sevDesk Steuerberaterblog

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Mandant vs. Steuerberater - der ewige Kampf um Zettel und Fristen

Auszug aus der Live-Präsentation beim Steuerfach- und Zukunftskongress 2018 in Celle

Der Steuerfach- und Zukunftskongress in Celle stand auch in diesem Jahr im Zeichen der aktuellen Trends und Veränderungen der Steuerberaterbranche. Neben fachlichen Themen wie den Neuerungen des Steuerrechts und der DSGVO wurde auch der Megatrend Digitalisierung von zahlreichen Referenten thematisiert. Wir von sevDesk waren dieses Jahr erstmalig mit einem Informationsstand sowie einem Fachvortrag beim Steuerfach- und Zukunftskongress vertreten und konnten uns über einen regen Austausch sowie neue Kontakte freuen. Für all diejenigen, die bei der Live-Präsentation nicht dabei sein konnten, möchten wir aus Sicht der Referentin einen kurzen Einblick in die Thematik “Mandant vs. Steuerberater – der ewige Kampf um Zettel und Fristen” gewähren.

Als Key Account Manager bei sevDesk ist es meine Aufgabe, zentrale Ansprechpartnerin für Steuerkanzleien und deren Mandanten zu sein. Hierbei fällt mir auf, dass sich die Zusammenarbeit zwischen Steuerberatern und deren Mandanten, insbesondere mit Blick auf den Daten- und Dokumentenaustausch, nicht immer optimal gestaltet. Die vier hauptsächlichen Gründe oder Beispiele dafür wurden mir beiderseits bereits mehrfach geschildert.

Allen voran der Punkt “Zettelwirtschaft & Doppelarbeiten”. Auch wenn sich ein jeder etwas unter den beiden Begriffen vorstellen kann, möchte ich ein konkretes Beispiel nennen, das mir bei meinen Gesprächen des Öfteren zu Ohren kommt – die digitale Telefon- bzw. Handyrechnung. Unsere Kunden – die Mandanten unserer Partnerkanzleien – schildern mir wie die Handyrechnung jeden Monat in digitaler Form in das Postfach des Benutzerkontos beim Dienstleistungsanbieter eingestellt wird. Während ich an diesem Punkt für gewöhnlich nach Schnittstellenmöglichkeiten für die weitere Verarbeitung der digitalen Dokumente gefragt werde, wird mir das Vorgehen der Dokumentenübermittlung an den Steuerberater beiläufig beschrieben: “[…] in aller Regel nehme ich die Online-Rechnung und drucke sie aus, damit ich sie sorgfältig in meinem Pendelordner für den Steuerberater abheften kann. Mit dem Pendelordner mache ich mich dann auf den Weg zur Kanzlei, sodass mein Steuerberater alle buchungsrelevanten Dokumente vollständig vorliegen hat.”
Unsere Partnerkanzleien beschreiben mir den Fortlauf des Prozesses dann folgendermaßen “[…] Sobald ein Mandant seine Dokumente bei uns abgibt, hat ein Kollege oder eine Kollegin die Aufgabe, die Dokumente zu scannen, damit diese im zentralen Dokumentenmanagementsystem der Kanzlei erfasst sind.” Nach genauer Betrachtung dieses Prozessablaufes kann man auch ohne fundierte Kenntnisse im Bereich der Prozessoptimierung das Fazit ziehen, dass der Daten- und Dokumentenaustausch zwischen Steuerberater und Mandant deutlich effizienter gestaltet werden kann.

Generation Papier Pendelordner Post

Zwei weitere Painpoints, die in der Praxis oftmals miteinander einhergehen, sind ein enormer “Kommunikationsaufwand” und “Fristendruck”. Welcher Steuerberater kennt es nicht – man möchte z.B. einen Monat abschließen, wartet jedoch noch auf fehlende Dokumente. So nimmt man in der Regel den Hörer in die Hand oder schreibt eine E-Mail an den Mandanten mit der Bitte, die fehlenden Dokumente schnellstmöglich nachzureichen. Im Idealfall bekommt man umgehend eine Antwort. Läuft es jedoch weniger gut, bedarf es einer zweiten oder dritten Aufforderung bis man überhaupt ein Lebenszeichen des Mandanten erhält, während einem der Zeitdruck stets im Nacken sitzt. Genau aus diesem Grund gilt es auch hier dringend eine Lösung zur Effizienzsteigerung zu finden und erfolgreich im Kanzleialltag zu implementieren.

