Definition der Ausgangsrechnung
Eine Ausgangsrechnung wird von Unternehmen an Kunden und Kundinnen für eine erfolgte Lieferung oder erbrachte Leistung gestellt. Sie hat die Aufgabe auf eine offene Forderung gegenüber dem Unternehmen, also dem Rechnungssteller hinzuweisen. Die Ausgangsrechnung ist dabei das Gegenteil der Eingangsrechnung, die ein Unternehmen für eine erhaltene Lieferung oder Leistung von Dritten wie beispielsweise Händlern oder Dienstleistern zu begleichen hat.
Zur Vereinfachung sind die Sachverhalte in der nachfolgenden Tabelle dargestellt. Hierbei ist das aus der Perspektive von dir als Unternehmer zu sehen:
| Eingangsrechnung | Ausgangsrechnung |
---|
Händler oder Dienstleister | Dritte (anderes Unternehmen) | Dein Unternehmen |
Rechnungssteller | Dritte (anderes Unternehmen) | Dein Unternehmen |
Rechnungsempfänger | Dein Unternehmen | Deine Kunden |
Begleichung der Rechnung durch | Dein Unternehmen | Deine Kunden |
Das wichtige an der Ausgangsrechnung ist, dass sie als Grundlage für das Mahnwesen gilt. Mahnen kannst du deinen Kunden, wenn ein Überschreiten der Zahlungsfrist eintritt oder der Kunde die Rechnung nicht begleicht.
Unterschiede zwischen einer Eingangsrechnung und einer Ausgangsrechnung
Wie aus den jeweiligen Begriffen abzuleiten, handelt es sich bei einer Eingangsrechnung um eine Rechnung, die eingeht, d.h. du bist der Rechnungsempfänger. Bei einer Ausgangsrechnung bist du der Rechnungssteller und dein Kunde ist der Rechnungsempfänger.
Pflichtangaben bei Ausgangsrechnungen
Was gehört eigentlich auf Ausgangsrechnungen? Unternehmen müssen bei der Erstellung gewisse Inhalte beachten, damit diese rechtskräftig werden. Hierbei sind die erforderlichen Angaben einer üblichen Rechnung zu beachten, welche im Umsatzsteuergesetz (UstG) geregelt sind. In jede Ausgangsrechnung gehören die folgenden Pflichtangaben:
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers, also des Kunden
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers und Rechnungsstellers
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Bezeichnung der Ware der Leistung, die der Kunde erhalten hat: Eine konkrete Beschreibung über Quantität und Art der geleisteten, gelieferten oder verkauften Waren oder Dienstleistungen. Im Zweifel gilt: Lieber ein Detail zu viel als eines zu wenig.
- Datum der Leistung, wenn die Leistung und das Datum der Rechnungsausstellung unterschiedlich ist)
- Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt in Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag (optional mit Skonti und/oder Rabatten)
- Steuernummer und/oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (UiD: wenn vorhanden; jedenfalls dann, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung € 10.000,-- übersteigt)
- Zahlungsfrist
- Bankverbindung des Rechnungsausstellers.
Natürlich hast du die Möglichkeit deinen Kunden noch Skonti oder einen Rabatt zu gewähren, das ist jedoch keine Pflicht, sondern eher eine Form der Kundenbindung. Du möchtest dazu trotzdem mehr erfahren? Dann schau jetzt auf unserem Beitrag zur Ausgestaltung und den Pflichtangaben einer Rechnung vorbei.
Mit der folgenden Checkliste hast du nochmal eine Übersicht über die nötigten Angaben auf einer Ausgangsrechnung: