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Betriebswirtschaftliche Auswertung für Einsteiger: BWA erstellen und richtig lesen

Vielleicht kennst du das: Mit deiner Buchhaltung beschäftigst du dich nur, wenn es sich nicht vermeiden lässt. Aber jetzt braucht die Bank für die Bewilligung eines Zwischenkredits eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Doch woher nehmen? Oder bekommst du die BWA Monat für Monat von deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin, aber heftest sie einfach nur ab, weil dir die Zahlenwüste gar nichts sagt? sevDesk zeigt dir, was es mit der Auswertung genau auf sich hat, wie du eine BWA erstellen kannst und wie du sie richtig liest und interpretierst.

Inhaltsverzeichnis:

Was ist eine BWA?

Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) gibt Unternehmern und Unternehmerinnen im laufenden Geschäftsjahr Informationen über die Ertragslage sowie die Kosten- und Erlössituation des Unternehmens. Sie bezieht sich auf die laufenden Daten, die in der Finanzbuchhaltung erfasst werden. Du erhältst damit eine fortlaufende Übersicht über die aktuelle Ertragslage.

Im Gegensatz zur Bilanz, die lediglich einmal jährlich erstellt wird, stellt dir die BWA jeden Monat auf Basis der aktuellen Buchungsdaten Informationen zur Lage deines Unternehmens bereit.

Arten der BWA

Es lassen sich drei grundlegende Arten der betriebswirtschaftlichen Auswertung unterscheiden:

  • Kurzfristige Erfolgsrechnung: Diese vergleichsweise einfach aufgebaute BWA stellt die Kosten und Erlöse des Unternehmens gegenüber. Sie erlaubt dadurch, den wirtschaftlichen Erfolg sichtbar zu machen. Typische Inhalte sind etwa die Umsatzerlöse und Bestandsveränderungen, Materialeinkäufe und Fremdleistungen, der betriebliche Rohertrag, die verschiedenen Kostenarten sowie das Betriebsergebnis vor Steuern. Die kurzfristige Erfolgsrechnung kommt am häufigsten zum Einsatz und ist auch am einfachsten zu lesen.
  • Bewegungsbilanz: Die Bewegungsbilanz zeigt auf, aus welchen Quellen das Unternehmen Mittel erhalten hat (Mittelherkunft) und wofür sie eingesetzt wurden (Mittelverwendung). Bei dieser betriebswirtschaftlichen Auswertung stellst du Anlage- und Umlaufvermögen, Kassenbestände, Forderungen, Verbindlichkeiten, Kredite und weitere Posten gegenüber. Die Bewegungsbilanz kann dir zeigen, wie sich die positiven und negativen Bestände zwischen zwei Stichpunkten verändert haben.
  • Statistische Liquidität: Bei dieser BWA steht die Liquidität deines Unternehmens im Fokus. Du stellst die Forderungen den Verbindlichkeiten gegenüber und kannst so wichtige Liquiditätskennzahlen wie die Barliquidität und die Liquidität zweiten Grades berechnen.

Die DATEV trug bereits vor mehreren Jahrzehnten dazu bei, dass verschiedene Arten von betriebswirtschaftlichen Auswertungen für einige Branchen oder Szenarien gebildet wurden. Am bekanntesten ist die „BWA 01“, auch DATEV-Standard-BWA genannt, die für Handelsunternehmen jeder Größe und unabhängig von der Branche geeignet ist. Hinzu kommen spezielle BWAs etwa für Ärzte und Ärztinnen (BWA 02), Handwerker und Handwerkerinnen (BWA 20) oder für die Vorlage bei Banken (BWA 51).

Vorteile und Nutzen der BWA

Eine BWA zu erstellen, lohnt sich für kleine und mittlere Unternehmen dank zahlreicher Vorteile:

  • monatsaktueller Blick auf die wirtschaftliche Gesamtlage des Betriebs und dessen Entwicklung
  • hilfreiche Grundlage für unternehmerische Entscheidungen
  • einfache Erstellung auf Basis bereits vorliegender Daten
  • wichtige Entscheidungsgrundlage für Banken, Lieferanten und andere Geschäftspartner (Einschätzung des Risikos von Zahlungsausfällen)
  • Aufdeckung von Schwachstellen und Ableitung von Optimierungsmaßnahmen

Nutzen der BWA:

Der Nutzen einer betriebswirtschaftlichen Auswertung hängt davon ab, wie aktuell die Finanzbuchhaltung ist. Werden während des Jahres keine Abgrenzungen oder Abschreibungen gebucht oder Bestände ermittelt, hat sie wenig Aussagekraft. Dasselbe gilt, wenn eine für die Branche nicht geeignete Vorlage verwendet wird.

Wer muss eine BWA erstellen?

Die gute Nachricht ist: Es gibt keine gesetzliche BWA-Pflicht – weder für große noch für kleine Unternehmen. Deshalb existiert auch keine genaue Vorgabe für den Aufbau der BWA. Dennoch lohnt sie sich insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, darunter auch Freiberufler und Kleinunternehmer, Handwerker, Dienstleister und viele weitere Unternehmer und Unternehmerinnen ohne oder mit nur wenigen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen.

Sie benötigen ebenso wie große Unternehmen einen Überblick über ihre wirtschaftliche Lage, haben aber im Regelfall keine Finanzabteilung, die für sie die Buchhaltung übernimmt und Berichte vorlegt. Häufig kümmert sich der Steuerberater oder die Steuerberaterin um die Finanzbuchhaltung. Dann liefert die betriebswirtschaftliche Auswertung als Ergebnis der monatlichen Buchungen einen Überblick über die wirtschaftliche Lage. Dieser kann nämlich schnell verloren gehen, wenn die Buchführung außer Haus erledigt wird.

Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen sowie andere KMU sollten im Idealfall monatlich, wenigstens aber quartalsweise eine BWA erstellen (lassen). Die Erfolgsrechnung hilft ihnen, ihr Wachstum zu forcieren und zugleich stets aktuelle Unterlagen für Banken und Geschäftspartner vorweisen zu können.

BWA erstellen: Schritt für Schritt zur betriebswirtschaftlichen Auswertung

Möchtest du selbst eine BWA erstellen, kannst du mehrere Möglichkeiten nutzen:

Option 1: der Steuerberater / die Steuerberaterin

Lässt du deine Buchhaltung von einer Steuerkanzlei erledigen? Dann kann sie dir auch monatlich eine BWA erstellen – wenn sie das nicht ohnehin schon tut. Das kostet allerdings einen kleinen Aufpreis. Manche Berater und Beraterinnen liefern die BWA aber sogar kostenlos mit.

Option 2: ein BWA-Tool

Mit einer Software kannst du entweder auf deinem Rechner oder online eine BWA erstellen. Das Gute daran: Wenn du damit ohnehin deine Buchhaltung erstellst, erzeugst du die Auswertungen mit einem BWA-Tool oft automatisch auf Knopfdruck. So hast du immer aktuelle Daten, weniger Aufwand, schonst dein Budget – und sparst dir lästigen Papierkram.

Option 3: BWA mit einer Excel-Vorlage selber machen

Eine BWA-Vorlage ist die ideale Wahl für Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen, die die Kosten für die Erstellung sparen und ihre BWA selber machen wollen. Du findest dafür im Netz zahlreiche Angebote – oder du setzt direkt auf die geprüfte BWA-Excel-Vorlage von sevDesk. Sie ist besonders einfach auszufüllen und leicht verständlich. So gehst du vor:

  1. Schritt: Lade dir hier die BWA-Vorlage herunter und öffne sie in MS Excel.
  2. Schritt: Trage deine Erträge und Kosten des letzten Monats ein. Der Rohertrag und die Kosten summieren sich automatisch auf.
  3. Schritt: Schlüssle die einzelnen Kostenarten wie Personalkosten oder Raumkosten auf. Anschließend errechnet sich das Betriebsergebnis.
  4. Schritt: Füge neutrale Aufwendungen und Erträge ein.
  5. Schritt: Daraus ermittelt sich automatisch das Betriebsergebnis vor Steuern.
BWA Vorlage
BWA Vorlage für Excel zum Herunterladen

Auch Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen können eine BWA ganz einfach erzeugen. Alles, was du dafür brauchst, sind deine Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben, die du dazu gegenüberstellst.

Aufbau und Inhalte der BWA

Der Inhalt einer BWA variiert je nachdem, für welche Art du dich entscheidest. Am häufigsten kommt die kurzfristige Erfolgsrechnung zum Einsatz, weshalb wir im Folgenden auf ihren Inhalt näher eingehen. Sie folgt typischerweise diesem Aufbau:

  • Gesamtleistung
    Die Gesamtleistung errechnet sich aus den erwirtschafteten Umsatzerlösen, den erfassten Bestandsveränderungen und den aktivierten Eigenleistungen.
  • Material- und Wareneinsatz
    Ziehe von der Gesamtleistung den Material- und Wareneinsatz ab. Der Material-/Wareneinsatz ist die Summe aller Kosten, die für den Einkauf von Material angefallen sind.
  • Rohertrag
    Es ergibt sich der betriebliche Rohertrag. Je höher dieser ist, desto wirtschaftlicher arbeitet das Unternehmen. Sonstige betriebliche Erlöse werden im Anschluss berücksichtigt. Sie entstehen zum Beispiel durch die private Nutzung eines Firmenfahrzeugs.
  • Kostenarten
    Addiere nun die Kostenarten, die nichts mit dem Wareneinsatz zu tun haben. Dazu gehören etwa Personalkosten und Raumkosten, Steuern, Versicherungsbeiträge, Werbekosten, Abschreibungen und andere Kostenpositionen.
  • Betriebsergebnis
    Das Betriebsergebnis erhältst du, wenn du vom Rohertrag die Summe der Kostenarten abziehst. Es ist der Betrag, der deinem Unternehmen bleibt, ehe Zinsen und Steuern abgezogen werden.
  • Neutrale Aufwendungen und Erträge
    Ermittle alle neutralen Aufwendungen (z. B. gezahlte Zinsen) und Erträge (z. B. Zinserträge).
  • Ergebnis vor Steuern
    Ziehe die neutralen Aufwendungen vom Betriebsergebnis ab und rechne die neutralen Erträge dazu. Es ergibt sich das Ergebnis vor Steuern.
  • Vorläufiges Ergebnis
    Ziehst du nun noch alle anfallenden Steuern ab, erhältst du das Ergebnis. Es wird als vorläufiges Ergebnis bezeichnet, weil sich häufig durch den Jahresabschluss (z. B. wegen der Abgrenzung von Betriebsausgaben oder Abschreibungen) noch Änderungen am Gewinn ergeben.

Eine einfache BWA betrachtet lediglich den aktuellen Monat. Komplexere Vorlagen beinhalten hingegen eine Vergleichsrechnung. So können die aktuellen Werte mit demselben Monat im Vorjahr, mit dem Vormonat, mit anderen Unternehmen derselben Branche oder auch mit den geplanten Soll-Werten abgeglichen werden. Ebenso kann der BWA-Aufbau eine Jahresübersicht mit kumulierten Werten zeigen.

BWA richtig lesen und auswerten: So geht’s

Bekommst du bereits jeden Monat eine BWA von deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin und weißt aber als Kleinunternehmer gar nicht so recht, was die vielen Zahlen bedeuten? Wir bringen Licht ins Dunkel:

  • Zweck: Ehe du mit der BWA-Analyse startest, solltest du zunächst feststellen, welchen Zweck sie verfolgt. Die kurzfristige Erfolgsrechnung liest du etwa ganz anders als eine Bewegungsbilanz. Handelt es sich um eine Bewegungsbilanz, zeigt sie dir, wie sich deine Kapitalanteile, Vermögenswerte und Passiva entwickeln.
  • Prozentsätze: Häufig weist die Auswertung zwei Spalten aus – eine mit Eurobeträgen und eine mit einer Prozentangabe. Diese gibt an, welchen Anteil der Betrag an der Gesamtleistung ausmacht, also an den Umsatzerlösen und Bestandsveränderungen. Liegt die Gesamtleistung beispielsweise bei 500.000 Euro und die Kosten bei 125.000 Euro, handelt es sich um einen Anteil von 25 Prozent von der Gesamtleistung.
  • Periodenvergleich: Meist in mehreren Spalten der BWA nebeneinander finden sich die Werte vorangegangener Perioden (z. B. Vormonat). Die Auswertung zeigt dir etwa, wie sich das Verhältnis zwischen Kosten und Erträgen verändert oder wie sich dein Ergebnis im Zeitverlauf entwickelt.
  • Branchenvergleich: Vergleiche in der Auswertung die einzelnen Kostenarten mit anderen Unternehmen deiner Branche. So liegen in der Gastronomie die Personalkosten meist um 35 Prozent, bei Bäckereien sogar bei 45 Prozent, und in reinen Dienstleistungsbetrieben sind 60 Prozent in der BWA-Analyse völlig in Ordnung.

Die BWA für Kleinunternehmen und mittlere Unternehmen weist meist aussagekräftige Kennzahlen aus, die dir die wirtschaftliche Entwicklung des Betriebs auf einen Blick näherbringen. Zu den wichtigsten Kennzahlen der BWA-Analyse gehören:

Kennzahl Beschreibung

Eigenkapitalquote

Setzt das Eigenkapital zum Gesamtkapital in Beziehung. Liegt sie unter 10 Prozent, droht wegen fehlender Rücklagen möglicherweise die Insolvenz.

Gesamtkapitalrentabilität (Return on Investment, ROI)

Gibt an, wie viel Gewinn du für jeden investierten Euro zurückerhältst, ähnlich wie bei den Zinsen einer Geldanlage (z. B. 7 Euro pro 100 Euro Investition). Je höher der ROI, desto rentabler läuft dein Unternehmen.

Umsatzrendite (Return on Sales, ROS)

Gibt an, wie viel Gewinn bei jedem Euro Verkaufserlös bei dir als Kleinunternehmer hängenbleiben (z. B. 4 Euro pro 100 Euro Warenwert im Verkauf). Auch hier gilt: Je höher, desto rentabler ist das Unternehmen.

Cash-Flow-Rate

Zeigt auf, welcher Umsatzanteil für Investitionen oder Gewinnausschüttungen zur Verfügung steht. Je höher die Cash-Flow-Rate, desto krisensicherer ist das Unternehmen.

Working-Capital-Ratio

Kennzahl kommt auch in der Bilanz vor. Setzt das Umlaufvermögen ins Verhältnis zum kurzfristigen Fremdkapital und ist so ein Anzeichen für die Liquidität deines Unternehmens.

Wareneinsatzquote

Wie viel Ware setzt du im Verhältnis zum Umsatz ein? Die Wareneinsatzquote zeigt als Kennzahl, wie effizient du verglichen mit den Wettbewerbern bist.

Fazit

Du möchtest als Kleinunternehmer eine BWA erstellen? Mit einer BWA-Vorlage für Excel kannst du die betriebswirtschaftliche Auswertung ganz einfach und kostenlos anfertigen. Oder du verwendest ein BWA-Tool, um sie online zu erstellen. Nutze die Daten aus deiner Buchhaltung, um die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenüberzustellen und die Entwicklung deines Unternehmens stetig zu verfolgen. Hier ist eine Zusammenfassung über alles Wichtige zur BWA:

BWA erstellen
Alles Wichtige rund um die BWA-Erstellung
Peter Sutter
Peter Sutter

VP Marketing und bei den neusten Marketingstrends up to date. Peter kennt die Kunden von sevDesk genau und weiß daher um die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen. Auf unserem Blog teilt er sein Wissen mit dir! Erfahre hier mehr zu Peter Sutter.

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