Digitale Personalakte – Mit unseren Tipps deine Personalakten digitalisieren

Was ist eine digitale Personalakte?

Passieren schon bei der Einführung der digitalen Personalakte Fehler, kann dir das Projekt sehr schnell aus der Hand gleiten. Denn das Scannen der Papierdokumente reicht allein nicht aus. Um bei der elektronischen Aktenführung erfolgreich zu sein, bedarf es an Wissen im Bereich von:

• Personalprozessen,
• Dokumentmanagement,
• IT-Systemen,
• Datenschutz und
• Projektmanagement.

Wichtig:

Da die digitale Akte hochsensible Daten enthält, ist es besonders wichtig, dass die gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz eingehalten werden!

Was ist bei der Einführung einer elektronischen Personalakte zu beachten? Die ersten Schritte:

Damit die Aktenführung von Anfang an korrekt abläuft und du am Ende kein Chaos hast, sind folgende Punkte bei der Einführung zu beachten:

Akten bereinigen:

Liste alle Dokumente aus der jeweiligen Akte auf und sortiere sie nach „nicht mehr aufbewahrungspflichtig“ und „aufbewahrungspflichtig„.

Zugriffsrechte festlegen:

Wenn du die Personalakten digitalisieren willst, hast du die Möglichkeit, die Zugriffsrechte festzusetzen. Die Rechte kannst du auf folgende Fragen fixieren:

• Wer ist berechtigt, der elektronischen Personalakte Dokumente hinzuzufügen?
• Wer ist befugt, diese Dokument zu bearbeiten?
• Wem ist die Einsicht in welche Akte erlaubt?

Schlagwörter nutzen:

Lege Schlagwörter fest, um die Dokumente leichter zu finden. Nutzt du eine Software, solltest du mit dem Hersteller klären, ob die Wörter automatisch oder manuell vergeben werden.

Geeignete Hardware bereitstellen:

Stelle sicher, dass dein Rechner die Anforderungen erfüllt, die der Softwarehersteller benötigt. Am wichtigsten ist hierbei:

• Ein Monitor mit einer Bildschirmdiagonalen von mindestens 22 Zoll.
• Ein Scanner, der im Idealfall über die Funktion „automatische Texterkennung (OCR)“ verfügt.

Scanprozess genau planen:

Damit es nicht zu viel Arbeit und letztendlich chaotisch wird, gibt es eine Faustregel für den Scanprozess. Bis 100 Mitarbeiter ist es gut schaffbar, wenn du diesen Prozess selber vornimmst. Ab 100 Mitarbeitern solltest du den Scanprozess besser auslagern. Entscheidest du dich für das Outsourcing, solltest du gut vorbereitet sein und zum Beispiel Angaben über das Papiervolumen und die gewünschte Aktenstruktur machen können. Außerdem ist es sinnvoll, wenn du dir juristischen Rat einholst, welche Dokument du nach dem Scannen vernichten darfst.

Wichtig:

Einige Dokument sind trotz Digitalisierung zusätzlich in Papierform aufzubewahren!

Verantwortlichkeiten und Fristen festlegen:

Lege einen Mitarbeiter fest, welcher für die Digitalisierung zuständig ist. Außerdem solltest Du die entsprechenden Umsetzungsfristen klar bestimmen. Hierbei ist zu beachten:

• Wer digitalisiert die Belege? Und wann geschieht es?
• Wann sind die Originale zu vernichten?
• Wie oft erfolgt die Datensicherung der elektronischen Dokumente?

Welche Herausforderungen gibt es bei der Einführung einer digitalen Personalakte?

Die größte Herausforderung ist die Einführung der digitalen Personalakte. Diese haben wir dir vorstehend ausführlich erklärt. Denn du musst dir hierbei im Klaren sein, dass wirklich jedes einzelne Dokument einzuscannen ist. Angefangen bei Bewerbungsunterlagen und Arbeitsverträgen, bis hin zu Krankmeldungen und Spesenabrechnungen. Auch der gesamte Schriftverkehr gehört in die elektronische Personalakte. Diese Vorarbeit kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Welche Fehler sind bei der Einführung zu vermeiden?

Es gibt viele Fehler, die bei der Einführung passieren können. Hier haben wir dir die fünf häufigsten Fehler aufgezeigt.

Vollständiger Verzicht auf Papier

Oftmals ist dieser Fehler Unwissenheit. Dennoch schützt Unwissenheit nicht vor Strafe. Auch wenn du auf dem Weg zum papierlosen Büro bist, gibt es Dokumente, wie zum Beispiel Urkunden, Darlehensverträge oder Arbeitsverträge, welche du aus gesetzlichen Gründen weiterhin in Papierform aufzubewahren musst. Selbiges gilt für psychologische oder grafologische Gutachten. Hier ist es empfehlenswert, Mini-Akten anzulegen, in denen die vorgenannten Unterlagen aufbewahrt werden.

Dokumente intern digitalisieren

Personalakten digitalisieren klingt erst mal ganz einfach. Dokumente scannen, speichern und fertig. Aber so einfach ist das nicht. Folgende Fragen helfen dir bei der Suche nach der Antwort, ob du die Digitalisierung im eigenen Unternehmen vornehmen kannst, oder ob du diese Aufgabe an einen Digitalisierungsdienstleister abgibt:

• Sind leistungsstarke Scangeräte vorhanden?
• Hat die Personalabteilung die zeitlichen Möglichkeiten, diese zusätzliche Aufgabe zu meistern?
• Ist ausreichend Wissen zur Digitalisierung vorhanden?
• Ist eine Auflösung von 200 dpi ausreichend oder brauchst du für eine Volltextsuche eher 300 dpi?

