen gearbeitet hat, wird mit Google Drive keine Schwierigkeiten haben.
Bei sevdesk kommen insbesondere die Google Docs und die Google Sheets regelmäßig zum Einsatz. Protokolle und ähnliches können in Meetings durch die gemeinsame Bearbeitungsfunktion zeitgleich von mehreren Mitarbeitern erstellt werden. Das Teilen der Daten ist anschließend problemlos über einen „Freigabe-Button“ und die Eingabe einer entsprechenden E-Mailadresse möglich.
Als konkretes Anwendungsbeispiel lässt sich das Google Sheet für Redaktionspläne verwenden. Jeder involvierte Mitarbeiter ist so immer auf dem aktuellen Stand des Geschehens und Änderungen sind jederzeit sichtbar.
In nur wenigen Sekunden kannst du professionelle Rechnungen schreiben und diese per Mail oder Post direkt an die Kunden senden. Mithilfe künstlicher Intelligenz verarbeitet sevdesk deine Belege und Eingangsrechnungen automatisch und liest relevante Daten aus. Dir wird dann sofort die passende Buchungskategorie vorgeschlagen.
Neben der einfachen Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen, Rechnungen oder Mahnungen hat sevdesk noch viele weitere nützliche Funktionen. So kannst du dein Kassenbuch ordnungsgemäß führen, mit wenigen Klicks deine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen oder deine Einnahmenüberschussrechnung erstellen. Dank dem Online Banking kannst du offene Rechnungen direkt aus der Software heraus begleichen.
Fazit
Diese 9 Online-Tools helfen uns, unseren Arbeitsalltag zu organisieren und zu strukturieren, Aufgaben zu verteilen und produktiv im Team zusammen zu arbeiten. Wir hoffen, dass wir dir einen guten Einblick in unsere wichtigsten Tools bieten konnten – natürlich gibt es noch eine Hand voll weiterer, die wir gerne nutzen, aber hier nicht in aller Ausführlichkeit beschreiben können. Vielleicht entdeckst auch du das ein oder andere Online-Tool für dich und dein Unternehmen – es lohnt sich!
Wenn dich das Thema Selbstorganisation im Allgemeinen interessiert, dann schaue mal in dieses Video und erfahre wie du dich am besten organisieren und strukturieren kannst:
