Ausgangsrechnung buchen in Österreich: Alles, was du wissen musst
Als Unternehmen und Selbstständiger bist du gesetzlich verpflichtet (§§ 11 ff UStG) an deine Kunden Rechnungen auszustellen, wenn die Leistung umsatzsteuerpflichtig ist. Weiters bildet sie die Grundlage, dass du für deine erbrachten Leistungen oder die gelieferten Waren Geld zu erhalten hast.
Diese Rechnungen werden als Ausgangsrechnungen bezeichnet und für diese gelten besondere Anforderungen. Was man darunter versteht, welche Angaben verpflichtend sind und wie du sie erstellst erfährst du in diesem Ratgeber.
Definition der Ausgangsrechnung
Eine Ausgangsrechnung wird von Unternehmen an Kunden und Kundinnen für eine erfolgte Lieferung oder erbrachte Leistung gestellt. Sie hat die Aufgabe auf eine offene Forderung gegenüber dem Unternehmen, also dem Rechnungssteller hinzuweisen. Die Ausgangsrechnung ist dabei das Gegenteil der Eingangsrechnung, die ein Unternehmen für eine erhaltene Lieferung oder Leistung von Dritten wie beispielsweise Händlern oder Dienstleistern zu begleichen hat.
Zur Vereinfachung sind die Sachverhalte in der nachfolgenden Tabelle dargestellt. Hierbei ist das aus der Perspektive von dir als Unternehmer zu sehen:
Das wichtige an der Ausgangsrechnung ist, dass sie als Grundlage für das Mahnwesen gilt. Mahnen kannst du deinen Kunden, wenn ein Überschreiten der Zahlungsfrist eintritt oder der Kunde die Rechnung nicht begleicht.
Unterschiede zwischen einer Eingangsrechnung und einer Ausgangsrechnung
Wie aus den jeweiligen Begriffen abzuleiten, handelt es sich bei einer Eingangsrechnung um eine Rechnung, die eingeht, d.h. du bist der Rechnungsempfänger. Bei einer Ausgangsrechnung bist du der Rechnungssteller und dein Kunde ist der Rechnungsempfänger.
Pflichtangaben bei Ausgangsrechnungen
Was gehört eigentlich auf Ausgangsrechnungen? Unternehmen müssen bei der Erstellung gewisse Inhalte beachten, damit diese rechtskräftig werden. Hierbei sind die erforderlichen Angaben einer üblichen Rechnung zu beachten, welche im Umsatzsteuergesetz (UstG) geregelt sind. In jede Ausgangsrechnung gehören die folgenden Pflichtangaben:
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers, also des Kunden
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers und Rechnungsstellers
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Bezeichnung der Ware der Leistung, die der Kunde erhalten hat: Eine konkrete Beschreibung über Quantität und Art der geleisteten, gelieferten oder verkauften Waren oder Dienstleistungen. Im Zweifel gilt: Lieber ein Detail zu viel als eines zu wenig.
- Datum der Leistung, wenn die Leistung und das Datum der Rechnungsausstellung unterschiedlich ist)
- Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt in Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag (optional mit Skonti und/oder Rabatten)
- Steuernummer und/oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (UiD: wenn vorhanden; jedenfalls dann, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung € 10.000,-- übersteigt)
- Zahlungsfrist
- Bankverbindung des Rechnungsausstellers.
Natürlich hast du die Möglichkeit deinen Kunden noch Skonti oder einen Rabatt zu gewähren, das ist jedoch keine Pflicht, sondern eher eine Form der Kundenbindung. Du möchtest dazu trotzdem mehr erfahren? Dann schau jetzt auf unserem Beitrag zur Ausgestaltung und den Pflichtangaben einer Rechnung vorbei.
Mit der folgenden Checkliste hast du nochmal eine Übersicht über die nötigten Angaben auf einer Ausgangsrechnung:
Besondere Formen der Ausgangsrechnung
Es gibt verschiedene Arten von Ausgangsrechnungen und sie enthalten in der Regel immer die gleichen Pflichtangaben. Im Folgenden erklären wir die zwei Sonderformen, die von der Regel abweichen:
Ausgangsrechnung erstellen
Du kannst auf verschiedene Art und Weise Ausgangsrechnungen erstellen. Wichtig ist jedoch, dass du die oben genannten Angaben laut UStG befolgst, um GoBD-konform zu handeln und dich beispielsweise bei einer Betriebsprüfung nicht rechtlich angreifbar zu machen.
In der folgenden Tabelle findest du die gängigen Arten eine Ausgangsrechnung zu erstellen:
Wenn du beim Erstellen deiner Rechnungen auf der sicheren Seite stehen möchtest ist ein professionelles Rechnungsprogramm wie sevdesk eine gute Wahl. Wie einfach die Rechnungserstellung mit sevdesk funktioniert, kannst du dir in folgendem Video anschauen:
Ausgangsrechnung buchen - welche Konten sind betroffen?
Grundsätzlich können Ausgangsrechnung bei dir als Rechnungsaussteller die verschiedensten und vor allem auch mehrere Konten betreffen. Deshalb kommt es bei der Verbuchung der Ausgangsrechnung und damit auch dem entsprechenden Buchungssatz auf den individuellen Geschäftsvorfall an. In der Regel gilt bei Ausgangsrechnungen jedoch, dass immer das Konto der Umsatzsteuer betroffen ist (lediglich, wenn du der Steuerbefreiung als Kleinunternehmer unterliegst, ist das nicht der Fall).
Im Gegensatz hierzu ist bei der Verbuchung von Eingangsrechnungen grundsätzlich das Konto der Vorsteuer betroffen und der Buchungssatz ändert sich somit. Diese Regel gilt allerdings wiederum nur, wenn du umsatzsteuerpflichtig, also nicht als Kleinunternehmer tätig bist.
Ausgangsrechnungen für Mahnungen wichtig
Deine Ausgangsrechnungen sind für eventuelle Mahnungen von großer Bedeutung. Besonders wichtig ist hier das Fälligkeitsdatum: Zahlt dein Kunde nicht bis zum angegebenen Termin, so befindet er sich nach Verstreichen der Frist automatisch in Zahlungsverzug.
Sobald dein Kunde in Verzug ist, darfst du Verzugszinsen und Mahngebühren berechnen und kannst im Zweifel auch ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Vorher solltest du jedoch, auch im Sinne der Zusammenarbeit, versuchen, den Schuldner mit Zahlungserinnerungen und Mahnen zur Zahlung aufzufordern.
Sonstige Bedeutung der Ausgangsrechnung in der Buchhaltung:
- In der Buchhaltung im Allgemeinen dient die Ausgangsrechnung als Grundlage zur Überwachung des Zahlungsverkehrs.
- Diese wird im Journal erfasst.
- Ebenso, wann die Zahlung der Rechnung eingeht.
- Anhand aller Ausgangsrechnungen wird außerdem der Umsatz des Unternehmens ermittelt.