Wenn du diese Fragen entsprechend beantworten kannst, steht einer internen Digitalisierung nichts im Weg. Generell entscheiden sich die meisten Unternehmen für einen Digitalisierungsdienstleister. Und dies aus gutem Grund.

Zu schlankes Berechtigungskonzept

In den meisten Fällen fällt die Berechtigungsmatrix sehr knapp aus. Das heißt, ein einzelner Mitarbeiter kümmert sich um zu viele Dinge bei der elektronischen Aktenführung. Es macht daher Sinn, Berechtigungen für Bereiche wie das Schwärzen von Akten oder Zugriffsrechte für die Geschäftsführung explizit festzulegen.

Wichtig:

Bedenke immer, dass es sich hier um hochsensible Daten handelt, welche dem Bundesdatenschutzgesetz unterliegen.

Auswahl des Softwareanbieters auf Basis seiner enthaltenen Funktionen

Wenn die Funktionen der Software aktuell top sind, ist das toll. Bringt dich aber in Zukunft oft nicht weiter. Denn die Anforderungen an Personalprozesse und Systemschnittstellen können sich ändern. Berücksichtigst du bei der Auswahl nicht, dass das System erweiterbar ist, kann das am Ende teuer für dich werden. Außerdem solltest du beachten, dass die Software mit den Datenschutzrichtlinien deines Unternehmens konform ist.

Unterschätzung des notwendigen Projektmanagements

Es reicht nicht, eine Person an die Digitalisierung zu setzten und dann zu erwarten, dass die Arbeit in zwei Tagen erledigt ist. Hier muss ein anständiges Projektmanagement her! Was du beachten musst, damit das Projektmanagement stimmt, zeigen wir dir nachfolgend auf:

• Eine gut strukturierte Analysephase (Konzipierung der Akte, Auswahl des Digitalisierungsdienstleisters und Softwareanbieters).
• Schulungen für Administratoren, Sachbearbeiter und Mitarbeiter.
• Kenntnisse über gesetzliche Anforderungen, praktische Nutzbarkeit und Wirtschaftlichkeit. Dies ist notwendig, um die Interessen von Betriebsrat, Personalabteilung und IT-Abteilung zusammen zu bringen.

Digitale Personalakte: Wie sieht eine gute Aktenstruktur aus?

Hast du alle notwendigen Papierdokumente digitalisiert, ist es an der Zeit, die nötigen Akten anzulegen. Wichtig ist, dass von Anfang an eine sinnvolle und nachvollziehbare Aktenstruktur entsteht. Darum solltest du besonders auf folgende Punkte achten:

• Jeder Mitarbeiter bekommt eine eigene Akte. In dieser Akte werden alle relevanten Daten und Dokumente des Mitarbeiters gespeichert.
• Erstelle Ordner und Unterordner. Ein klassischer Aufbau könnte zum Beispiel so aussehen:
  • Personendaten (alle Angaben zur Person)
  • Verträge (Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Ausbildungsverträge, Verträge zu gestellten Unternehmensgütern oder Kündigungen)
  • Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Zeugnisse, Lebenslauf, Personalbogen, Einstellungstest, Arbeitsproben)
  • steuerrelevante Unterlagen (Sozialversicherungsausweis und Meldungen an Sozialversicherungsträger)
  • Entgelt (Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sonderzahlungen und vermögenswirksame Leistungen)
  • Zeiten (Arbeitszeiten, Urlaubstage, Fehlzeiten, Krankmeldungen)
  • Fort- und Weiterbildung (Zertifikate und Bescheinigungen)
  • ‍Sonstiges (Reiseabrechnungen, Bescheinigungen für Behörden, Kopien von Führerschein oder Schwerbehindertenausweis und Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter).
• Lege die Berechtigungen für die Mitarbeiter fest, welche Zugriff auf die digitalen Personalakten haben und sie bearbeiten dürfen.

Was gehört in eine digitale Personalakte?

Generell legen die Arbeitgeber selbst fest, was in die digitalen Personalakten kommt und was nicht. Hierbei ist nur zu beachten, dass die Dokumente und Daten für das bestehende Arbeitsverhältnis relevant sind. Hier haben wir eine Auflistung, was prinzipiell in eine Akte gehört:

• Bewerbungsunterlagen
• Arbeitsvertrag
• Abmahnungen (können nach bestimmter Zeit gelöscht werden)
• Besondere Vereinbarungen
• Schriftwechsel
• Angaben zur Sozialversicherung
• Krankenkasse
• Steuerunterlagen
• Zeugnisse
• Arbeitszeugnisse
• Urlaubsanträge
• Darlehen
• Lohnpfändungen
• Mitgliedschaft im Betriebsrat, falls vorhanden
• Kündigungsschreiben
• Arbeitszeugnis

Neben den erlaubten Angaben in einer digitalen Akte gibt es auch Punkte, welche hier nicht oder nur mit ausdrücklicher Erlaubnis eingepflegt werden dürfen. Diese sind:

• Social-Media Profile
• ärztliche Unterlagen
• private Vorlieben
• sexuelle Vorlieben

Gliederung für eine digitale Personalakte (Beispiel)