Zu guter Letzt haben wir den vierten Beschwerdepunkt “fehlende Ressourcen”. Auch hier kann ich in einem Beispiel nur das berichten, was mir regelmäßig von Kanzleien mitgeteilt wird. Nämlich, dass viele Steuerberater potenzielle Mandanten, z.B. aufgrund des zu hohen verwaltungstechnischen Aufwands, gar nicht erst in die Betreuung nehmen können. Oder eben nur mit dem Wissen, dass das Arbeitspensum ohne regelmäßige Überstunden sowieso nicht zu stemmen ist. Leider kommt es so in der Praxis immer häufiger vor, dass neue Mandate, wie z.B. die Betreuung eines jungen Startups aufgrund fehlender Ressourcen abgelehnt werden müssen.

Die in den eben genannten Beispielen beschriebene Art der Zusammenarbeit zwischen Steuerberatern und deren Mandanten bezeichnet man als die der Generation P (Papier – Pendelordner – Post). Da das heutige Zeitalter der Digitalisierung jedoch nicht nur Herausforderungen sondern auch zahlreiche Chancen mit sich bringt, gilt es an diesem Punkt in Frage zu stellen, inwieweit die Zusammenarbeit der Generation P noch zeitgemäß und vor allen Dingen zielführend ist.

Die nachfolgende Grafik zeigt die am häufigsten identifizierten Chancen der Digitalisierung, auf welche ich kurz näher eingehen möchte.

Chancen der Digitalisierung

An erster Stelle das “Dokumentenmanagementsystem” (DMS). Sofern Sie in Ihrer Kanzlei ein DMS implementiert haben, wurde der erste Schritt in die digitale Kanzleiorganisation bereits erfolgreich gemeistert. Da es sich bei einem Dokumentenmanagementsystem um ein System handelt, mit dessen Hilfe Dokumente elektronisch erfasst und somit den Mitarbeitern der gesamten Kanzlei gesammelt zur Verfügung gestellt werden, wird der zweite Punkt “Datenzugriff” zusätzlich abgedeckt. So hilft Ihnen das Dokumentenmanagementsystem dabei, der in der Praxis häufig auftretenden Dokumentenhorterei ein Ende zu setzen und das Datenmaterial elektronisch und zentral zu sammeln.

Als weitere Chancen haben wir die “Automation”, die vor allen Dingen in Kombination mit der “OCR (Belegerkennung) und der AI (Artificial Intelligence = künstliche intelligenz)” Arbeitsschritte effizienter gestaltet. Denn ehrlich gesagt ist die Tatsache, dass man einen Beleg elektronisch erfassen kann ziemlich praktisch. Richtig spannend wird es jedoch erst dann, wenn man die nachgelagerten Prozessschritte betrachtet. So z.B. die Tatsache, dass ein Beleg automatisch ausgelesen, verbucht und verknüpft werden kann und mit nur einem Mausklick auffindbar ist. Dies sind die signifikanten Vorteile, die der heutige Stand der Technik mit sich bringt. Und in genau diesen Fällen der Zusammenarbeit, bei denen die Chancen der Digitalisierung gänzlich ausgeschöpft werden, spricht man von der Generation C (Cloud – Collaboration – Chatbots).

Wir von sevDesk sind sehr stolz darauf, mit unserer Online-Lösung für Selbständige und kleine Unternehmen Teil der sogenannten Generation C zu sein und insbesondere die Zusammenarbeit zwischen Steuerberatern und unseren Kunden nachhaltig zu optimieren.

Hierfür haben wir neben sevDesk das sevDesk Steuerberaterportal etabliert, mit dem unsere Partnerkanzleien eine zentrale Übersicht über alle Mandanten, die mit sevDesk arbeiten, haben. Als Steuerberater hat man mit dem Portalzugang die Möglichkeit, sich mit seinen Mandanten zu verknüpfen und jederzeit die buchungsrelevanten Datensätze exportieren bzw. sich direkt in den Mandantenaccount einwählen zu können. So hat man Zugriff auf das vollständige Datenmaterial des Mandanten und kann Prüfungen sowie Korrekturen in Echtzeit vornehmen.

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